Webarchivering Rijksoverheid

De Rijksoverheid heeft ongeveer duizend websites in de lucht, daarmee zijn websites een belangrijke informatiebron voor burgers, bedrijven en overheden. Door het archiveren van overheidswebsites willen we oude websites duurzaam toegankelijk houden omdat er rechten aan ontleend kunnen worden. Bovendien is het vanuit cultuurhistorisch perspectief ook van belang om websites goed te bewaren, om zo een beeld te krijgen van overheidscommunicatie door de jaren heen. Hoe wij bijvoorbeeld in de jaren 90 communiceerden is niet te vergelijken met hoe we dat nu doen. En over vijftig jaar zal het weer heel anders zijn.

Eind 2016 heeft de Erfgoedinspectie onderzocht in hoeverre websites van de centrale overheid worden gearchiveerd. Conclusie van dat onderzoek was dat dit in slechts vijf procent van de gevallen gebeurde. Dit leidt tot verlies van informatie en is een (juridisch) risico. Vanuit deze context is door het Nationaal Archief de Richtlijn voor het archiveren van overheidswebsites opgesteld.

De Richtlijn vertelt hoe je een website archiveert en waar je allemaal aan moet denken. De Richtlijn beschrijft de eisen aan websitearchivering, het toepassingsgebied en de status ervan. Ook geeft het een toelichting op alle gebruikte begrippen en bevat het een voorbeeldstappenplan. Zie de website van het Nationaal Archief voor de definitieve versie van de richtlijn.

Project Webarchivering

Parallel aan de Richtlijn is in 2018 vanuit het programma RDDI loopt het project Websitearchivering Rijksoverheid gestart met als doel om te komen tot implementatie van een eenduidige archiveringspraktijk voor openbare websites van de Rijksoverheid. Websitearchivering is opgenomen in het Meerjarenplan verbetering Informatiehuishouding Rijk (actielijn 4) en maakt deel uit van de Strategische I-agenda Rijksdienst 2019-20121. Tevens is aan de Tweede Kamer toegezegd dat de Rijksoverheid haar websites archiveert.

In de eerste fase is het ‘Kader Websitearchivering Rijksoverheid’ vastgesteld. Het kader is vastgesteld in het CIO Beraad en bevat uitgangspunten en randvoorwaarden voor websitearchivering bij de Rijksoverheid. Afgesproken is dat alle onderdelen van het Rijk verplicht gebruik maken van de Rijksbrede voorziening voor websitearchivering. Het kader is van toepassing zodra de Rijksbrede voorziening gereed is.

Stand van zaken

Rijksbrede centrale voorziening websitearchivering
Er wordt dus een externe rijksbrede centrale voorziening vor websitearchivering gecreëerd waarvoor de Dienst Publiek en Communicatie (DPC van het Ministerie van Algemene Zaken) een aanbestedingstraject uitvoert. DPC is gestart met het onderzoeken van de mogelijkheden voor de aanbesteding van de centrale rijksbrede voorziening. In het 2e kwartaal van 2019 is deze toekomstige opdracht aan de markt bekend gemaakt door middel van een vooraankondiging op Tenderned en de Tenders European Daily. Vervolgens heeft een (schriftelijke) vragenronde plaatsgevonden die de nodige informatie heeft opgeleverd. In september heeft DPC vervolgens een informatiebijeenkomst voor marktpartijen georganiseerd om nadere technische en commerciële informatie te vergaren.
De komende periode zullen CIO Rijk, DPC en RDDI overleggen over de te volgen aanbestedingsstrategie waarna (naar verwachting) begin 2020 gestart zal worden met de procedure.

Instrumenten voor ondersteuning implementatie websitearchivering
Aanvullend worden dit jaar op verzoek van Rijksonderdelen een aantal instrumenten ontwikkeld die ondersteuning bieden bij de implementatie van het kader websitearchivering in de eigen organisatie. De instrumenten vormen samen een toolkit en bestaat onder andere uit een Self-assessment voor de implementatie van websitearchivering voor rijksonderdelen en een toetsingsinstrument AVG en publicatierecht voor archivering overheidswebsites. De toolkit is eind 2019 gereed.

Voorbereiding

In deze flyer van RDDI kun je zien wat je nu al kan ondernemen om voorbereid te zijn op websitearchivering.