Rijksorganisaties hebben meer dialoog en een actievere sturing nodig om hun informatiehuishouding (IHH) te verbeteren en de doelen van het generieke actieplan Open op Orde te bereiken. Het project Departementale IHH-Dashboards was in het leven geroepen om dergelijke dialoog en sturing te faciliteren.
Voor gerichte verbetering is meer overzicht en inzicht nodig over het functioneren van de informatiehuishouding. Een departementaal dashboard toont deze informatie. Wil je weten wat een departementaal IHH-dashboard voor jouw organisatie kan betekenen bij het verbeteren van de informatiehuishouding? Bekijk de demofilm!
Demofilm: Aan de slag met departementale IHH-dasboards
Aan de slag met Departementale IHH-dashboards!
Disclaimer: Let op, alle gegevens in dit filmpje zijn fictief.
Hoi, ik ben Paul en ik ben informatiecoördinator bij het Rijk. Vaak krijg ik vragen over onze dashboards voor de informatiehuishouding. Een mooie gelegenheid dus voor jou om even mee te kijken.
Hier zie je ons dashboard over e-mailarchivering. Je kunt hier veel informatie vinden, zoals hoeveel e-mails er ontvangen en verzonden zijn, hoeveel e-mails verwijderd of verplaatst zijn en hoeveel e-mails zijn toegevoegd aan het DMS. Ik ga nu verder inzoomen op hoeveel e-mails zijn toegevoegd aan het DMS door hier te klikken. In dit overzicht kunnen we zien hoeveel e-mails in het DMS worden gezet per afdeling.
Hier zien we bijvoorbeeld dat de afdeling Financiën de afgelopen tijd steeds meer e-mails in het DMS toevoegt. Deze afdeling krijgt wekelijks veel e-mails binnen die belangrijk zijn om te bewaren, maar in het verleden werd dit niet altijd op de juiste plek bewaard. Dat zagen wij terug in het dashboard en hiervoor is toen een verbeterplan opgesteld. Sindsdien zien we in de data terug dat het elke maand verbetert.
Bij de afdeling Ouderenbeleid lijkt het erop dat de afgelopen tijd minder e-mails zijn toegevoegd aan het DMS. Dit hoeft niet altijd te betekenen dat er een probleem is, want lang niet alle e-mails moeten in het DMS geplaatst worden. Wel is dit informatie die ik met de afdelingsmanager wil bespreken om te zien of de informatiehuishouding op orde is.
Hé, Paul, even iets anders. We hebben vorige maand gekeken naar die Woo-verzoeken en dat stond er toen niet zo goed voor. Hoe is dat nu?
Paul: Laten we het dashboard er even bijpakken. Hier zien we dus hoeveel Woo-verzoeken er bij ons departement binnenkomen. Daarvan zien we ook welk percentage binnen de beslistermijn is behandeld en de gemiddelde afhandeltijd ervan. 15 Woo-verzoeken zijn binnengekomen, waarvan er nu zeven in behandeling zijn. Vorige maand waren dat er nog 10, dus dat gaat de goede kant op. Van de zeven Woo-verzoeken die nu nog in behandeling zijn, vallen er twee buiten de beslistermijn. Door op deze knop te klikken kun je zien om welke verzoeken dat gaat.
Yara: Bedankt voor je toelichting. Dit geeft me wel nieuwe inzichten.
Je ziet dat door verder in te zoomen informatie naar boven komt die belangrijk kan zijn voor de sturing binnen de organisatie. Wanneer je bijvoorbeeld ziet dat de doorlooptijd steeds langer wordt, dan kan uitgezocht worden hoe dit komt en kan er gestuurd worden op het verbeteren van deze doorlooptijd. Zo kun je in één oogopslag zien waar je organisatie kan verbeteren. Ben je op zoek naar hulp voor jouw dashboard bekijk dan de website of neem contact op met onze dashboardcoaches.
Er is ook een praktische hand-out. Hiervan zijn ook printbare bestanden beschikbaar, waarvan een met snijlijnen voor als je hem wilt laten printen: Hand-out printbaar, Hand-out printbaar met snijlijnen.
Animatie: Departementale Informatiehuishoudingsdashboards
We zien een animatie.
*Rustige muziek*
Beeldtekst: Departementale informatiehuishoudingsdashboards.
