Nieuwsbrief Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding, juni 2019

Op 2 januari 2019 heeft het Kabinet het Meerjarenplan aan de Tweede Kamer gestuurd. Met dit plan ontstond bij de kamerleden het vertrouwen dat de informatiehuishouding eindelijk stevig op de  politieke agenda staat. Inhoudelijk werd het plan ook verbonden met de strategische I-agenda en de sturing op ICT.

RDDI heeft in de eerste maanden van 2019 een ronde gemaakt langs diverse organisaties. Zijn departementen al begonnen met het Meerjarenplan en wat is er verder nodig? Daarnaast is er bij RDDI een externe audit uitgevoerd met de vraag of we op het juiste spoor zitten.

Uit de ronde en de audit kwam echter ook een ander beeld naar voren. Er zijn organisaties die al projectorganisaties informatiehuishouding hebben ingericht en er zijn organisaties die nog niet echt zijn begonnen. Uit de audit bleek dat een aantal organisaties zich zorgen maakt over de omvang van wat er moet gebeuren. Niet alleen vanwege wat nodig is voor de informatiehuishouding, maar ook de druk uit andere ontwikkelingen neemt toe. We moeten veiliger werken, meer digitaal, meer transparant, meer datagestuurd, meer open en met meer oog voor de privacy. Allemaal erg belangrijk, en dat besef is er ook wel degelijk. Tegelijk is er Rijksbreed geen extra geld beschikbaar gesteld. Je moet het dus grotendeels doen met de mensen en de middelen die er al zijn.

RDDI werd positief beoordeeld in de audit omdat het programma het doel heeft te helpen met concrete aanbevelingen en instrumenten, en in staat is geweest een kennisnetwerk op te zetten.  Een voorbeeld van hoe we dat doen. In onze Stuurgroep vergadering hebben we laten zien dat het nodig is dat er in de Aanwijzingen voor wet- en regelgeving meer geharmoniseerde termijnen worden afgesproken. Ons eigen onderzoek heeft laten zien dat er 378 verschillende termijnen zijn in 668 wettelijke bepalingen, waarvan we een handzaam totaaloverzicht hebben gemaakt. Daarnaast wordt ons totaaloverzicht van bepalingen overgedragen aan KOOP, als wettenpocket, zodat voor iedere organisatie zichtbaar is welke termijnen er nu gelden.

Naast wat we al hadden beloofd in het Meerjarenplan dienen er zich nieuwe vragen aan. Hoe gaan we om met Whatsapp berichten? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de termijnen voor Wob verzoeken korter worden door bijvoorbeeld betere software? Kan RDDI helpen met een inkoopmantel om goed personeel in te zetten voor informatiehuishouding? Ja, dat kan! Sterker nog, we moeten juist als programma helpen daar waar de behoefte is, en die zit momenteel vooral bij het vraagstuk ‘Hoe vind ik de juiste informatie snel in mijn organisatie’. Dat betekent dat we ook moeten kijken naar onze bijdrage hieraan. Dat heeft de ronde wel laten zien; niet alles kan tegelijk, maar dit is wél het moment om de informatiehuishouding fors te verbeteren. Samen!  

Afgelopen maanden is een ronde langs departementen en uitvoeringsorganisaties gemaakt. Dit heeft veel input voor een aangescherpt MJP opgeleverd en heeft onder andere geresulteerd in het opstellen van acht principes op het gebied van de informatiehuishouding. Volgend op de ronde is, met een bijeenkomst op 25 april 2019, de officiële start van het MJP verbetering informatiehuishouding Rijk op feestelijke wijze ingeluid. Tijdens deze bijeenkomst is stilgestaan bij het belang van het goed op orde hebben van de informatiehuishouding en de kansen die dit organisaties biedt. Daarnaast is door IenW gepresenteerd  hoe je als organisatie met een programmaanpak zelf aan de slag kunt met het verbeteren van je informatiehuishouding. En hebben collega’s in een werksessie de acht principes op het gebied van de informatiehuishouding verder uitgediept. Deze input en de resultaten uit een starting gateway hebben geresulteerd in eerste voorstel voor aanscherping van het Meerjarenplan. Dit voorstel wordt besproken in het Strategisch beraad, Stuurgroep, CIO Beraad en ICBR en SGO-beraad is.

De hoeveelheid e-mails bij het Rijk groeit explosief, maar weinig mail belandt in het archief. Tegelijk neemt de vraag naar de juiste informatie en transparantie  toe. Om die ontwikkelingen op een goede manier met elkaar te verbinden, is de Handreiking bewaarbeleid e-mails Rijksoverheid, versie 1.0 opgesteld. Het project E-mailarchivering is onderdeel van RDDI en ondersteunt overheidsorganisaties bij het invoeren van deze werkwijze

Aanbod RDDI

Op de projectpagina E-mailarchivering vind je een nieuw overzicht van de belangrijkste producten van het project E-mailarchivering (zoals een Model selectielijst e-mailarchivering en Handleiding aanwijzing en beheer sleutelfunctionarissen) met daarbij een korte toelichting. Daarnaast kunnen we faciliteren in kennisdeling en advies over dit onderwerp. Denk hierbij aan het beschikbaar stellen van informatie omtrent de aanpak, het organiseren van klankbordgroepen en Meet ups, maar ook adviezen in het kader van bijvoorbeeld AVG, DUTO en Hotspots in samenwerking met het Nationaal Archief.

