Medewerker aan Informatie

Het project Medewerker aan Informatie (MaI) richt zich op organisatievraagstukken rond informatiehuishouding en openbaarmaking die medewerkers raken.

Taken en activiteiten

In algemene zin vallen de volgende taken onder het project:
• Kennis vergaren over hoe mensen in beweging te krijgen zijn als het gaat om aan informatiehuishouding gerelateerde zaken
• Kennis vergaren over goede voorbeelden op het gebied van informatiehuishouding en gedrag van medewerkers (bij het Rijk)
• Voorlichting en communicatie over de het programma RDDI en goede voorbeelden binnen het Rijk

Het eerste project waarmee MaI gaat samenwerken is E-mailarchivering.
• Mai gaat op basis van het onderzoek dat het Nationaal Archief heeft gedaan tijdens de pilots e-mailarchivering, op basis van uitkomsten van de meet-up van 4 december 2018 en op basis van onze expertise, het projectteam E-mailarchivering adviseren over aspecten die in hun product zouden moeten worden opgenomen om de acceptatie bij de gebruiker te vergroten.
• We zullen de organisaties die tot implementatie overgaan, ondersteunen in het implementatieproces. Te denken valt aan tools die medewerkers motiveren, een handleiding van het product, een training etc. Mede op basis van ons segementatie-onderzoek zullen we inzicht verkrijgen in de tools die bij dit product relevant kunnen zijn. Wij zullen de organisaties die gaan implementeren, helpen bij het inzetten van deze tools. Dit gebeurt uiteraard in overleg met de betreffende organisatie(s) omdat zij verantwoordelijk zijn voor de implementatie.

Stand van zaken: In kaart brengen van de minimaal noodzakelijke Basiskennis Informatiehuishouding

In maart tijdens de eerste netwerkbijeenkomst van Medewerker aan Informatie, hebben de deelnemers input gegeven over een aantal producten en diensten die het Rijk (gecoördineerd vanuit RDDI) zou moeten oppakken ten aanzien van de medewerker. Een van de door de deelnemers geformuleerde behoeftes is: ‘Definieer de Basiskennis: definiëren wat is het absolute minimum wat medewerkers moeten weten, kunnen en doen’. Met dit verzoek in het achterhoofd is MaI aan de slag gegaan en werkt momenteel met een interdepartementale multidisciplinaire afvaardiging aan de basiskennissessie. Gezamenlijk wordt er vanuit de wetgeving rondom informatiehuishouding nagedacht over wat rijksambtenaren minimaal moeten weten over wetgeving rondom duurzaam digitaal informatiegebruik. Tijdens de zogenaamde denksessies, onder begeleiding van de ArgumentenFabriek wordt er zoveel mogelijk kennis van de deelnemers werd ‘gemindmapt’. En wordt antwoord geven op de vragen:

1: Wat zijn de belangrijkste wetten die rijksambtenaren moeten kennen bij het creëren, opslaan, delen en vernietigen van digitale overheidsinformatie?
2: Wat moeten rijksambtenaren van deze wetten weten bij het creëren, opslaan, delen en vernietigen van digitale overheidsinformatie?

Het idee is dat er uiteindelijk een product, een zogeheten informatiekaart, ontstaat die weergeeft wat rijksambtenaren minimaal moeten weten over wetgeving rondom duurzaam digitaal informatiegebruik. Mogelijk wordt daar in het vervolg nog een specificatie van gemaakt, bijvoorbeeld uitgesplitst naar type ambtenaar.

Stand van zaken: Onderzoek Future Lab

RDDI verkent welke ontwikkelingen in de informatiehuishouding op de overheid afkomen en hoe we hierop kunnen anticiperen. Daarom laat Future Lab een onderzoek doen door Reframing Studio, met als opdracht om antwoorden te vinden op de volgende vragen:


A) Hoe ziet de informatiehuishouding van het Rijk eruit in 2030?
B) Wat betekent dit voor medewerkers en werkprocessen?
C) Wat betekent deze toekomstvisie voor de activiteiten van RDDI?

Op basis van interviews en literatuurstudie heeft Reframing Studio reeds 74 contextfactoren en zogeheten 8 driving forces geïdentificeerd. DIt zijn drijvende krachten die de toekomst vormgeven. En deze onderzoeksbevindingen zijn onlangs gepresenteerd aan het Strategisch Beraad. Maar dit zijn ze nog niet allemaal. Komende maanden worden er nog meer mensen geïnterviewd en nog meer literatuur geraadpleegd.

De komende weken selecteren de onderzoekers nog een aantal experts, nemen nog enkele interviews af, en doen ze nog aanvullend literatuuronderzoek. Zodat er vorm gegeven kan worden aan een definitieve clusters & samenhang 2030. Maar eerst volgt er bijeenkomst met respondenten, betrokkenen  & deskundigen de gelegenheid hebben om gezamenlijk feedback en input te geven aan de onderzoekers. Meer informatie over de methode is te vinden op de projectpagina van Future Lab.

Team samenstelling

Het projectteam bestaat uit Hella Borking (projectleider), Tania Karina Manuschevich Viaux (projectadviseur), Merel Lelivelt (communicatieadviseur) en Reshma Bhadjan (projectsecretaris).