“Er moet iets veranderen in het gedrag van álle medewerkers”

Nieuwsbericht | 02-03-2022 | 10:39

Toen de Woo naar de Tweede Kamer ging, is het Rijksprogramma voor Duurzame Digitale informatiehuishouding (RDDI) opgericht. Dat gebeurde vanuit een idee: een goed functionerende overheid begint bij volledige, betrouwbare en transparante overheidsinformatie, die daarvoor goed geordend moet zijn. Een goede informatiehuishouding is een randvoorwaarde voor een transparante overheid. De komende jaren verbetert de Rijksoverheid daarom de omgang met documenten, die niet alleen juist maar ook altijd beschikbaar en vindbaar moeten zijn. Medewerkers moeten informatie goed verwerken en bewaren en weten wat van hen wordt verwacht.

De campagnes #LekkerOpOrde en de Maand van de Digitale Fitheid in maart bieden daarvoor verschillende hulpmiddelen. Die zijn gericht op gedrag. RDDI begon enkele jaren geleden met de techniek, die nodig is voor een betere informatiehuishouding. Maar met techniek alleen verbeter je geen informatiehuishouding, zegt Hella Borking, hoofd van het RDDI-cluster Mens en Organisatie: “Er moet ook iets veranderen in het gedrag van álle medewerkers van het Rijk.”

Van bewustzijn naar gedrag

Uit het Flitspanelonderzoek van november 2021 bleek dat de bewustwording rondom het belang van informatiehuishouding is verhoogd en de houding van medewerkers verbeterd. Maar gedragsverandering blijft uit. Zo’n vier op de vijf medewerkers vinden bijvoorbeeld dat ze informatie voor anderen goed opslaan. Slechts 29% vindt dat bestanden van anderen makkelijk te vinden zijn. Die percentages stroken niet met elkaar.

Verschillende typen medewerkers

Om beter zicht te krijgen op hoe mensen het juiste gedrag vertonen zijn verschillende typen medewerkers en hun houding ten opzichte van informatiehuishouding onderzocht. Daaruit kwamen ‘vier verschillende soorten’ collega’s:

• De Katja, die informatiehuishouding interessant en belangrijk vindt en het fantastisch doet
• De Lisanne, die het niet interessant vindt maar wel belangrijk, en het daarom ook goed doet
• De Manuel, die het niet interessant vindt en er geen zin in heeft. Die doet het dus niet goed.
• De Dieter, die snapt dat het belangrijk is, maar prioriteiten elders heeft liggen, waardoor het niet zo goed gaat.

“Katja’s en Lisanne’s moet je op een podium zetten”, zegt Hella. “Zij zijn potentiële ambassadeurs om gedrag op een afdeling te verbeteren. De Katja van mijn team verzorgt de stukken voor ons clusteroverleg. Ze stuurt bijvoorbeeld geen documenten rond maar e-mails met links naar bestanden in ons Document Management Systeem.”

De rol van managers

Managers spelen een belangrijke rol, zij nemen het voortouw bij de aandacht voor informatiehuishouding. Door in het team afspraken te maken en zelf het goede voorbeeld te geven. Hella: “Mensen kijken naar het gedrag van anderen en managers in het bijzonder. Wat dat betreft zijn vooral Dieters interessant. Als een manager informatiehuishouding geen aandacht geeft, steekt een Dieter er ook geen tijd in.”

Wie is Hella zelf eigenlijk? “Ik ben een echte Dieter. Ik besef natuurlijk door mijn vak het belang van goede informatiehuishouding maar ik ben altijd té druk, waardoor ik het niet echt goed doe.’ Daarom belegt ze een deel van het werk bij een collega die er wel goed in is. “Als manager moet je hoe dan ook de norm stellen.”

Overigens gaat goede informatiehuishouding niet alleen over opslag van documenten, maar ook over transparantie, en daar is Hella juist wel sterk in. “Ik maak alles bespreekbaar. Ook als cluster zijn we daarin voortvarend. Hebben we bijvoorbeeld een onderzoek gedaan, dan staat dat binnen een week op internet, terwijl de termijn daarvoor vier weken is. We hebben als RDDI daarnaast expres voor een openbare website gekozen.” Onlangs verscheen daar een bericht dat de Rijksoverheid zo’n 80% van de Wob-verzoeken niet binnen de wettelijke termijn afhandelt. Die transparantie vindt Hella belangrijk: “We willen dat de overheid beter gaat functioneren. Dan moet je dat benoemen.”

Tools

Om managers te helpen ontwikkelt RDDI enkele tools. Hella: “In maart komt een digitale kaartenset beschikbaar waarmee ze met hun team het gesprek kunnen aangaan over actieve openbaarmaking. We hebben een e-Learning voor zowel leidinggevenden als niet-leidinggevenden over actieve openbaarmaking. In navolging van enkele pilots met masterclasses die we vorig jaar samen met Bureau Algemene Bestuursdienst hebben verzorgd, organiseren we er dit voorjaar drie voor het hoger management. De eerste is op 17 maart.”

Maand van de Digitale Fitheid

De digitale kaartenset verschijnt in maart, in de Maand van de Digitale Fitheid van de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Ook komt in maart een e-learning om nieuwe medewerkers te informeren, die overigens voor collega’s die al in dienst zijn ook nuttig kan zijn. Daarin staat een breed perspectief op digitaal werken centraal, gericht op kennis, houding en bewustzijn. Met de campagne #LekkerOpOrde sluit RDDI daarbij aan. Hella: “We hopen dat departementen met deze campagne aan de slag gaan en hun eigen content hieraan toevoegen. Zodat we overal opnieuw de aandacht vestigen op goed gedrag in een digitale werkomgeving.”