Webarchivering Rijksoverheid

De Rijksoverheid heeft ongeveer duizend websites in de lucht, daarmee zijn websites een belangrijke informatiebron voor burgers, bedrijven en overheden. Met het archiveren van overheidswebsites wordt de gelegenheid geboden om oude websites duurzaam toegankelijk te houden. Dit is belangrijk omdat er rechten aan ontleend kunnen worden. Bovendien is het vanuit cultuurhistorisch perspectief ook van belang om websites goed te bewaren, om zo een beeld te krijgen van overheidscommunicatie door de jaren heen. Hoe wij bijvoorbeeld in de jaren 90 communiceerden is niet te vergelijken met hoe we dat nu doen. En over vijftig jaar zal het weer heel anders zijn.

Aanleiding

Eind 2016 heeft de Erfgoedinspectie onderzocht in hoeverre websites van de centrale overheid worden gearchiveerd. Conclusie van dat onderzoek was dat dit in slechts vijf procent van de gevallen gebeurde. Dit leidt tot verlies van informatie en is een (juridisch) risico. Vanuit deze context is door het Nationaal Archief de Richtlijn voor het archiveren van overheidswebsites opgesteld.

De Richtlijn omvat eisen aan websitearchivering en een voorbeeldstappenplan om organisatie te helpen met de websitearchivering. Zie de website van het Nationaal Archief voor de definitieve versie van de richtlijn.

In het CIO beraad is het ‘Kader Websitearchivering Rijksoverheid’ vastgesteld. Daarin zijn afspraken vastgelegd over websitearchivering specifiek voor de  Rijksoverheid. Afgesproken is dat alle onderdelen van het Rijk verplicht gebruik maken van de Rijksbrede voorziening voor websitearchivering. Het kader is van toepassing zodra de Rijksbrede voorziening gereed is.

Binnen het programma RDDI loopt het project Websitearchivering Rijk (actielijn 4 uit het Meerjarenplan Informatiehuishouding Rijk) dat als doel heeft te komen tot implementatie van een eenduidige archiveringspraktijk voor openbare websites van de Rijksoverheid.

Stand van zaken

Rijksbrede centrale voorziening websitearchivering
Er zal een rijksbrede centrale voorziening worden gecreëerd waarvoor de Dienst Publiek en Communicatie (DPC van het Ministerie van Algemene Zaken) een aanbestedingstraject uitvoert. Onderdeel van het aanbestedingstraject is het uitvoeren van een marktconsultatie. De bedoeling van de marktconsultatie is tweeledig. Enerzijds wil DPC een beeld krijgen van de dienstverlening die in de markt wordt aangeboden en de wijze waarop dit aansluit bij de eisen en wensen. Daarnaast geeft de marktconsultatie naar verwachting inzicht in de kosten. Deelname aan de aanbesteding is verplicht voor organisaties binnen de Staat der Nederlanden. ZBO’s met eigen rechtspersoonlijkheid kunnen vrijwillig meedoen aan de aanbesteding door het afgeven van een volmacht aan DPC.

Kennisbijeenkomsten Websitearchivering Rijksoverheid (DPC)
DPC organiseert een aantal kennisbijeenkomsten voor organisaties binnen de rijksoverheid (inclusief ZBO’s) zodat deze organisaties een beter beeld hebben van wat websitearchivering inhoudt. De eerste bijeenkomsten zijn georganiseerd op 17 april en 15 mei jongstleden. De volgende kennisbijeenkomst zal plaatsvinden op 5 juni om 10.15 uur. Aanmelden kan via: dpc@minaz.nl

Instrumenten voor ondersteuning implementatie websitearchivering
Om Rijksonderdelen te ondersteunen bij de invoering van websitearchivering in de eigen organisatie worden nog een aantal instrumenten ontwikkeld bestaande uit onder andere een checklist Websitearchivering voor zorgdragers en een model toets AVG en publicatierecht. Deze instrumenten worden gebundeld in een toolkit voor zorgdragers. Deze is eind 2019 gereed.

Voorbereiding

In deze flyer van RDDI kun je zien wat je nu al kan ondernemen om voorbereid te zijn op websitearchivering.