E-mails die direct te maken hebben met je werkzaamheden als ambtenaar horen thuis in de juiste map binnen het systeem dat jouw organisatie gebruikt bij archiveren. Op deze manier kan besluitvorming later weer worden gereconstrueerd. Dit is belangrijk voor de bedrijfsvoering en de transparantie van de Rijksoverheid. Maar gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het proces lijkt lastig en veel tijd te kosten. RDDI heeft hier vanaf deze maand een oplossing voor: de toolbox e-mailarchivering.
De toolbox bestaat uit een verzameling instrumenten die laagdrempelige en praktische tips en instructies bieden voor het omgaan met je e-mailverkeer. Hoe kun je zorgen dat je minder e-mails verstuurt en ontvangt? Hoe hou je de mailbox opgeruimd en wat kun je doen om de bestandsgrootte van je mails te verkleinen? De toolbox biedt antwoord op deze vragen.
Naast instrumenten voor medewerkers bevat de toolbox ook oplossingen voor leidinggevenden, het spel Opslaan! en instructies die speciaal kunnen worden aangepast aan de organisatie. De eerste maakt deel uit van de ZO-campagne voor leidinggevenden die het eerste halfjaar van 2026 wordt uitgerold. De laatste twee kunnen door de CIO-offices worden aangevraagd, zodat deze binnen de organisatie breed verspreid kunnen worden.
Meer informatie over de leidinggevendencampagne vind je op www.open-overheid.nl/woensdag-zo-dag. De toolbox, het aanvraagformulier voor het spel Opslaan! en de instructies op maat zijn door CIO-offices aan te vragen via de campagnepagina e-mailarchivering.