Geautomatiseerde ondersteuning van e-mailbeheer binnen de Rijksoverheid is technisch haalbaar en juridisch verantwoord. Dat blijkt uit een pilot die het ministerie van SZW en RDDI hebben uitgevoerd. Maar de techniek is niet het belangrijkste aspect.
De pilot richtte zicht op de rol van AI bij het automatisch classificeren van e-mails. Daarbij werd onderscheid gemaakt tussen berichten die direct betrekking hebben op werk of besluitvorming (functionele mails) en berichten zonder relevante zakelijke informatie (niet-functionele mails).
Opslaan of verwijderen
Functionele mails moeten worden opgeslagen in het documentmanagementsysteem (DMS) of zaaksysteem van een organisatie. Niet-functionele mails moeten worden verwijderd.
Technisch haalbaar en juridisch verantwoord
De pilot is nu afgerond en heeft laten zien dat geautomatiseerde ondersteuning van e-mailbeheer binnen de Rijksoverheid technisch haalbaar en juridisch verantwoord is. Modellen halen daarbij een nauwkeurigheid van ongeveer 85% en zijn aantoonbaar betrouwbaar als het gaat om het maken van onderscheid tussen functionele en niet-functionele e-mails.
Techniek niet het belangrijkste
Automatische classificatie kan dus bijdragen aan het beheersbaar maken van e-mailvolumes en het verbeteren van de toegankelijkheid van overheidsinformatie. Tegelijkertijd maakt de pilot duidelijk dat succes niet primair wordt bepaald door de technologie. Datakwaliteit, duidelijke kaders en een zorgvuldige inrichting van de governance zijn hierin van veel grotere waarde.
Van experiment naar oplossing
De volgende stap ligt in het opschalen en verder professionaliseren van deze aanpak. Hierin is expliciete aandacht voor privacy, drempelwaarden en de rol van menselijke controle belangrijk. Op die manier hebben we het niet langer over een experiment maar over een toepasbare en toekomstbestendige oplossing voor e-mailbeheer binnen de overheid.