Me(d)ewerker aan informatie

Het project medewerker aan informatie (afgekort MaI) heeft tot doel om in algemene zin het bewustzijn van medewerkers op het gebied van informatiehuishouding te vergroten. Daarnaast werkt het project mee aan de implementatie van de uitkomsten uit de andere projecten van RaI, daar waar het de medewerker betreft.

Taken en activiteiten

In algemene zin vallen de volgende taken onder het project:
• Kennis vergaren over hoe mensen in beweging te krijgen zijn als het gaat om aan informatiehuishouding gerelateerde zaken
• Kennis vergaren over goede voorbeelden op het gebied van informatiehuishouding en gedrag van medewerkers (bij het Rijk)
• Voorlichting en communicatie over de het programma Rijk aan Informatie en goede voorbeelden binnen het Rijk

Het eerste project waarmee MaI gaat samenwerken is E-mailarchivering.
• Mai gaat op basis van het onderzoek dat het Nationaal Archief heeft gedaan tijdens de pilots e-mailarchivering, op basis van uitkomsten van de meet-up van 4 december 2018 en op basis van onze expertise, het projectteam E-mailarchivering adviseren over aspecten die in hun product zouden moeten worden opgenomen om de acceptatie bij de gebruiker te vergroten.
• We zullen de organisaties die tot implementatie overgaan, ondersteunen in het implementatieproces. Te denken valt aan tools die medewerkers motiveren, een handleiding van het product, een training etc. Mede op basis van ons segementatie-onderzoek zullen we inzicht verkrijgen in de tools die bij dit product relevant kunnen zijn. Wij zullen de organisaties die gaan implementeren, helpen bij het inzetten van deze tools. Dit gebeurt uiteraard in overleg met de betreffende organisatie(s) omdat zij verantwoordelijk zijn voor de implementatie.

Stand van zaken

Dit zijn de activiteiten waar we momenteel aan werken:

Netwerk analyse
De afgelopen periode heeft MaI vijf departementen bezocht, de komende periode staat een aantal andere departementen en uitvoeringsorganisatie op de planning. Het doel van deze verkenningsronde is in beeld brengen welke initiatieven er al zijn geweest of lopen op het gebied van bewustzijn van medewerkers met betrekking tot informatiehuishouding en/of actieve openbaarmaking binnen het Rijk.

Segmentatie-onderzoek
MaI laat een segmentatie-onderzoek uitvoeren om in beeld te brengen wat voor type medewerkers er zijn met betrekking tot informatiehuishouding en openbaarmaking. Vervolgens krijgen we advies over hoe de verschillende groepen het best in beweging te krijgen zijn naar gewenst gedrag. De opdracht voor de segmentatie onderzoek is gegund aan KantarPublic (voorheen TNS Nipo BV). Veldwerk zal plaatsvinden in het eerste kwartaal van 2019. De verwachting is dat we voor de zomer van 2019 de resultaten van het onderzoek hebben.

Onderzoek voor Future Lab 2030
In samenwerking met het project Future Lab hebben we een onderzoek aanbesteed bij Reframing Studio. In dit onderzoek wordt vanuit design thinking gekeken hoe de wereld er in 2030 uitziet en wat dat betekent voor je productontwikkeling nu. Het onderzoek loopt tot eind 2019.

Samenwerking overige projecten
Tijdens de Meet up van E-mailarchivering heeft MaI een sessie geleid waarin is besproken wat medewerkers nodig hebben om met  E-mailarchivering aan de slag te kunnen.

Masterclass gedragsverandering
In december t/m februari gaan de teamleden van MaI samen met enkele Rijkscollega’s van de departementen BZK, I&W, SZW, Financiën en J&V een masterclass op het gebied van gedragsverandering volgen. Hiermee krijgen we niet alleen zelf meer kennis over gedragsverandering, het is ook te bedoeling om te bekijken of deze masterclass kan worden opgenomen in onze toolkit waardoor de kennis voor meer collega’s binnen het Rijk beschikbaar komt. Meer informatie hierover komt eind van het eerste kwartaal 2019.

Team samenstelling

Het projectteam bestaat uit Hella Borking (projectleider), Tania Manuschevich Viaux (projectadviseur), Merel Lelivelt (communicatieadviseur) en Reshma Bhadjan (projectsecretaris).

Hella Borking, projectleider Me(d)ewerker aan Informatie

Meer informatie?

Neem contact op met projectleider Hella Borking.