Wet Woo: ‘Je kunt deze openheid ook als een vorm van veiligheid zien’
De Wet open overheid (Woo) is sinds 1 mei 2022 van kracht. Deze wet verplicht overheidsorganisaties, waaronder UWV, om informatie actief openbaar te maken. Dit heeft gevolgen voor de organisatie én voor medewerkers. Hoofd Juridische Zaken Marieke ten Cate en projectmanager implementatie Woo Steph Smit van UWV werken samen in een multidisciplinair team.
Het grote verschil tussen de Woo en zijn voorganger – de Wet openbaarheid bestuur (Wob) – is dat bij de Wob een overheidsorganisatie pas informatie bij elkaar ging zoeken als daarnaar werd gevraagd, bijvoorbeeld door een journalist. De Woo werkt andersom: een organisatie maakt belangrijke informatie ongevraagd actief digitaal toegankelijk. De bedoeling is dat al deze informatie van in totaal zo’n 960 overheidsorganisaties op termijn in landelijk op één plaats te raadplegen is (bijvoorbeeld overheid.nl).
Open en transparant
‘De Woo sluit aan bij de ambitie van de Raad van Bestuur en bij de wens van veel medewerkers om open en transparant te zijn over het werk dat zij doen’, zegt Marieke ten Cate. ‘UWV is een publieke organisatie die betaald wordt met publiek geld. Dan is het niet meer dan redelijk dat we laten zien wat we doen en hoe we het doen. Transparantie kan helpen om te bouwen aan het vertrouwen in de overheid. Dat vertrouwen is onder meer door de toeslagenaffaire beschadigd geraakt.’
De Woo heeft gevolgen voor de informatievoorziening en voor medewerkers, vertelt Steph Smit. ‘Het landelijk publiceren van de informatie gebeurt in verschillende fasen. Er zijn 11 categorieën informatie die we de komende jaren openbaar moeten maken, naast wat we zelf vinden dat UWV vanuit het maatschappelijk belang wil publiceren. Vanaf komend jaar gaan we deze informatie gefaseerd ontsluiten. Het afgelopen jaar hebben we in het programma OpenUWV gewerkt met proeftuinen. Daardoor kunnen we aan de hand van een ontwerp-documentreis actief documenten openbaar maken.’
Nadenken over hoe we dingen opschrijven
Wat betekent openbaar maken voor medewerkers van UWV? ‘We zullen ons nog meer af moeten vragen hoe we dingen opschrijven’, zegt Marieke. ‘Begrijpelijk, feitelijk en met de nodige context. Bij de stukken die naar de Raad van Bestuur gaan als voorleggers hebben we in het format gezet: wil je dat deze tekst zo openbaar wordt? Zodat mensen nadenken over formuleringen en over hoe een tekst overkomt.’
Moeten medewerkers dan al hun woorden op een goudschaaltje wegen? ‘Het was natuurlijk al zo dat veel informatie opgevraagd kon worden’, aldus Marieke. ‘Het is we goed dat we ons daarvan bewust zijn. Dat is geen reden om angstig te zijn. De naam van de auteur blijft beschermd en de documenten die we openbaar maken, zijn niet herleidbaar tot een medewerker of klant. Als is het wel zo: hoe hoger je in de organisatie zit, hoe meer het bij je functie past om dat wat je schrijft openbaar te maken. Het is handig om daar rekening mee houden in je communicatie.’
Veilige verantwoording
‘Je kunt de openheid ook als een vorm van veiligheid zien’, vindt Steph. ‘Doordat alle stukken openbaar zijn, is het heel transparant hoe een besluit tot stand is gekomen. Ook als blijkt dat er iets is misgegaan is het goed om daar transparant over te zijn.’ Marieke: ‘Belangrijk is daarbij wel dat er een cultuur is waarin medewerkers zich veilig voelen en op steun kunnen rekenen van hun leidinggevende als dit soort informatie naar buiten komt.’ Het programma OpenUWV heeft voor 2023 acties gepland staan om de divisies daarbij te ondersteunen.
Een belangrijke rol is in de Woo sinds 1 mei weggelegd voor de contractpersoon Woo. Dat is de verbindende schakel tussen de vrager van informatie en UWV. De contactpersoon helpt de vrager om de vraag te verhelderen en duidelijk te krijgen welke informatie precies gewenst is. Hij of zij coördineert ook het zoekproces en heeft contact met afdelingen die de informatie kunnen leveren. De contactpersoon houdt ook de termijnen in de gaten.
Informatiehuishouding op orde
Essentieel voor een goede uitvoering van de Woo is dat gevraagde informatie goed en snel te vinden is. ‘Dat is een flinke uitdaging’, zegt Steph. ‘Het helpt als medewerkers stukken op de juiste plek opslaan en dat er meta-informatie is toegevoegd die het terugvinden vergemakkelijkt. Verder ligt er een opgave om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Wij willen niet wachten op een centraal overheidsportaal, dat kan nog lang duren; we gaan zelf publiceren via UWV.nl.’
Veel informatie van UWV is al online beschikbaar, zoals jaarplannen, organisatiegegevens, klachtenoordelen en verslagen van de raad van bestuur. De komende tijd wordt hier stapsgewijs informatie aan toegevoegd, zoals de voorleggers van RvB-verslagen, onderzoeksrapporten, convenanten en documenten over hoe UWV we onze opdracht uitvoeren. De divisies en organisatieonderdelen zijn hier nauw bij betrokken via het programma OpenUWV.
Laten zien wat we doen
Uitvoering van de Woo is een plicht, maar het is ook een kans, vinden Marieke en Steph. ‘We mogen als organisatie trots zijn op wat we doen’, zegt Marieke. ‘Daar hoort bij dat we laten zien hoe we werken en hoe beleid en besluiten tot stand komen. Dat past bij het huidige tijdsgewricht.’ Steph: ‘De ambitie van UWV gaat verder dan de Woo. Openbaarheid is ons uitgangspunt.’
Goed voorbeeld om te delen?
Is jouw organisatie ook aan de slag met informatiehuishouding? Deel je verhaal met ons en neem contact op!