Bas Zadelaar over implementatie webarchivering

Interview met implementatiemanager Bas Zadelaar in verband met een rijksbrede aanbesteding webarchivering.

Auteur Marieke Vos.

Alle websites in het archief

Overheidswebsites moeten, net als andere overheidsinformatie, duurzaam toegankelijk zijn. Daarom loopt er een rijksbrede aanbesteding voor een centrale webarchivering en is begonnen met de voorbereidingen op deze archivering. De planning is krap: openbare websites van de Rijksoverheid en aanverwante organisaties worden vanaf 2021 via de centrale voorziening gearchiveerd.

Als een ondernemer bepaalde ondersteuning aanvroeg bij een ministerie, dan moet ze ook later nog terug kunnen zien welke informatie over die ondersteuning op de website van het ministerie stond toen ze de aanvraag deed. Burgers kunnen immers rechten ontlenen aan overheidsinformatie. Daarom moeten overheidswebsites goed toegankelijk zijn en worden bewaard. Het kabinet besloot daarom dat websites van de Rijksoverheid op een uniforme manier gearchiveerd moeten worden. RDDI leverde daartoe het Rijkskader webarchivering en bereidde de aanbesteding voor de centrale voorziening voor. De Dienst Publiek en Communicatie (DPC) van het ministerie van Algemene Zaken voert in opdracht van CIO Rijk de aanbesteding uit. RDDI heeft bij DPC een implementatietraject mogelijk gemaakt, zodat rijksonderdelen kunnen worden ondersteund bij de voorbereidingen op de centrale voorziening.

“Door dit gezamenlijk te doen, krijgen we een voorziening van een goede kwaliteit tegen lagere kosten dan wanneer elke overheidsorganisatie dit voor zichzelf en verschillend zou regelen."

Centrale plek

Bas Zadelaar is de implementatiemanager die de centrale archivering in goede banen gaat leiden. Dat doet hij samen met alle rijksorganisaties die meededen met de aanbesteding: de Rijksoverheid, zelfstandige bestuursorganen (ZBO) en Hoge Colleges van Staat (HoCoSta). In totaal gaat het om naar schatting 1600 websites die dagelijks gearchiveerd zullen worden. De keuze voor een centrale archiveringsvoorziening is logisch, vertelt hij: “Door dit gezamenlijk te doen, krijgen we een voorziening van een goede kwaliteit tegen lagere kosten dan wanneer elke overheidsorganisatie dit voor zichzelf en verschillend zou regelen. Er is straks één plek waar de websites allemaal staan totdat ze overgebracht worden naar het Nationaal Archief. Daardoor is er maar één koppeling nodig met het Nationaal Archief.”

Bas Zadelaar
@Bas Zadelaar

Proces van archiveren

Hoe werkt dat eigenlijk, het archiveren van websites? Het omvat verschillende activiteiten waarvan het meest technische gedeelte de harvesting is. Dat werkt zo: vanuit de centrale archiveringsvoorziening gaat er een zogeheten crawler (software voor harvesting) naar alle aangesloten websites. Zowel van de Rijksoverheid als de aangesloten ZBO’s en HoCoSta’s. De crawler kopieert de eerste keer de gehele website en zet deze in de centrale archiefvoorziening. Daarna gaat de software dagelijks de website langs en kopieert het alleen de wijzigingen sinds de vorige harvest, die het ook weer opslaat. Als er geen wijzigingen zijn, wordt een verslag (log) opgeslagen van de uitgevoerde controle. Op deze manier kun je altijd terugzien hoe een website er op een bepaalde datum uitzag. De websites die zijn opgeslagen in deze voorziening worden voor een bepaalde periode bewaard. Deze bewaartermijnen zijn vastgelegd in selectielijsten (voor meer informatie zie deze website van het Nationaal Archief). Hoe lang de bewaartermijn is, verschilt per organisatie en per categorie informatie. Voor openbare overheidswebsites van de Rijksoverheid is met rijksbreed beleid bepaald dat ze blijvend bewaard moeten worden. Als de overbrengingstermijn zich aandient, dan gaat de website naar het Nationaal Archief, waar ze voor altijd wordt bewaard. Zodat bijvoorbeeld onderzoekers of journalisten, in de nabije én verre toekomst steeds kunnen zien welke informatie er op een bepaald moment op een website stond.

"Ik breng met de departementen en de betrokken ZBO’s en HoCoSta’s in kaart welke websites er allemaal zijn, wat hun status is en wie ervoor verantwoordelijk is.”

Eerst opschonen

Er moet het nodige gebeuren voordat gestart kan worden met de archivering, vertelt Bas Zadelaar: “Parallel aan de aanbesteding ben ik bezig met de implementatie. Ik breng met de departementen en de betrokken ZBO’s en HoCoSta’s in kaart welke websites er allemaal zijn, wat hun status is en wie ervoor verantwoordelijk is.” Ook grijpen organisaties deze inventarisatieslag aan om te controleren of hun websites voldoen aan de eisen van onder meer de privacywetgeving en de eisen voor digitale toegankelijkheid, zodat ze dat meteen op orde kunnen brengen. De departementen, ZBO’s en HoCoSta’s zijn allemaal begonnen met het voorbereiden op de webarchivering, die immers verplicht is. “Ik merk wel dat ze nog zoekende zijn hoe ze het het beste aanpakken,” zegt Bas Zadelaar. Daar helpt ook het stappenplan bij dat het project Webarchivering Rijk van RDDI maakte.

Strakke planning

Uiteindelijk komen alle rijksoverheidswebsites die gearchiveerd moeten worden in een landelijk register van websites. Eind mei moet dit overzicht gereed zijn. Dan kan Bas Zadelaar de planning maken, zodat de websites aan het eind van dit jaar een plek hebben in de centrale archiveringsvoorziening. Dit is ook toegezegd aan de Tweede Kamer. “We schatten nu dat het gaat om ongeveer 1600 websites. Het wordt nog best spannend om die allemaal in een tijdsbestek van een half jaar gereed te maken voor archivering. Daarom zorgen we ervoor dat alles klaarligt, zodat we onmiddellijk aan de slag kunnen als de aanbesteding voor de centrale voorziening in juni is afgerond.”

Contact

Heeft u vragen of opmerkingen over de implementatie? Of bent u verantwoordelijk voor een website en heeft u nog geen contact gehad over de archivering hiervan? Bel of mail dan met Bas Zadelaar: 06 5585 1804 of b.zadelaar@minaz.nl