E-mailarchivering

De afgelopen decennia heeft e-mailverkeer binnen de Rijksoverheid zich ontwikkeld tot het voornaamste communicatiemiddel. De hoeveelheid jaarlijks verzonden en ontvangen e-mails is inmiddels zeer omvangrijk, maar relatief weinig wordt bewaard. Tegelijkertijd neemt de behoefte aan vindbaarheid en toegankelijkheid van e-mail toe. Hiervoor is de Handreiking bewaarbeleid e-mails Rijksoverheid opgesteld. Deze Handreiking vormt de basis van het bewaren, selecteren, vernietigen en archiveren van e-mail bij de Rijksoverheid. Het project e-mailarchivering ondersteunt rijksorganisaties bij de implementatie daarvan,  ondermeer door het ontwikkelen van producten.

Ons aanbod

Onder de knop Producten vind je alle producten van het project E-mailarchivering met daarbij een korte toelichting.

Stand van zaken

Op 10 december jl. heeft de Meet up E-mailarchivering plaatsgevonden waarbij organisaties hun ervaringen met e-mailarchivering hebben gedeeld. Het verslag van deze bijeenkomst vind je hier.

De Handleiding aanwijzing en registratie sleutelfuncties is op 11 februari jl. door de Stuurgroep RDDI vastgesteld. Doel van deze handleiding is om te komen tot een selectie van sleutelfuncties waarvan de e-mail blijvend bewaard zal worden. De komende tijd zal nog een hoofdstuk over de selectie van andere blijvend te bewaren e-mails aan dit document worden toegevoegd. Ook wordt er door het projectteam nog een onderzoek uitgevoerd naar de administratieve lasten die toepassing van de methodiek van sleutelfuncties met zich meebrengt.

In opdracht van RDDI onderzoekt SSC-ICT binnen de standaard Microsoft Exchange-omgeving ondermeer de technische mogelijkheden om, binnen de rijksbrede doelstelling e-mails tijdelijk te bewaren, categorieën e-mails daarvan uit te zonderen. De eerste resultaten van dit onderzoek worden in het voorjaar van 2020 verwacht. Inmiddels hebben andere organisaties laten zien dat deze mogelijkheden er naar alle waarschijnlijkheid ook zijn buiten de Microsoft Exchange omgeving.

Op 17 februari heeft het project bij de GOR Rijk een presentatie over e-mailarchivering gegeven. Een van de onderwerpen was dat bij de implementatie van e-mailarchivering de medezeggenschap van de eigen organisatie wordt betrokken.