Departementale Dashboards Informatiehuishouding

In het generiek actieplan Open op Orde zijn de visie en doelstellingen voor verbetering op informatiehuishouding (IHH) vastgelegd. Om deze doelen te bereiken zijn meer dialoog en een actievere sturing nodig binnen rijksorganisaties op het gebied van IHH. Het project Departementale Dashboards Informatiehuishouding is in het leven geroepen om dergelijke dialoog en sturing te faciliteren. Door een generieke opzet voor departementale dashboards te ontwikkelen waarmee rijksorganisaties zelf aan de slag kunnen, draagt het project bij aan de verbetering van de IHH zodat deze voldoet aan de eisen in wet- en regelgeving en tegemoet komt aan de belangen van de samenleving en het parlement. 

Aanleiding voor het project

Om gerichte, doelmatige dialoog en sturing op het gebied van IHH mogelijk te maken is een voortdurend inzicht in de stand van zaken van de informatiehuishouding nodig. Een uitdaging hierbij is dat beslissers die binnen hun rijksorganisaties de verantwoordelijkheid dragen voor de verbetering van IHH vaak geen experts op dit gebied zijn. Dit betekent dat ze hulpmiddelen nodig hebben waarmee ze goed en up to date overzicht krijgen op het gebied van IHH binnen hun departement.

Een dashboard is hierbij een uitkomst. Dashboards worden al gebruikt om besluitvorming over bedrijfsvoeringskwesties te ondersteunen, zoals bij financiën en HRM. Dashboards geven een beter overzicht van de stand van zaken op het gebied van informatiehuishouding, wat inzicht geeft in waar er verbeteringsslagen gemaakt kunnen of moeten worden. Daarbij komt dat de ervaring leert dat het gebruik van dashboards tot een betere integratie van bepaalde onderwerpen in het dagelijks werk leidt. 

Wat doet het project?

Het project departementale IHH dashboards ontwikkelt een generiek instrument met een lijst indicatoren en een stappenplan die departementen kunnen gebruiken voor het ontwikkelen en implementeren van hun eigen dashboard. Tijdens het project worden de ervaringen die al zijn opgedaan bij een aantal rijksorganisaties breed gedeeld, besproken en benut. In eerste instantie is dit gedaan door identificatie van de belangrijkste thema’s, mede op basis van een vraaganalyse. Deze thema’s zijn vervolgens vertaald naar indicatoren en een specificatie van de benodigde parameters en hun definities. Hierbij was openbaarmaking een belangrijk onderwerp. In tweede instantie wordt ook gebruik gemaakt van de technische vormgeving door middel van business intelligence tools die aansluiten op bestaande of nader vorm te geven informatiesystemen, in het bijzonder documentmanagementsystemen (DMS). De uitkomsten zijn niet alleen bestemd voor de kerndepartementen, maar ook voor alle uitvoeringsorganisaties.

Als de dashboards van alle rijksorganisaties op een gemeenschappelijke grondslag benut worden, wordt het mogelijk om op rijksniveau informatie te bundelen. Ook hieraan draagt het project bij.

Stand van zaken

Na een verkenning eind 2021 en een Plan van Aanpak in het voorjaar 2022 is de uitvoering van het project in februari 2022 gestart. De vraaganalyse is in juli afgerond en de eindrapportage is in augustus 2022 opgeleverd. Hiermee zijn het stappenplan en de lijst indicatoren aangeleverd. In de eindrapportage wordt een vervolgtraject voorgesteld om de departementen te begeleiden bij de ontwikkeling en implementatie van een departementaal dashboard. Daarbij wordt ook een voorstel gedaan voor de nadere uitwerking van de indicatoren.