E-mailarchivering

De hoeveelheid e-mails bij het Rijk groeit explosief, maar weinig mail belandt in het archief. Tegelijk neemt de vraag naar de juiste informatie en transparantie  toe. Om die ontwikkelingen op een goede manier met elkaar te verbinden, is de Handreiking bewaarbeleid e-mails Rijksoverheid, versie 1.0 opgesteld. Het project e-mailarchivering is onderdeel van RDDI en ondersteunt overheidsorganisaties bij het invoeren van deze werkwijze.

Ons aanbod

Bij Producten vind je de belangrijkste producten van het project E-mailarchivering met daarbij een korte toelichting. Dit overzicht is ook in een brochure beschikbaar, onder het kopje Brochures hierboven.

Daarnaast kunnen we faciliteren in kennisdeling en advies over dit onderwerp. Denk hierbij aan het beschikbaar stellen van informatie omtrent de aanpak, het organiseren van klankbordgroepen en Meet ups, maar ook adviezen in het kader van bijvoorbeeld AVG, DUTO en Hotspots in samenwerking met het Nationaal Archief.

Stand van zaken

Op 5 september jongstleden is een klankbordgroep bijeen geweest om te spreken over de stand van zaken omtrent e-mailarchivering. Daar is ook de aankondiging gemaakt van de nieuwe producten die momenteel ter review zijn aangeboden, aan deze klankbordgroep. Het informatieblad uitzondering van bewaring, alsmede de handreiking aanwijzing en registratie sleutelfunctionarissen zijn onderdeel van deze reviewronde. De resultaten van de review zullen tussen 10 en 29 oktober worden verwerkt, waarna deze producten zullen worden aangeboden aan de stuurgroep van het programma.

Nieuwe producten
Verder zijn de nieuwe producten generiek implementatieplan en het bijbehorende communicatieplan gereed en beschikbaar gesteld op de website. Deze producten vormen een goede leidraad bij het opstarten van een intern project e-mailarchivering bij de rijksorganisaties die de handreiking bewaarbeleid e-mail Rijksoverheid willen implementeren. Momenteel vullen enkele startende organisaties dit implementatieplan in, wat erg leerzaam is voor het project en vanuit de praktijk gelegenheid biedt om het format nog bij te schaven waar nodig.

Onderzoek SSC ICT en aandacht voor de gebruiker
Op het vlak van de ontwikkeling van de IT voorziening wordt door SSC-ICT de komende maanden een kort onderzoek gedaan naar de technische oplossing om de 10 weken termijn te kunnen hanteren conform de handreiking. Daarbij worden ook eventuele andere oplossingen bekeken, indien dit niet mogelijk is in de standaard ‘exchange’ omgeving. We verwachten in december 2019 hier meer duidelijkheid over te hebben en vanuit daar zal het vervolg worden gepland. 

Naast alle andere ontwikkelingen is de ‘aandacht voor de gebruiker’ ook een belangrijk thema en dit kwam ook terug vanuit de klankbordgroep. Op dit moment is het project e-mailarchivering in gesprek met 1 van de aansluitende rijksorganisaties om te bekijken of we gezamenlijk aandacht kunnen besteden aan dit thema in de vorm van een workshop tijdens de Meet up van 10 december a.s.