Me(d)ewerker aan informatie

Het project medewerker aan informatie (afgekort MaI) heeft tot doel om in algemene zin het bewustzijn van medewerkers op het gebied van informatiehuishouding te vergroten. Daarnaast werkt het project mee aan de implementatie van de uitkomsten uit de andere projecten van RDDI, daar waar het de medewerker betreft.

Taken en activiteiten

In algemene zin vallen de volgende taken onder het project:
• Kennis vergaren over hoe mensen in beweging te krijgen zijn als het gaat om aan informatiehuishouding gerelateerde zaken
• Kennis vergaren over goede voorbeelden op het gebied van informatiehuishouding en gedrag van medewerkers (bij het Rijk)
• Voorlichting en communicatie over de het programma RDDI en goede voorbeelden binnen het Rijk

Het eerste project waarmee MaI gaat samenwerken is E-mailarchivering.
• Mai gaat op basis van het onderzoek dat het Nationaal Archief heeft gedaan tijdens de pilots e-mailarchivering, op basis van uitkomsten van de meet-up van 4 december 2018 en op basis van onze expertise, het projectteam E-mailarchivering adviseren over aspecten die in hun product zouden moeten worden opgenomen om de acceptatie bij de gebruiker te vergroten.
• We zullen de organisaties die tot implementatie overgaan, ondersteunen in het implementatieproces. Te denken valt aan tools die medewerkers motiveren, een handleiding van het product, een training etc. Mede op basis van ons segementatie-onderzoek zullen we inzicht verkrijgen in de tools die bij dit product relevant kunnen zijn. Wij zullen de organisaties die gaan implementeren, helpen bij het inzetten van deze tools. Dit gebeurt uiteraard in overleg met de betreffende organisatie(s) omdat zij verantwoordelijk zijn voor de implementatie.

Stand van zaken

Segmentatie-onderzoek

In januari heeft MaI een oproep geplaats op Rijksportaal voor respondenten die mee wilden praten over de digitale informatiehuishouding binnen het Rijk. Er hebben zich 43 mensen gemeld, waarvoor onze dank! Het onderzoek is in volle gang en de interviewrondes hebben inmiddels plaatsgevonden. De verwachting is dat we rond de zomer de eerste resultaten kunnen delen.

Onderzoek informatiehuishouding van de toekomst

Het traject Future Lab, over hoe informatiehuishouding eruit kan zien in 2030, laat momenteel een onderzoek uitvoeren naar  informatiehuishouding in de toekomst. Het onderzoek bestaat uit een aantal onderzoeksfases waarbij voor het eerste deel er binnenkort  interviewsessies gehouden worden met verschillende respondenten uit veld. Dit gebeurt enerzijds om inzicht te krijgen in hoe de informatiehuishouding er nu uit ziet - de zogenaamde ‘deconstructie’ - en anderzijds is dit nodig om een blik op de toekomst te kunnen werpen. De respondenten van dit onderzoek zijn aangedragen door de leden van het Strategisch Beraad van het programma RDDI. De verwachting is dat we na de zomervakantie de eerste beelden hebben.

Masterclass

Tot slot hebben de kernleden van MaI samen met 5 collega’s van de kerndepartementen (BZK, OCW, FIN, J&V en SZW)  een masterclass gedragsbeïnvloeding gevolgd. Het doel was om gezamenlijk te verkennen of de masterclass in de Toolkit van MaI opgenomen kan worden. De deelnemers van de departementen waren enthousiast over de masterclass en hebben diverse tools en ideeën aangereikt gekregen die toegepast kunnen worden op concrete casuïstiek over informatiehuishouding en de medewerker. Het project MaI beraadt zich momenteel in welke vorm de training opgenomen kan worden in de toolkit. Wordt vervolgd!

Kick-off en hoe verder met de opbrengsten

Op dinsdag 19 maart 2019 heeft een kick-off plaatsgevonden van het project Medewerker aan Informatie, samen met interdepartementale collega’s. Lees hier het verslag van de bijeenkomst met daarin de opbrengsten.

Tijdens de kick-off, is door de deelnemers input gegeven over een aantal producten en diensten die het Rijk (gecoördineerd vanuit RDDI) zou moeten oppakken ten aanzien van de medewerker;

1. Basiskennis definiëren (wat is het absolute minimum wat medewerkers moeten weten, kunnen en doen)
2. Community opbouwen
3. Geen A-team, maar een I-team met roadshows
4. Gedrag stimuleren
5. User experience
6. Toolkit: met bijvoorbeeld een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en best practices van anderen

In het project is daarna bekeken en afgewogen met welk punt MaI het beste kan beginnen. Daarin zijn we tot de conclusie gekomen dat de vraag over de vaardigheden, kennis en het gedrag dat medewerkers minimaal moeten laten zien, de basis vormt voor veel andere producten/diensten die MaI eventueel kan oppakken. We gaan daarom het vraagstuk rond de basiskennis als eerste adresseren.

Het project MaI organiseert daarvoor op 21 mei een werksessie met een aantal Rijkscollega’s om in kaart brengen, wat de basiskennis en wat medewerkers nodig hebben om te voldoen.

Team samenstelling

Het projectteam bestaat uit Hella Borking (projectleider), Tania Karina Manuschevich Viaux (projectadviseur), Merel Lelivelt (communicatieadviseur) en Reshma Bhadjan (projectsecretaris).