Di-stroy

Zoals het EGI-rapport ‘Wel digitaal, nog niet duurzaam’ al liet zien, zijn inmiddels alle departementen overgestapt op digitale werkprocessen. De digitale informatiehuishouding van creatie tot vernietigen of overbrenging is echter nog niet op orde. Uit onderzoek van de Erfgoedinspectie blijkt dat vrijwel geen enkel departement momenteel uitvoering geeft aan digitale vernietiging. Het doel van het project Di-stroy is om voor het Rijk tot een beter werkbaar, gemoderniseerd uitvoeringsbeleid voor digitale vernietiging te komen.

Actielijnen en Stand van zaken

Het project bestaat uit de volgende actielijnen:

- Mogelijkheden tot vereenvoudiging en meer uniformiteit in wetgeving en procedures;
- Overzicht van wettelijke vernietigingstermijnen in sectorale wetgeving;
- Verkennen van technische mogelijkheden voor digitaal systeemoverstijgend vernietigen

Stand van zaken

Stakeholdersanalyse
In de stuurgroep RaI van september 2018 werd de terechte vraag gesteld welk probleem Di-stroy concreet gaat oplossen op het gebied van digitaal vernietigen.

Om dit vraagstuk goed te beantwoorden, is besloten door het project Di-stroy om met diverse stakeholders in gesprek te gaan. De conclusies hiervan zijn aan de Stuurgroep voorgelegd en met de Klankbordgroep besproken. De conclusies hiervan worden gebruikt om het projectplan waar nodig te herijken.

Vereenvoudiging wetten en procedures
Di-stroy heeft het projectteam Wijziging Archiefwet in een discussienota verzocht om de haalbaarheid en implicaties van de voorstellen voor de modernisering van de vernietigingsplicht mee te nemen in haar verkenning t.b.v. wijziging van de Archiefwet 1995. Het projectteam Wijziging Archiefwet heeft hierop aangegeven dat ‘waardering en selectie – en dus ook vernietiging -  één van de thema’s is die de projectgroep wijziging Archiefwet verkent. Di-stroy heeft ook bij BZK voorstellen gedaan om te komen tot vereenvoudiging in het generiek Waarderingsmodel (GWR). BZK zal deze opmerkingen waar mogelijk meenemen in de algehele herziening van de GWR in 2019.

Onderzoek sectorspecifieke termijnen
In september 2018 is een start gemaakt met het onderzoek Vernietigingstermijnen sectorale wetgeving. De eerste resultaten van de inventarisatie naar ‘harde’ termijnen in sectorale wetgeving laten zien dat er een hoge mate van diversiteit en complexiteit aanwezig is in de onderzochte wet- en regelgeving op het gebied van bewaar- en vernietigingstermijnen. De complexiteit zit vooral in het diverse palet van ingebouwde condities in zowel de bepalingen als termijnen. Een vroege voorlopige conclusie is dat de uitvoerbaarheid van de digitale informatiehuishouding op gespannen voet staat met de geschiktheid en diversiteit van de termijnen in specifieke sectorale wetgeving.

Challenges voor technologische oplossing
Op 2 oktober 2018 heeft het project Di-stroy twee challenges uitgeschreven. De uitvraag richtte zich op Track en Trace voor het identificeren van identieke documenten in verschillende systemen en op Control Delete voor systeemoverstijgend vernietigen. De challenge Control Delete is gewonnen door een start-up en we gaan samen met deze start-up kijken of voor Control Delete een Proof of Concept kan worden opgeleverd. Voor de challenge Track and Trace zijn helaas geen voorstellen ontvangen. Momenteel wordt onderzocht of andere partijen ons kunnen helpen met die vraagstukken op het gebied van digitale vernietiging. 

Doorkijk naar 2019
Naar aanleiding van de uitkomsten uit de klankbordgroep en de eerste analyse van de gesprekken met stakeholders, zal het projectplan herijkt worden en de focus voor de komende tijd bepaald worden.

Meer informatie?

Neem contact op met de projectleider van Di-Stroy: Corien Pels Rijcken

Corien Pels Rijcken

Corien Pels Rijcken