Nauwe samenwerking om e-mails gefaseerd automatisch te archiveren: springplank naar transparantie en verantwoording

Nieuwsbericht | 02-11-2023 | 12:49

E-mailarchivering is ook niet los te zien van de bredere opgave van verbetering van de informa­tiehuishouding, vertelt Marcel Tiggelovend, implementatiemanager E-mailarchivering bij RDDI. ‘We zijn door allerlei ontwikkelingen met de neus op de feiten gedrukt dat onze informatiehuishouding niet meer van deze tijd is. Van ons als overheid wordt verwacht dat we transparant zijn over ons handelen en onze besluiten. Als burgers, journalisten of de Tweede Kamer vragen om rele­vante informatie dan moeten we dat kunnen reproduceren. Die informatie komt uit verschillende bronnen, zoals chatberichten, sociale media, e-mails of documenten. Bij RDDI bewaken we de samenhang en de overlap tussen de verschillende projecten van RDDI. We werken samen als er overlap is in bijvoorbeeld wetgeving die voor verschillende projecten het­zelfde geïnterpreteerd en uitgevoerd moet worden.’

Efficiencyslag

Daarnaast zijn de afstemming en samenwerking met verschillende partijen essentieel, stelt hij. ‘Met het Nationaal Archief maken we bijvoor­beeld afspraken over archivering, met verschillende ict-partijen over de techniek. Wanneer alle twaalf departementen van dezelfde produc­ten gebruikmaken, maken we echt een efficiencyslag en zorgen we voor uniformiteit. Zodat bijvoorbeeld e-mailarchivering bij Financiën niet anders gebeurt dan bij Justitie en Veiligheid.’

Samenspel tussen beleid, techniek en richtlijnen

Het project E-mailarchivering is eind 2018 gestart met de publicatie van de Handreiking Bewaren van e-mail Rijks­overheid. ‘De reden voor dit project is dat we er soms niet of niet-tijdig in slaagden om alle relevante zakelijke e-mails aan de voorkant al te kunnen toevoegen aan de desbetreffende dossiers,’ vertelt Tiggelovend. ‘Hier­door ontstond een situatie waarbij we e-mails soms niet terug konden vinden bij een Woo-verzoek of par­lementaire enquête.

Daarnaast is het werk van onze collega’s substantieel toegenomen waardoor ze moeilijker toekomen aan het inhoudelijk beoordelen van e-mails om deze ver­volgens aan het betreffende dossier te kunnen toevoegen. Daarom zijn we bezig te kijken hoe we aan de slag kunnen met de bulkopslag van e-mails. Waarmee we zorgen dat we voldoen aan de Archiefwet, die ons voorschrijft dat we e-mailbestanden moeten behandelen als archiefwaar­dig materiaal.’

E-mailarchivering is niet los te zien van de bredere opgave van verbetering van de informatiehuishouding

Een deel van alle e-mail bestaat uit zogeheten ruismail, niet-functionele mail die niet relevant is voor archi­vering. Medewerkers krijgen ruim de tijd om deze ruismail te verwijderen of in een privémap op te slaan, alvo­rens er gearchiveerd gaat worden. Sandra Olislaegers, programmanager van actielijn 2 bij het ministerie van Financiën: ‘Hoe dit er concreet voor medewerkers uit gaat zien, is onder­deel van het implementatietraject. Het samenspel tussen beleid, techniek en richtlijnen voor medewerkers moet de komende periode concreter en toepasbaar worden gemaakt. Ook de ondernemingsraad wordt daarin meegenomen. Voor wat betreft de bewaartermijn van e-mails wordt een onderscheid gemaakt tussen sleutelfuncties en niet-sleutelfuncties. Dat is de lijn in de Handreiking E-mail archiveren van RDDI, maar ook in interne besluitvorming bij Financiën. Overigens worden e-mails van sleu­telfunctionarissen na overbrenging naar het Nationaal Archief niet zo­maar openbaar en speelt privacy een belangrijke rol. Zo kan openbaarma­king van het e-mailarchief tientallen jaren worden uitgesteld.’

