Privé en werk gescheiden
Gebruikers van overheidsmiddelen en -systemen moeten, waar dat kan, hun privé- en partijpolitieke informatie gescheiden houden van zakelijke informatie.
Eigen verantwoordelijkheid
Overheidsorganisaties moeten zelf zorgen voor de juiste afhandeling van hun documenten. Afspraken en beleid hierover worden echter zoveel mogelijk rijksbreed of samenwer met andere overheidsorganisaties gemaakt.
Wat bewaren we en waarom?
Via selectielijsten bepalen we welke documenten belangrijk zijn en gearchiveerd moeten worden. Dit gebeurt het liefst per werkproces. Als dat niet lukt, gebruiken we een methode met informatieknooppunten (de capstone methode). De Algemene Rijksarchivaris helpt hierbij, zodat alles op elkaar blijft afgestemd.
Nieuwe systemen: goed, veilig en open
Nieuwe communicatiemiddelen en informatiesystemen moeten ervoor zorgen dat informatie die valt onder de Archiefwet of de Wet open overheid goed bewaard blijft, makkelijk te vinden is, veilig wordt gedeeld én de privacy respecteert. Daar wordt vanaf het ontwerp rekening mee gehouden.
Veilig omgaan met informatie
Informatie wordt netjes en zoveel mogelijk automatisch verwerkt en beveiligd volgens de geldende regels (BIO, VIR, AVG).
Privégegevens uitsluiten van bewaring
Er zijn duidelijke regels voor welke privé- of politieke documenten niet bewaard worden. Deze regels worden opgesteld door CIO Rijk.
Controle en verantwoording
Overheidsorganisaties moeten zelf zorgen voor controles en verplichte audits op hun informatiebeheer. Zo kunnen ze aantonen dat ze zich houden aan de regels voor het bewaren en beheren van informatie.
Omgaan met gevoelige informatie
Als een organisatie gevoelige informatie (zoals staatsgeheimen) wil bewaren of delen, moeten zij zelf de informatie beoordelen op gevoeligheid en zorgen voor een voorziening die de informatie goed beschermt. Soms zijn extra afspraken nodig via CIO Rijk.