Onderzoek ‘Jouw rol in een betrouwbare overheid’: We gaan de goede kant op
Hoe ga jij om met overheidsinformatie? En hoe staat het met onze gezamenlijke opgave om te komen tot een meer open, transparante en betrouwbare overheid? Dat heeft ICTU in opdracht van RDDI in november onderzocht. Ruim 1.000 collega’s vulden de vragenlijst in. Eerste conclusie: we gaan de goede kant op. Het bewustzijn van het belang en de houding zijn goed. Nu moeten we doorpakken op kennis, gedrag en sturing.
Dit was de 4e keer dat het onderzoek is uitgevoerd. De resultaten van het 3e onderzoek in 2022 vind je hier. Toen was een stijgende lijn te zien in bewustzijn en houding. Die lijn lijkt zich te stabiliseren. Evenveel medewerkers vinden:
- Dat rijksmedewerkers overheidsinformatie goed op horen te slaan (97%).
- Het goed bewaren van overheidsinformatie een onderdeel van het werk (98%).
Op 2 gebieden was een kleine stijging te zien: meer medewerkers vinden dat goed bewaren van overheidsinformatie het werk gemakkelijker maakt en denken na over wat er zou gebeuren als overheidsinformatie zoekraakt.
Kleine stijging op 2 gebieden
| | 2022 | 2023 |
|---|---|---|
| Goed bewaren maakt het werk gemakkelijker | 85% | 88% |
| Wat zou gebeuren als overheidsinformatie zoekraakt | 57% | 61% |
Begin van gedragsverandering
Een gedragsverandering bleef in 2022 vooralsnog uit. Daar is nu verandering te zien! Het onderzoek in 2023 liet 3 significante verschillen zien en die hebben allemaal te maken met gedrag.
In vergelijking met 2022 gaven medewerkers in 2023 vaker aan:
- Dat ze hun werkwijze voor het bewaren van overheidsinformatie (deels) hebben gewijzigd.
- Er beter op te letten dat hun collega’s hun werk kunnen vinden nu zij hun werkwijze hebben aangepast.
- Dat ze overheidsinformatie nu vaker openbaar maken voor mensen buiten de Rijksoverheid.
Significante verschillen 2022-2023
| | 2022 | 2023 |
|---|---|---|
| Werkwijze voor het bewaren van overheidsinformatie (deels) veranderd | 41% | 48% |
| Beter op gelet dat collega's hun werk kunnen vinden | 23% | 36% |
| Overheidsinformatie vaker openbaar gemaakt voor mensen buiten de Rijksoverheid | 1% | 6% |
De aandacht vanuit de verschillende rijksprogramma’s, werkgevers, landelijke media en politiek voor het bewaren van overheidsinformatie heeft hierbij een belangrijke rol gespeeld.
Nog winst te behalen
De noodzaak van het goed opslaan van documenten lijkt bekend en daar wordt al aardig op gehandeld. 83% van de medewerkers slaat documenten op onder een naam die ook voor andere collega’s duidelijk is. En 77% gebruikt voor de documentnaam een bepaalde logica of systematiek. Maar dat betekent niet per se dat hun collega’s daar profijt van hebben: 40% kan de informatie van zijn of haar collega’s makkelijk terugvinden en 43% vindt dat collega’s overheidsinformatie goed opslaan. Al met al geeft 61% aan gemiddeld langer dan een kwartier per dag te zoeken naar overheidsinformatie, van collega’s, de organisatie of zichzelf.
Daar is nog winst te behalen. En het vergroten van kennis zou daar een rol bij kunnen spelen:
- 56% weet welke informatie verwijderd kan worden en wat bewaard moet blijven.
- 55% weet waar binnen de organisatie meer informatie te vinden is over het omgaan met overheidsinformatie.
Maar medewerkers staan open voor verbetering:
- 88% staat ervoor open om zijn of haar kennis en vaardigheden te verbeteren.
- 50% wil een cursus of opleiding volgen om zijn of haar gedrag bij het goed omgaan met overheidsinformatie te verbeteren.
- 83% zou meer willen leren over het goed bewaren van overheidsinformatie.