E-mail is de belangrijkste vorm van communicatie binnen de rijksdienst. Maar het correct archiveren van e-mails is nog steeds problematisch. RDDI ondersteunt daarom CIO Rijk bij het ontwikkelen van rijksbreed beleid voor e-mailarchivering.
Veel e-mails worden niet opgeslagen in het documentmanagementsysteem. Hierdoor blijven dossiers onvolledig en kan cruciale informatie verloren gaan. Om dit te verbeteren is een geautomatiseerde werkwijze ontwikkeld op basis van de sleutelfunctie- of capstonemethodiek : e-mails van sleutelpersonen worden blijvend bewaard en andere worden na een vaste termijn vernietigd. Deze methode biedt meer controle en vermindert de risico’s van informatieverlies. Máár het vervangt niet het reguliere dossierbeheer.
Stand van zaken juni 2025
De Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) heeft voorjaar 2025 het beleid goedgekeurd. Het nieuwe beleid ligt nu voor goedkeuring bij de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR), de overkoepelende ondernemingsraad van de rijksoverheid. De GOR beoordeelt onder andere de privacyaspecten van het nieuwe beleid voor de medewerkers. Na instemming van de GOR begint het implementatietraject.
Tijdlijn
Samenwerking met andere partijen
RDDI werkt in dit project samen met het Programma Open Overheid, CIO Rijk, de Rijksdienst voor Informatiehuishouding (RvIHH), ict-dienstverleners (bijvoorbeeld SSC-ICT) en alle ministeries.