Eén van de zeven actielijnen uit het Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding Rijk is 'komen tot een beter werkbaar, gemoderniseerd uitvoeringsbeleid voor digitale vernietiging voor het Rijk’.
Het project Di-stroy geeft uitvoering aan deze opdracht langs drie lijnen: wetgeving, processen en techniek. Dit houdt voor 2019 in dat Di-stroy werkt aan:
• Mogelijkheden tot vereenvoudiging en meer uniformiteit in wetgeving en procedures;
• Verkennen van technische mogelijkheden voor digitaal systeemoverstijgend vernietigen
• Bepalen van een goede afbakening van vernietigen en het vernietigingsproces, betere handvatten voor de inrichting van processen en meer flexibiliteit bij de uitvoering van digitale vernietiging in de praktijk.

Kijk voor de laatste stand van zaken op de projectpagina Di-stroy.

Meet up 18 juni

Ook is nu het programma bekend van de Meet up 18 juni. Bekijk de details via deze link: het programma van de Meet up Di-stroy op 18 juni a.s.

De Rijksoverheid heeft ongeveer duizend websites in de lucht, daarmee zijn websites een belangrijke informatiebron voor burgers, bedrijven en overheden. Met het archiveren van overheidswebsites wordt de gelegenheid geboden om oude websites duurzaam toegankelijk te houden. Dit is belangrijk vanuit cultuurhistorisch perspectief en omdat er rechten aan ontleend kunnen worden.

Stand van zaken

• Kennisbijeenkomsten Websitearchivering Rijksoverheid (DPC)

DPC organiseert een aantal kennisbijeenkomsten voor organisaties binnen de rijksoverheid (inclusief ZBO’s) zodat deze organisaties een beter beeld hebben van wat websitearchivering inhoudt. De eerste bijeenkomsten zijn georganiseerd op 17 april en 15 mei jongstleden. De volgende kennisbijeenkomst zal plaatsvinden op 5 juni om 10.15 uur. Aanmelden kan via: dpc@minaz.nl

• Lees meer over de stand van zaken wat betreft de rijksbrede centrale voorziening en de instrumenten die RDDI biedt voor ondersteuning implementatie websitearchivering op de projectpagina van Webarchivering Rijksoverheid

Meer openbaarmaking is een actueel thema in het openbaar bestuur. Uit onderzoek blijkt dat de Nederlandse overheid al veel openbaar maakt, maar dat dit nog beter kan en dat de vindbaarheid van stukken fors moet worden verbeterd. Het initiatiefwetsvoorstel 'Wet Open Overheid', bevat ook een aanscherping van de plicht tot ondermeer het actief openbaarmaken van overheidsinformatie. Daarom is bij RDDI een project opgestart waarin de volgende vraag centraal staat: "Hoe kan de Rijksoverheid de vindbaarheid en beschikbaarheid van (actief) openbaar te maken informatie verbeteren op een zo effectief en efficiënt mogelijke wijze?”

Wat vooraf ging

Door BZK/UBR/KOOP en Instituut Maatschappelijke Innovatie is een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd naar de ontsluiting van overheidsinformatie. Centraal in dit onderzoek stonden de vragen: “Welke overheidsinformatie zou met voorrang actief openbaar moeten worden gemaakt? En op welke wijze kan de toegankelijkheid en vindbaarheid van overheidsdocumenten verbeterd worden?".
Volgend op dit onderzoek is een whitepaper ‘actieve openbaarheid by design’ opgesteld. Doel van dit whitepaper is komen tot een gedeelde rijksbrede visie op de wijze waarop actieve openbaarmaking van overheidsinformatie geïmplementeerd kan worden. In een interdepartementale expertgroep is de whitepaper diverse malen besproken. De whitepaper ‘actieve openbaarheid by design’ is in december 2018 vastgesteld in de stuurgroep Rijk aan Informatie (voorloper van de  stuurgroep RDDI).

Waar staan we nu

De whitepaper ‘actieve openbaarheid by design’ vormt de basis voor het projectplan actieve openbaarmaking. Het projectplan is op 7 mei 2019 voor advies voorgelegd aan het Strategisch Beraad en vastgesteld in de Stuurgroep op 23 mei 2019. Het project kan formeel van start. In samenwerking met rijksorganisaties worden de invalshoeken/actielijnen uitgewerkt en worden de toegezegde producten opgeleverd.

Zie voor de links naar het haalbaarheidsonderzoek, de whitepaper en het projectplan actieve openbaarmaking de projectpagina Actieve openbaarmaking overheidsinformatie

Het project medewerker aan informatie (MaI) richt zich op organisatievraagstukken rond informatiehuishouding en openbaarmaking die medewerkers raken.
 