Selectie bij informatieverzoeken en openbaarmaking

Hoe werkt dat bij de departementen zelf? ‘De bulkarchivering is echt be­doeld om de organisatie te ontlasten,’ vertelt Olislaegers. ‘Als medewerker kun je niet in alle gevallen elk mailtje meteen beoordelen op relevantie en vervolgens toevoegen aan het juiste dossier. Dat kost veel tijd en is ook niet waterdicht. Immers: een e-mail kan diverse dossiers raken. En of het relevant is voor archivering is steeds een lastige afweging. Met bulkarchivering van e-mail wordt voorkomen dat e-mails ontbreken bij informatieverzoeken.’

‘Het bulkarchief voor e-mail is overigens niet beschikbaar voor iedereen maar alleen voor een aantal gescreende zoekspecialisten van het departement zelf,’ gaat ze verder. ‘De zoekspecialisten kunnen alleen na toestemming van de pSG e-mails opzoeken. Vervolgens wordt door juristen beoordeeld of de e-mails verstrekt of openbaar mogen worden gemaakt. Privacygevoelige informatie in e-mails wordt gelakt. Voordeel van het bulkarchief voor e-mail is dat de kans dat informatie ontbreekt kleiner wordt. Maar: de hoeveelheid content is groot, en dat blijft voor zowel onze zoekspecialisten als de ontvangers van die informatie een uitdaging.’

Daarom zijn duidelijke richtlij­nen nodig voor medewerkers. Olislaegers: ‘Zij moeten weten wat je moet archiveren en wat je mag verwijderen. Want zelfs los van bovengenoemde ruismail, is binnen de resterende e-mail lang niet alles interessant. Duidelijke richtlijnen vereenvoudigen de selectie van informatie bij informatieverzoeken en zorgen ervoor dat burgers, jour­nalisten of de Tweede Kamer sneller en gerichtere informatie krijgen. Binnen Financiën benutten we de communicatieproducten die door RDDI worden ontwikkeld. Vanuit Financiën leveren we daar input op, zodat deze producten zo realistisch en concreet mogelijk worden.’

Tiggelovend vult aan: ‘In de komen­de communicatiecampagne gaan we medewerkers goed informeren over wat er voor hen gaat veranderen, en leveren we tegelijk ook de nodige tools en middelen. Daarom is de samenwerking in dit project zo be­langrijk. We gooien dit niet zomaar over de schutting en succes ermee. We kijken met alle ministeries naar de juiste benodigdheden die voor iedereen van nut zijn om de infor­matiehuishouding naar een hoger niveau te helpen.’

Weg voorwaarts

Als straks de departementen gaan starten met het inrichten van het bulkarchief voor e-mail betekent het niet dat ze met terugwerkende kracht gaan archiveren. ‘Wel is het technisch zo ingeregeld dat we oudere mailbe­standen hebben en deze beschikbaar hebben voor bijvoorbeeld Woo-ver­zoeken,’ legt Tiggelovend uit. ‘Hier is de privacy van individuele medewerkers geborgd. Men kan niet zonder meer zomaar in de database gaan zoeken. Daar zijn specifieke zoekprotocollen voor. Daar zijn we buitengewoon zorgvuldig in.’

‘Vanaf 1 januari gaan we starten met het gefaseerd inrichten van automatisch archiveren van zakelijke e-mails,’ gaat hij verder. ‘Dat is geen eenvoudige klus; en er zijn nog veel stappen te zetten in dit complexe vraagstuk. RDDI fungeert als haar­lemmerolie en coördineert en facili­teert de samenwerking op techniek, proces, organisatie en communicatie tussen alle departementen en overige partijen. Dit draagt bij aan uniformi­teit en zorgt voor een efficiënte en effectieve aanpak.’

Tiggelovend is optimistisch over de toekomst. ‘Het doel is om optimaal transparant te zijn. Het begin is er maar er zijn nog wel stappen te zet­ten. Toch weet ik zeker: we komen er wel.’

We hopen dat e-mailarchivering in de toekomst niet meer nodig is

Bron: Od, editie 31

Tekst: Pieter Verbeek
Beeld: Bart van Vliet