E-mailarchivering

Veel e-mails worden niet opgeslagen in het documentmanagementsysteem. Hierdoor blijven dossiers onvolledig en kan cruciale informatie verloren gaan. Om dit te verbeteren is een geautomatiseerde werkwijze ontwikkeld op basis van de sleutelfunctie- of capstonemethodiek : e-mails van sleutelpersonen worden blijvend bewaard en andere worden na een vaste termijn vernietigd. Deze methode biedt meer controle en vermindert de risico’s van informatieverlies. Máár het vervangt niet het reguliere dossierbeheer.

Stand van zaken maart 2026

De Groepsondernemingsraad Rijk (GOR-Rijk) heeft in het najaar van 2025 gereageerd op het instemmingsverzoek voor het Tijdelijk beleidskader e-mailarchivering. Dit antwoord was: “Nee, tenzij”. Dit betekent dat het beleidskader pas in werking treedt als er aan een aantal voorwaarden is voldaan. 

Sinds januari 2026 werken we samen met de ministeries en CIO-Rijk aan producten die helpen om aan de voorwaarden van de GOR-Rijk te voldoen. Ook werken we aan generieke producten die de departementen kunnen gebruiken bij de implementatie van het beleid.

Samenwerking met andere partijen

RDDI werkt in dit project samen met het Programma Open Overheid, CIO Rijk, de Rijksdienst voor Informatiehuishouding (RvIHH), ict-dienstverleners (bijvoorbeeld SSC-ICT)  en alle ministeries.