Stand van zaken

Tijdens de eerste netwerkbijeenkomst van Medewerker aan Informatie in maart, hebben de deelnemers input gegeven over een aantal producten en diensten die het Rijk (gecoördineerd vanuit RDDI) zou moeten oppakken ten aanzien van de medewerker. Een van de door de deelnemers geformuleerde behoeftes is: ‘Definieer de Basiskennis: wat is het absolute minimum wat medewerkers moeten weten, kunnen en doen’. Met dit verzoek in het achterhoofd is MaI aan de slag gegaan en werken we momenteel met een interdepartementale multidisciplinaire afvaardiging aan de basiskennissessie. Lees meer hierover op de MaI projectpagina van RDDI.

Ook verkent RDDI welke ontwikkelingen in de informatiehuishouding op de overheid afkomen en hoe we hierop kunnen anticiperen. Daarom laat Future Lab een onderzoek doen door Reframing Studio, met als opdracht om antwoorden te vinden op de volgende vragen:
A) Hoe ziet de informatiehuishouding van het Rijk eruit in 2030?
B) Wat betekent dit voor medewerkers en werkprocessen?
C) Wat betekent deze toekomstvisie voor de activiteiten van RDDI?

Op basis van interviews en literatuurstudie heeft Reframing Studio 74 contextfactoren en zogeheten 8 driving forces geïdentificeerd, oftewel drijvende krachten die de toekomst vormgeven. Lees meer hierover op de MaI projectpagina van RDDI.

Gedraag je! - column in  IP vakblad voor informatieprofessionals #4 2019 van Erik Saaman, adviseur en projectleider digitale archivering bij het Nationaal Archief
  
Psst, deze column is illegaal tot stand gekomen. Niet verder vertellen hoor. Mijn contacten met de redactie verliepen via e-mails, die heb ik nog niet geregistreerd in ons DMS. De column zelf heb ik opgeslagen op mijn persoonlijke netwerkschijf, foei! En op het laatst heb ik via Whatsapp doorgegeven dat de column twee dagen te laat komt. Dat bericht moet ik tegenwoordig van de Raad van State ook bewaren. Maar hoe dan? Nou hangt de toekomst van Nederland niet af van mijn schrijfsels. Maar toch, misschien wil iemand ooit mijn biografie schrijven. En dan heeft hij wel mijn archief nodig. Dus moet ik mijn gedrag toch eens veranderen. Want een beter archief begint bij jezelf.

Het gaat nog steeds niet best met het archiveren van digitale overheidsinformatie. Als er niks gebeurt heeft de overheid straks last van chronisch digitaal geheugenverlies. Inspecties en andere instanties waarschuwen daar geregeld voor. Steevast geeft dat aanleiding tot goede voornemens, vrome beloftes en veelbelovende initiatieven. Zo is er inmiddels een ruim assortiment aan beleidskaders, standaarden, informatiesystemen en handleidingen beschikbaar. Als we die instrumenten gebruiken zoals bedoeld, was het probleem al voor een groot deel opgelost. Maar dat gebeurt niet. Hoe komt dat?

Dat komt door al die ambtenaren die zich niet gedragen. Net als ik. Ze laten hun informatie overal slingeren, beschrijven en ordenen het slecht, gooien niks weg (of juist te veel) en maken gebruik van apps waar de overheid geen controle over heeft. Het wordt tijd voor een grootschalige gedragsverandering. Natuurlijk kunnen we het ambtenaren niet kwalijk nemen. Ze zijn zich niet bewust van het belang en beschikken niet over de nodige vaardigheden. Daarom moeten we ze dat (nog) een keer goed uitleggen. Als iedereen het dan begrepen heeft, verandert het gedrag vanzelf. Net als bij stoppen met roken, eten, drinken en vliegen.

Probleem opgelost? Ik ben bang van niet. Het is onredelijk om van ambtenaren te verlangen dat ze een soort hulparchivaris worden. Hun werk is niet archiveren, maar het bedenken en uitvoeren van beleid. Alles wat daarvan afleidt, is ballast en wordt behendig vermeden. Zeker als je bedenkt dat de procedures en systemen voor archivering vaak ingewikkeld, vaag en bewerkelijk zijn.

Hoe dan wel? Ik stel voor dat we het omdraaien. Door de procedures en systemen aan te passen aan het gedrag. Zodat ambtenaren tijdens hun werk minimaal worden opgehouden. Bijvoorbeeld door informatie automatisch te registreren, alleen metagegevens te vragen  die ook gebruikt worden, eenvoudige classificatieschema’s te hanteren en selectiebeslissingen te versimpelen. Is dit een oproep tot ambtelijke ongehoorzaamheid? Nee, zeker niet. Zolang we niks beters hebben roep ik iedereen op zich te gedragen. Behalve bij het maken van deze column dan

• 18 juni: RDDI Meet up vernietigen

• 11 september: Strategisch Beraad RDDI

• 3 oktober: Stuurgroep RDDI