Medewerker aan Informatie

RDDI helpt rijksorganisaties om digitale informatie in duurzaam toegankelijke staat te brengen. Daar waar mogelijk wordt de medewerker zo veel mogelijk ontlast en worden by design oplossingen in de techniek gezocht. Naast technologische vraagstukken spelen er echter ook vraagstukken die de organisatie en medewerker raken. Deze vraagstukken zijn ondergebracht in het project MaI.

Doelgroep en werkwijze

De ‘klanten’ van MaI zijn de rijksorganisaties, niet de medewerkers zelf. De producten die MaI oplevert zijn dan ook in eerste instantie voor de informatieprofessional bij de rijksorganisaties, maar wel met de bedoeling om ze (eventueel met enige aanpassing aan specificaties van de eigen organisatie) direct te kunnen gebruiken binnen de eigen organisatie. De eindgebruiker is derhalve leidend in de producten die MaI oplevert. Hierbij kan de eindgebruiker zowel een manager als medewerker zijn.

Dat de eindgebruiker leidend is, heeft tot gevolg dat we vanuit het perspectief van de eindgebruiker redeneren. Een medewerker werkt met informatie. Hij denkt niet specifiek over informatiehuishouding, maar redeneert vanuit hoe hij die informatie gebruikt in zijn werk. En aan het werken met overheidsinformatie hangen meer vraagstukken dan alleen die van de informatiehuishouding. Denk bijvoorbeeld aan informatiebeveiliging.  De producten die MaI oplevert kunnen dan ook een bredere scope hebben dan alleen informatiehuishouding en openbaarmaking.

MaI werkt zo veel mogelijk vraaggestuurd. De vragen komen enerzijds vanuit het programma zelf, namelijk uit de andere projecten. Handreikingen en technologische producten moeten uiteindelijk landen bij eindgebruikers. Anderzijds komen de vragen vanuit de MaI-community. Samen met dit netwerk, bestaande uit tenminste één persoon van ieder departement, bepalen we welke vraagstukken baat hebben bij gezamenlijke rijksbrede aanpak. Deze vraagstukken pakken we vervolgens ook samen met mensen uit dit netwerk op.

Stand van zaken

In maart 2019 heeft een kick-off plaatsgevonden met de MaI-community. Hier hebben we verkend welke activiteiten een rijksbrede aanpak vragen. De opbrengsten van de kick-off zijn op deze site terug te vinden. Er zit meerwaarde in een gezamenlijke bewustwordingscampagne. Iedere medewerker van het Rijk moet immers eenzelfde beeld hebben bij wat het betekent om met overheidsinformatie te werken. Ook werd aangegeven dat er meerwaarde zit in een gezamenlijk opleidingsaanbod.
Om in 2020/21 te komen tot een rijksbrede campagne, instrumenten en opleidingsaanbod, richt MaI zich nu vooral op het verkennen en ontwikkelen van bouwstenen die hieraan kunnen bijdragen.


Wat moeten medewerkers minimaal weten, doen en kunnen?
Mensen laten zich niet makkelijk veranderen en dus moeten we ons alleen richten op die dingen die echt bij de medewerker liggen. Eerste vraagstuk dat we hebben opgepakt is de vraag: Wat moeten medewerkers minimaal weten, doen en daarvoor kunnen. 

In samenwerking met diverse Rijksorganisaties is intussen de deelvraag 'Wat moeten medewerkers minimaal weten over werken met overheidsinformatie' geconsolideerd in een kenniskaart.

Nu werkt het project aan de vervolgvraag; wat medewerkers moeten doen en daarvoor moeten kunnen. Met de Rijksorganisaties ontwikkelt MaI een meetinstrument waarmee kan worden gemeten in hoeverre medewerkers genoeg weten, kunnen en doen op gebied van informatiehuishouding.  17 december organiseert MaI een werkatelier om gezamenlijk een diagnosetool te ontwerpen. Beschik je over relevante deskundigheid en wil je hieraan bijdragen, neem dan contact op met Tania K. Manuschevich Viaux.

Segmentatieonderzoek
In de eerste helft van 2019 heeft Kantar voor ons onderzoek gedaan over houding en gedrag van medewerkers t.a.v. digitale informatiehuishouding met als doel om te komen tot indeling van medewerkers in verschillende typen (segmenten). Het onderzoek heeft geleid tot vier herkenbare typen die we in onze communicatiestrategie kunnen gebruiken. Het rapport is via deze link beschikbaar.

Overheid 2030
Een ander onderzoek dat we in 2019 laten doen, is het onderzoek Overheid 2030. Bij dit onderzoek wordt in kaart gebracht hoe de wereld er op het gebied van overheidsinformatie in 2030 uitziet en wat dit betekent voor het Rijk en hoe we daar nu al op kunnen anticiperen. Het onderzoek zal eind 2019 gereed zijn. Meer over dit onderzoek is te lezen bij het project Future Lab.

Mythes ontrafelen
Veel mensen denken dat het goed opslaan van documenten in een DMS vreselijk veel tijd kost en dat de opbrengst laag is. De informatiehuishouding kampt met een negatief imago welke gebaseerd is op een aantal foutieve veronderstellingen. Omdat uit het segmentatieonderzoek duidelijk werd dat tenminste één van de segmenten overtuigd kan worden door de mythes te ontkrachten, gaan we vanuit MaI kijken welke mythes er zijn en wat de realiteit erachter is. We verwachten deze analyse in het eerste kwartaal van 2020 af te ronden.

Toolkit en activiteiten voor 2020

Naast bovenstaande bouwstenen om tot een bewustwordingscampagne te komen, werkt MaI achter de schermen op deze website ook aan een toolkit voor informatieprofessionals bij het Rijk waar goede voorbeelden van rijksorganisaties kunnen worden gedeeld alsmede eventueel nieuw ontwikkelde tools. In 2020 staan naast de ontwikkeling en uitrol van de bewustwordingscampagne ook sturings- en organisatievraagstukken op de agenda. De activiteiten van MaI in 2020 zullen weer mede bepaald worden tijdens een bijeenkomst met het MaI-netwerk.

Team samenstelling

Het projectteam bestaat uit Hella Borking (projectleider), Tania Karina Manuschevich Viaux (projectadviseur), Carina Jacobi (projectadviseur) en Merel Lelivelt (communicatieadviseur).