E-mailarchivering

Ons aanbod

Op deze pagina vind je de belangrijkste producten van het project E-mailarchivering met daarbij een korte toelichting. Daarnaast kunnen we faciliteren in kennisdeling en advies over dit onderwerp. Denk hierbij aan het beschikbaar stellen van informatie omtrent de aanpak, het organiseren van klankbordgroepen en Meet ups, maar ook adviezen in het kader van bijvoorbeeld AVG, DUTO en Hotspots in samenwerking met het Nationaal Archief.

Producten

Voor de implementatie van de handreiking worden door het programma een aantal producten beschikbaar gesteld die hierbij helpen. Rijksorganisaties kunnen deze producten aanpassen op de eigen situatie.  

Functioneel/ technisch ontwerp van IT-voorziening door ICT-leverancier
SSC-ICT, de ICT leverancier van het Rijk, ontwikkelt in opdracht van RDDI het functioneel en technisch ontwerp van de IT-voorziening voor het project E-mailarchivering. Het technisch ontwerp is gebaseerd op de bestaande e-mailomgeving van SSC-ICT. De klanten van SSC-ICT worden door hen uitgenodigd voor verdere afstemming, zodra de eerste stappen richting de ontwerpfase kunnen worden gezet. Als het functioneel en technisch ontwerp gereed is, is deze bij RDDI op te vragen voor de rijksorganisaties die een andere leverancier hebben. De betreffende leverancier kan het ontwerp van SSC ICT dan gebruiken als uitgangspunt voor zijn eigen ontwerp.  We houden je via de nieuwsbrief van RDDI op de hoogte over het ontwerp van de IT-voorziening.

Producten door Projectteam E-mailarchivering

1) Model Regeling onderzoek in e-mails en/of bestanden (gereed)

• Doel Het inrichten en intern stroomlijnen van de procedure voor onderzoek in e-mails en/of bestanden
• Voor wie? I-professionals, WOB-functionaris, stakeholders
• Wat is het? Protocol waarin staat omschreven hoe de bevoegdheden met betrekking tot de toegang tot informatie zijn vastgesteld, aan te passen door de implementerende organisatie.

2) Model selectielijst e-mailarchivering (in ontwikkeling)

• Doel Rijksorganisaties hebben een instrument om de wettelijke basis te leggen voor de selectie en vernietiging van e-mail conform de handreiking
• Voor wie? I-professionals en adviseurs
• Wat is het? Generiek model met standaardopties voor aanvullingen met standaardteksten over de gevolgde procedure bij de waardering en de selectie van e-mail

3) Generiek projectplan implementatie e-mailarchivering (in ontwikkeling)

• Doel Vergemakkelijken van het schrijven van een passend, compleet eigen projectplan door een rijksorganisatie
• Voor wie? Projectleiders, adviseurs
• Wat is het? Een handreiking met een format om de projectmotivatie, de activiteiten, de organisatie, de planning en de benodigde uren en budget in vast te leggen. Daarnaast worden afspraken omtrent de faciliterende rol vanuit het programma RDDI helder vastgelegd

4) Generiek communicatieplan (in ontwikkeling)

• Doel Vergemakkelijken van het schrijven van een passend, compleet eigen communicatieplan door een rijksorganisatie
• Voor wie? Projectleiders, communicatieadviseurs
• Wat is het? Het communicatieplan is generiek en geeft een overzicht van de mogelijke stakeholders, boodschappen en langs welke weg en met welke planning dit kan gebeuren.

5) Factsheet: E-mail die niet voor bewaring in aanmerking komt (in ontwikkeling)

• Doel: Eenduidig inhoud geven aan het uitgangspunt dat medewerkers in de eerste 10 weken geacht worden bepaalde e-mails uit te sluiten van archivering. Te gebruiken voor instructie, maar ook voor eventueel schonen achteraf.
• Voor wie? Medewerkers en I-professionals
• Wat is het? Een systematische opsomming van categorieën ‘niet-archiefwaardige’ e-mail met voorbeelden. Met definities van onder andere privé-mail, niet-functionele mail, en politieke mail.

5) Handleiding aanwijzing en beheer sleutelfunctionarissen (in ontwikkeling)

• Doel Rijksorganisaties kunnen invulling geven aan wat in de selectielijst is vastgesteld over de selectie van sleutelfunctionarissen
• Voor wie? I-professionals (managers en adviseurs)
• Wat is het? Uitleg hoe een rijksorganisatie (aanvullende) sleutelfuncties kan identificeren,  welke contextinformatie over sleutelfunctionarissen geregistreerd moet worden en hoe om te gaan met mutaties in het bestand sleutelfunctionarissen

6) FAQ AVG rechten (in ontwikkeling)

• Doel De juridisch onderbouwde antwoorden op veel gestelde vragen omtrent AVG- rechten in relatie tot e-mailarchivering
• Voor wie? Managers, (privacy) adviseurs, I-professionals
• Wat is het? Bundeling van de meest gestelde vragen over e-mailarchivering en AVG met de antwoorden daarop. Deze bundeling zal rijksbreed beschikbaar worden gesteld

7) Reactie GOR Rijk op Handreiking E-mailarchivering (ontwikkeling gepland)

• Doel Een fundament voor de lokale medezeggenschaptrajecten
• Voor wie? Managers, adviseurs
• Wat is het? Een schriftelijke reactie van leden van de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR), op de Handreiking E-mailarchivering.

8) Advies voorlichtingsmateriaal (ontwikkeling gepland)

• Doel Rijksorganisaties hebben voldoende bouwstenen om de medewerkers te helpen bij de implementatie van e-mailarchivering
• Voor wie? Managers, adviseurs, medewerkers
• Wat is het? Een advies waarbij aandacht is voor het vraagstuk op welke wijze medewerkers geïnformeerd kunnen worden m.b.t tot de implementatie van e-mailarchivering. Thema’s zoals weerstand, draagvlak etc. zullen hierin de aandacht krijgen die ze verdienen.

9) Voorbeeld PIA (Privacy Impact Assessment) (ontwikkeling gepland)

• Doel Analyse van de privacy risico’s van de implementatie van de handreiking door een rijksorganisatie.
• Voor wie? Managers, adviseurs, medewerkers
• Wat is het? Een gedeeltelijk ingevulde PIA gebaseerd op het model GEB Rijksdienst die kan worden gebruikt om de specifieke risico’s van e-mailarchivering bij een rijksorganisatie in kaart te brengen. Grondslagen, bekende risico’s en maatregelen zijn reeds ingevuld.