Betere informatiehuishouding, ander gedrag
Met een betere informatiehuishouding zijn flinke voordelen te behalen: betere vindbaarheid van informatie zorgt voor een vollediger informatievoorziening en dus voor een efficiëntere afhandeling van informatie- en Woo-verzoeken. De afdelingshoofden van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu worden in een pilot van het project Gedrag in Overheidsinformatie ondersteund bij het sturen op een betere informatiehuishouding.
Sturen op informatiehuishouding is voor de gemiddelde overheidsmanager geen gewoonte, zo bleek uit onderzoek dat Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) vorig jaar liet uitvoeren. ‘Leidinggevenden zijn het gewoon niet gewend, hebben jarenlang niet op het onderwerp gestuurd en zien het vaak niet als hun taak,’ vertelt Honzik Pavel, projectleider Gedrag in Overheidsinformatie bij RDDI. Dat beeld herkent Hicham Saydali, afdelingshoofd Duurzame Informatievoorziening bij het RIVM. ‘Het onderwerp is niet top of mind, en men kan moeilijk inschatten wat een goede informatiehuishouding kan opleveren.’
Informatiehuishouding kwam bij het RIVM tijdens corona hoger op de agenda te staan omdat COVID-19 als hotspot is vastgesteld. Toen bleek dat er behoefte was aan meer duidelijkheid over het archiveren van informatie, licht Saydali toe. ‘We zijn toen vanuit mijn afdeling de rollen, verantwoordelijkheden en de governance op dit gebied scherper gaan formuleren. Toen deze pilot voorbijkwam, kon ik geen nee zeggen.’
Maak wenselijk gedrag behapbaar
Met behulp van Gedragsbureau Duwtje heeft Gedrag in Overheidsinformatie een interventie ontworpen die het leidinggevenden makkelijker maakt om informatiehuishouding te bespreken in reguliere teamoverleggen. Pavel: ‘Wil je gewoontegedrag van leidinggevenden doorbreken, dan moet je het gewenste gedrag klein en behapbaar maken. Daarnaast wil je ervoor zorgen dat leidinggevenden heel doelgericht de juiste kennis kunnen overbrengen. Op basis van die twee principes hebben we een stappenplan voor leidinggevenden opgezet. Binnen het RIVM doorlopen de teams die meedoen aan de pilot deze stappen in drie praktische werksessies.’
Een van de stappen is dat medewerkers hun belemmeringen ten opzichte van het archiveren van informatie kenbaar kunnen maken. Immers, als je weerstanden adresseert, dan voelen mensen zich serieus genomen en zijn ze meer geneigd om aan de slag te gaan. Pavel: ‘Een andere stap is het inzichtelijk maken van de verschillende rollen. Ook worden er afspraken gemaakt over het verbeteren van het archiveren van informatie binnen het team.’
Hard nodig
De echte waarde van de interventie zit volgens Saydali juist in de discussie die dan ontstaat. ‘De pilot is een duwtje om het onderwerp informatiehuishouding echt te agenderen. En dat is hard nodig. Het faciliteert de beweging naar een situatie waarin informatie goed vindbaar is, voor jezelf en collega’s. En voor de samenleving. Die beweging is voor mij veel belangrijker dan het uiteindelijke resultaat van de werksessies. Ik ben ervan overtuigd dat deze interventie bij de rijksoverheid echt een toegevoegde waarde biedt om het gesprek op tafel te krijgen.’
Dit najaar komen de eerste evaluaties van de pilot, waarna er gewerkt zal worden aan versie 2.0. De interesse vanuit verschillende rijksorganisaties om ermee aan de slag te gaan is groot. Samenwerking is belangrijk, stelt Saydali. ‘Zowel binnen als buiten de organisatie. Informatiebeheerders hebben bijvoorbeeld een club als Gedragsbureau Duwtje nodig om tools en middelen te bieden om hun organisatie nog beter te kunnen faciliteren. Samenwerking en elkaars expertise benutten is de sleutel om de informatiehuishouding binnen de rijksoverheid naar de vereiste verbetering te brengen.’
Bron: Od, editie 31
Tekst: Pieter Verbeek
Beeld: Hilbert Krane en Floor Boekelman