Di-stroy

Eén van de zeven actielijnen uit het Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijk is ‘komen tot een beter werkbaar, gemoderniseerd uitvoeringsbeleid voor digitale vernietiging voor het Rijk’. Het project Di-stroy geeft uitvoering aan deze opdracht langs drie lijnen: wetgeving, processen en techniek.

Opdracht en stand van zaken

Dit houdt voor 2019 in dat Di-stroy werkt aan:
• Mogelijkheden tot vereenvoudiging en meer uniformiteit in wetgeving en procedures;
• Verkennen van technische mogelijkheden voor digitaal systeemoverstijgend vernietigen
• Bepalen van een goede afbakening van vernietigen en het vernietigingsproces, betere handvatten voor de inrichting van processen en meer flexibiliteit bij de uitvoering van digitale vernietiging in de praktijk.

Stand van zaken

Nadat in maart jl. het project Di-stroy in een interactieve bijeenkomst met de klankbordgroep de plannen had getoetst, kon aan de stuurgroep van 23 mei worden gerapporteerd dat voortgang is geboekt met de volgende producten:
• Het onderzoek naar aard en omvang van specifieke bepalingen over bewaren en vernietigen in alle sectorale wet- en regelgeving is afgerond. Di-stroy gaat nu de uitkomsten voorleggen aan het Interdepartementaal Wetgevingsberaad om te bespreken hoe, wellicht in de Aanwijzingen voor de regelgeving, het harmoniseren van termijnen kan worden gestimuleerd.
• Het onderzoek naar vernietigingstermijnen heeft ook geresulteerd in een waardevol totaaloverzicht dat eerder niet bestond. Met KOOP zijn gesprekken gaande over de mogelijkheden om deze registratie on-line beschikbaar en toegankelijk te maken en actueel te houden.
• De start up Structure Systems BV, eind vorig jaar winnaar van de challenge Control Delete, heeft een Proof of Concept geleverd om digitaal ‘niet-identieke’ kopieën op te sporen. Di-stroy en SSC-ICT bekijken nu de mogelijkheden om deze oplossing toe te voegen aan de bestaande Zoek- en Vindtoepassingen van SSC-ICT
• Start van een Pilot vernietiging in samenwerking met Ministerie van Financiën met gebruik van 'Zoek en Vind'. Deze pilot is er mede op gericht om informatie op te leveren voor het ontwikkelen van een referentiemodel voor het vernietigingsproces.

Stakeholdersgesprekken leveren waardevolle input op voor Di-stroy

Voor het ontwikkelen van de ideeën voor de komende fase baseert Di-stroy zich op de uitkomsten van een groot aantal gesprekken met kerndepartementen en uitvoeringsorganisaties. Het beeld dat uit de heroriëntatie van de afgelopen maanden naar voren komt is:
• De situatie rond Vernietigen verschilt per organisatie en daarmee samenhangend ook de vraagstukken waar men tegenaan loopt;
• Er is veel belangstelling om kennis te delen en best practices uit te wisselen, o.a. over het proces/de keten van creatie tot en met vernietigen, gerelateerd aan applicaties en systemen die in de verschillende onderdelen van een organisatie in gebruik zijn en de verschillende actoren die betrokken zijn;
• Er is draagvlak voor het idee om voor organisaties een 'volwassenheidsmodel' op het gebied van vernietigen te ontwikkelen.