E-mail heeft zich in de afgelopen decennia ontwikkeld tot het voornaamste communicatiemiddel binnen de Rijksoverheid. De hoeveelheid e-mails die elk jaar wordt verzonden en ontvangen is zeer omvangrijk en maar relatief weinig van die e-mails worden bewaard. Tegelijkertijd neemt de behoefte aan vindbaarheid en toegankelijkheid van e-mails toe.
Aanleiding voor het project
Het Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijk schrijft voor dat alle rijksorganisaties in 2021 een werkwijze voor e-mailarchivering moeten invoeren, waarbij geldt dat in principe alle e-mail van ambtenaren bewaard wordt voor een periode van tien jaar. Na die periode worden de e-mails óf vernietigd óf overgedragen aan het Nationaal Archief. Om in die behoefte te kunnen voorzien is de Handreiking 'Bewaren van e-mail Rijksoverheid' (hierna: Handreiking) ontwikkeld. Deze handreiking vormt de basis voor het bewaren, selecteren, vernietigen, overdragen en archiveren van e-mail bij de Rijksoverheid.
Wat heeft het project opgeleverd?
Het project E-mailarchivering heeft verschillende producten ontwikkeld waarmee rijksorganisaties de Handreiking ‘Bewaren van e-mail Rijksoverheid’ kunnen implementeren. Deze producten vind je op de productpagina.
Stand van zaken
Op 7 juli 2020 heeft de Stuurgroep RDDI het project E-mailarchivering decharge verleend. Hiermee gaat na ruim vier jaar de periode van productontwikkeling over in een nieuwe fase van implementatie van deze producten door de rijksorganisaties.
De implementatie van e-mailarchivering verloopt langs twee sporen:
- het organisatorisch of procesmatig invoeren van de Handreiking en de producten die daarmee samenhangen.
- het creëren van geautomatiseerde oplossingen bij de implementatie van de Handreiking.
Meer informatie vind je op de implementatiepagina.
