E-mailarchivering

E-mail heeft zich in de afgelopen decennia ontwikkeld tot het voornaamste communicatiemiddel binnen de Rijksoverheid. De hoeveelheid e-mails die elk jaar wordt verzonden en ontvangen is zeer omvangrijk en maar relatief weinig van die e-mails worden bewaard. Tegelijkertijd neemt de behoefte aan vindbaarheid en toegankelijkheid van e-mails toe.

Aanleiding voor het project

Het Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijk schrijft voor dat alle rijksorganisaties in 2021 een werkwijze voor e-mailarchivering moeten invoeren, waarbij geldt dat in principe alle e-mail van ambtenaren bewaard wordt voor een periode van tien jaar. Na die periode worden de e-mails óf vernietigd óf overgedragen aan het Nationaal Archief. Om in die behoefte te kunnen voorzien is de Handreiking 'Bewaren van e-mail Rijksoverheid' (hierna: Handreiking) ontwikkeld. Deze handreiking vormt de basis voor het bewaren, selecteren, vernietigen, overdragen en archiveren van e-mail bij de Rijksoverheid.

Wat heeft het project opgeleverd?

Het project E-mailarchivering heeft verschillende producten ontwikkeld waarmee rijksorganisaties de Handreiking ‘Bewaren van e-mail Rijksoverheid’ kunnen implementeren. Deze producten vind je op de productpagina.

Stand van zaken

Op 7 juli 2020 heeft de Stuurgroep RDDI het project E-mailarchivering decharge verleend. Hiermee gaat na ruim vier jaar de periode van productontwikkeling over in een nieuwe fase van implementatie van deze producten door de rijksorganisaties.

De implementatie van e-mailarchivering verloopt langs twee sporen:

  1. het organisatorisch of procesmatig invoeren van de Handreiking en de producten die daarmee samenhangen.
  2. het creëren van geautomatiseerde oplossingen bij de implementatie van de Handreiking.

Meer informatie vind je op de implementatiepagina.