Departementen gaan zelf aan de slag met dashboards
Rijksorganisaties hebben meer sturingsinformatie nodig om hun informatiehuishouding te verbeteren. Daar helpen dashboards bij door overzicht en inzicht te bieden. Het rijksbrede project Departementale Dashboards Informatiehuishouding heeft de afgelopen 2 jaar een pakket ontwikkeld met hulpmiddelen voor het maken van een IHH-dashboard. Nu stopt het project van Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) en is het aan de departementen en rijksorganisaties zelf om met dashboards aan de slag te gaan.
Het project heeft indicatorensets en prototype-dashboards ontwikkeld voor de rijksorganisaties, op 8 verschillende informatiehuishoudingsthema’s. Een uitgebreide handreiking en een stappenplan bieden hulp bij het inrichten en implementeren ervan. Ook zijn er veel praktijktips in meegenomen vanuit de verschillende organisaties, vertelt projectleider Annemiek van Waterschoot van RDDI. ‘De bedoeling is om rijksorganisaties te voorzien van een gemeenschappelijke grondslag om hun dashboards te ontwikkelen. Daarmee wordt het ook mogelijk om op rijksniveau informatie te bundelen.’ Daarnaast zet het project dashboardcoaches van Doc-Direkt in als vraagbaak voor departementen die aan de slag willen met dashboards. Zij adviseren en ondersteunen organisaties die met de dashboards aan de slag gaan.
Woo-verzoeken
Bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) gaat binnenkort het eerste dashboard Woo-verzoeken live, vertelt Robbert Kompier, projectleider Sturingsinformatie bij BZK Transparant. ‘Met het dashboard brengen we in kaart hoelang het duurt voordat wij gemiddeld een Woo-verzoek hebben afgehandeld. Zodra we overzicht en inzicht daarover hebben kunnen we dat afzetten tegen de wettelijke termijn, die daaraan hangt. De Woo-verzoeken komen op allerlei afdelingen en DG’s binnen. Je wilt dan dat een manager overzicht heeft over zijn eigen afdeling, en weet hoe zijn afdeling die Woo-verzoeken afhandelt. Zo willen we die manager handvatten geven om zijn management-
verantwoordelijkheid te pakken.’
Een dashboard is een middel, geen doel op zichzelf
Naast het dashboard over Woo-verzoeken liggen er volgens Kompier meer ideeën klaar voor andere dashboards, bijvoorbeeld over actieve openbaarmaking en dossiers in het documentmanagementsysteem Digidoc. Een dashboard is een middel, geen doel op zichzelf, benadrukt hij. ‘Op het moment dat we met een dashboard overzicht en inzicht hebben gecreëerd, dan biedt dat handvatten voor verbetering. Dus eigenlijk wil je met behulp van de dashboards steeds een stapje verbeteren.’
‘Dat doe je het liefst door een norm aan indicatoren te hangen, zodat je elke keer kunt zeggen waar we naartoe willen. De data zijn er al om dat inzicht te krijgen. Managers moeten kunnen zien hoe we ervoor staan wat betreft Woo-verzoeken: zijn we binnen de termijn, of juist niet? Wat zijn de percentages? Waar loopt het op vast? Dat inzicht geeft handelingsperspectief. Op dit moment is dat inzicht er onvoldoende. Het dashboard brengt daar verandering in.’
Eigen aanpak
Als dashboardcoach adviseerde en ondersteunde Ramyaa Khan bij de pilot voor het Woo-verzoekendashboard. Als informatieadviseur bij Doc-Direkt werkt ze als dashboardcoach ook bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) en Algemene Zaken (AZ). De kracht van de dashboardcoaches is dan ook dat ze vanuit elke organisatie weer lessen kunnen meenemen naar een andere organisatie, stelt ze. ‘Elk departement heeft weer zijn eigen aanpak. Waar een departement inzicht bracht met grafiekjes in Excel, is het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat meteen begonnen met gegevens koppelen aan dashboards. Het mooie in dit project is om al die kennis uit te wisselen en van elkaar te leren. Daarom worden er regelmatig kennisdelingssessies georganiseerd. BZK organiseerde bijvoorbeeld een sessie over Woo-verzoeken, en onlangs hadden we er van het ministerie van JenV eentje over datawarehousing. Zo blijf je van elkaar leren en groei je steeds verder.’
Betere data in je dashboard leveren nauwkeuriger stuurinformatie op
Met haar team gaat Khan op zoek naar het antwoord op een aantal relevante vragen. Khan: ‘Waar staan de data? Hoe kunnen we deze data ontsluiten? Hebben jullie al een ontwikkelaar in huis die hieraan kan bijdragen? Moeten we sessies organiseren met potentiële eindgebruikers? Daarnaast zijn we ook bezig geweest met de validaties op de datakwaliteit. Op het moment dat je onvolledige data in je dashboard stopt, dan krijg je daar ook geen correcte stuurinformatie uit.’
Kennisdelingssessies
Op dit moment is er een nieuw systeem in ontwikkeling voor Woo-verzoeken, een workflow-tool, in een ander project van RDDI, genaamd Woo-Doeth (zie p. 16). ‘Dan kun je straks echt per processtap bij een Woo-verzoek zien hoelang het duurt, waar de knelpunten zitten,’ stelt Khan. BZK gaat deze nieuwe tool in gebruik nemen en met deze nieuwe databron zijn dashboard verder uitbreiden.
Hoewel het project stopt vanuit RDDI, blijven de dashboardcoaches beschikbaar voor de ondersteuning van de departementen. Ook blijven ze kennisdelingssessies organiseren. ‘Het mooie is dat het werk nu start voor de andere partijen. Wij hebben de basis gelegd, die zij verder kunnen brengen,’ besluit Van Waterschoot.
Bron: Od, editie 31
Tekst: Pieter Verbeek
Beeld: Hilbert Krane