Medewerker aan Informatie

Het project Medewerker aan Informatie (MaI) richt zich op organisatievraagstukken rond informatiehuishouding en openbaarmaking die medewerkers raken.

Taken en activiteiten

In algemene zin vallen de volgende taken onder het project:
• Kennis vergaren over hoe mensen in beweging te krijgen zijn als het gaat om aan informatiehuishouding gerelateerde zaken
• Kennis vergaren over goede voorbeelden op het gebied van informatiehuishouding en gedrag van medewerkers (bij het Rijk)
• Voorlichting en communicatie over de het programma RDDI en goede voorbeelden binnen het Rijk

Het eerste project waarmee MaI gaat samenwerken is E-mailarchivering.
• Mai gaat op basis van het onderzoek dat het Nationaal Archief heeft gedaan tijdens de pilots e-mailarchivering, op basis van uitkomsten van de meet-up van 4 december 2018 en op basis van onze expertise, het projectteam E-mailarchivering adviseren over aspecten die in hun product zouden moeten worden opgenomen om de acceptatie bij de gebruiker te vergroten.
• We zullen de organisaties die tot implementatie overgaan, ondersteunen in het implementatieproces. Te denken valt aan tools die medewerkers motiveren, een handleiding van het product, een training etc. Mede op basis van ons segementatie-onderzoek zullen we inzicht verkrijgen in de tools die bij dit product relevant kunnen zijn. Wij zullen de organisaties die gaan implementeren, helpen bij het inzetten van deze tools. Dit gebeurt uiteraard in overleg met de betreffende organisatie(s) omdat zij verantwoordelijk zijn voor de implementatie.

Stand van zaken: de basiskennis Informatiekaart, onderzoeken, campagne en website

Het project medewerker aan informatie is in het 2e kwartaal goed op stoom gekomen. Na een succesvolle kick-off met ons netwerk in maart zijn we aan de slag gegaan met de suggesties die daaruit naar voren zijn gekomen. Dit heeft ertoe geleid dat we in samenwerking met de Argumentenfabriek een informatiekaart hebben gemaakt waar in één oogopslag duidelijk wordt wat medewerkers minimaal zouden moeten weten over het werken met overheidsinformatie. In aanvulling op dit product gaan we in het najaar aan de slag met de vraag wat medewerkers moeten doen en daarvoor moeten kunnen als het op werken met overheidsinformatie aankomt.

Onderzoeken

In het afgelopen half jaar heeft ook een segmentatie-onderzoek gelopen. Dit onderzoek is zo goed als afgerond. Het rapport zal in de zomer beschikbaar komen.
Het andere onderzoek Futurelab/overheid 2030 is inmiddels halverwege. Reframing Studio heeft op basis van literatuurstudie en gesprekken 11 driving forces geïdentificeerd die van invloed zijn op overheidsinformatie in de toekomst. In de komende maanden gaan ze construeren hoe die toekomst er uit gaat zien en hoe we daar dan komen.

RIjksbrede campagne en website
Alle bovenstaande zaken zijn ingrediënten voor een andere suggestie uit de kick-off: een rijksbrede communicatiecampagne. Hiermee gaan we in het najaar een eerste start maken. Dit moet in 2020 leiden tot een overkoepelende campagne waar iedere rijksorganisatie gebruik van kan maken.
Zoals je ziet gaan we in het najaar met twee nieuwe trajecten van start. Maar we zitten in de zomer ondertussen niet stil. Er wordt deze zomer hard gewerkt aan een herstructurering van onze website. Belangrijke verandering voor MaI is om een toolpagina toe te voegen. Hierop komen producten die we zelf opleveren (zoals de argumentenkaart en het segmentatieonderzoek), maar ook goede voorbeelden van alle rijksorganisaties. Daarnaast gaan we in de zomer aan de slag met het ontrafelen van mythes en feiten over de informatiehuishouding. Mensen denken dat informatiehuishouding heel veel tijd kodt, maar is dat ook echt zo? En als het op orde is, wat levert het op?

Team samenstelling

Het projectteam bestaat uit Hella Borking (projectleider), Tania Karina Manuschevich Viaux (projectadviseur) en Merel Lelivelt (communicatieadviseur).