Voiceover: De Rijksoverheid heeft de opgave om transparanter te worden en daarom willen rijksorganisaties de informatiehuishouding steeds beter maken. Daarmee is de behoefte ontstaan aan inzicht in hoe we omgaan met informatie. Een middel hiervoor is een dashboard. Daarmee wordt inzicht geboden. Het geeft antwoord op vragen aan de hand van indicatoren zoals: welke informatie heeft de organisatie beschikbaar en hoe lang duurt het om informatie te vinden? Dashboards geven antwoord op vragen zoals: wordt informatie tijdig verstrekt aan de verzoeker? Is de openbaarmaking volledig en tijdig? En worden metadatavelden goed ingevuld? Dashboards tonen de stand van zaken op een bepaald moment en laten zien hoe de onderwerpen zich in de tijd ontwikkelen. De informatie op het dashboard helpt om bij te sturen, zodat organisaties hun informatiehuishouding kunnen verbeteren. Hiermee worden leidinggevenden in staat gesteld om datagestuurde keuzes te maken. Daarnaast geven dashboards medewerkers inzicht in hun eigen werkzaamheden. Voor ontwikkelaars zijn een toolkit en dashboardcoaches beschikbaar. De toolkit bevat beschrijvingen van geschikte indicatoren en een stappenplan om het dashboard te ontwikkelen en implementeren. De dashboardcoach helpt jou met de opstart van jouw traject. Rijksorganisaties kunnen zo een dashboard ontwikkelen voor verschillende medewerkers, situaties, systemen en werkprocessen. Door ervaringen uit te wisselen kunnen de organisaties elkaar daarmee versterken. Want met actuele, compacte en duurzaam toegankelijke informatie wordt het een stuk makkelijker goede beslissingen te nemen. En daarmee de informatiehuishouding beter op orde te brengen ten behoeve van hergebruik van informatie.
Logo Rijksoverheid verschijnt in beeld.
Voiceover: Wil je meer weten over de dashboards? Kijk op www.informatiehuishouding.nl/projecten/dashboards. Of mail dashboardcoachihh@minocw.nl.
*Muziek eindigt*
Geef jouw feedback en praktijkvoorbeelden
Je wordt uitgenodigd om de indicatorensets te gebruiken en eventuele feedback door te geven aan de dashboardcoach. Bekijk de speciale pagina en reageer!
Dashboardcoaches van Doc-Direkt bieden advies aan departementen die aan de slag willen met dashboards. Zij kunnen ook ondersteunen bij pilots.
Meer weten? Mail de dashboardcoaches: IHH-dashboards@rijksoverheid.nl
Stand van zaken
Het project is afgerond. Neem met vragen contact op via het contactformulier van RDDI.
Na een verkenning eind 2021 is fase 1 van het project uitgevoerd van februari tot en met augustus 2022. De eerste fase van het project heeft een vraaganalyse en een eindrapportage opgeleverd in augustus 2022.
Van november 2022 tot en met september 2023 voerde RDDI met rijksorganisaties de vervolgfase van het project uit. Dit heeft een eindrapportage van fase 2 opgeleverd.
De dashboardcoaches van Doc-Direkt blijven bereikbaar voor ondersteuning (IHH-dashboards@rijksoverheid.nl).
Uitkomsten van het project
Het project Departementale IHH-Dashboards heeft concrete handreikingen gemaakt die departementen kunnen gebruiken voor het ontwikkelen en implementeren van hun eigen dashboard. In augustus 2022 zijn een lijst indicatoren voor dashboards en een stappenplan opgeleverd als onderdeel van de eindrapportage van fase 1.
In fase 2 van het project zijn indicatorensets ontwikkeld voor verschillende onderwerpen, zijn de dashboardcoaches gestart en is er een eindrapportage over de tweede fase opgeleverd. Daarnaast is ondersteuning geboden aan pilots die bij meerdere departementen en organisaties hebben gelopen.
Tijdens het project werden de ervaringen die al zijn opgedaan bij een aantal rijksorganisaties breed gedeeld, besproken en benut. Praktijktips hieruit zijn opgenomen in de handreikingen. De uitkomsten zijn niet alleen bestemd voor de kerndepartementen, maar ook voor andere rijksorganisaties. Als de dashboards van alle rijksorganisaties op een gemeenschappelijke grondslag ontwikkeld worden, wordt het mogelijk om op rijksniveau informatie te bundelen. Ook hieraan heeft het project bijgedragen.