De Rijksoverheid wil de archivering van chatberichten efficiënter en effectiever inrichten door het inzetten van een technische voorziening die het mogelijk maakt om chatberichten van rijksambtenaren meer geautomatiseerd, integraal, gebruiksvriendelijk en kwalitatief hoogwaardig in beheer te krijgen en vervolgens duurzaam toegankelijk te maken. Het project Chatberichtarchivering van RDDI voert hiervoor samen met 4 departementen een pilot uit om een (technische) voorziening te toetsen waarmee de zakelijke chatberichten van sleutelfunctionarissen geautomatiseerd worden gearchiveerd.
Aanleiding en omschrijving van het project
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE) heeft in 2022 geconcludeerd dat de archivering van chatberichten bij de Rijksoverheid niet conform wet- en regelgeving is ingericht. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) adviseerde in 2023 om alle chatberichten van de politieke en ambtelijke top (lees: sleutelfuncties) te beheren en te bewaren. De Algemene Rijksarchivaris (ARA) staat achter deze adviezen.
In een Kamerbrief van 6 april 2023 onderstreepte het kabinet de conclusies en aanbevelingen van de Inspectie, ACOI en ARA. Alle zakelijke appjes en sms’jes van bewindspersonen en hoge ambtenaren moeten (conform sleutelfunctiemethodiek) bewaard blijven. Het kabinet vindt het cruciaal dat de huidige situatie van het beheren, archiveren en openbaar maken van informatie aanzienlijk en zo snel mogelijk wordt verbeterd.
In reactie op de Kamer wil het kabinet aan de slag met het beter op orde krijgen van de chatberichten bij de Rijksoverheid. Daartoe zijn maatregelen benoemd om het beheer en de archivering van chatberichten bij het Rijk te verbeteren door de implementatie van nieuw archiefbeleid (sleutelfunctiemethode) en het parallel uitvoeren van een pilot voor archivering van chatberichten.
De pilot Chatberichtenarchivering wordt uitgevoerd in opdracht van het programma Open Overheid/BZK CIO Rijk door RDDI en 4 departementen. De pilot richt zich op het toetsen van een (technische) voorziening waarmee de zakelijke chatberichten van sleutelfunctionarissen (geautomatiseerd) in beheer komen en duurzaam toegankelijk worden gemaakt bij de Rijksoverheid (lees: gearchiveerd).
Stand van zaken
De pilot Chatberichtarchivering wordt van Q1 2024 tot Q3 2024 uitgevoerd door het kernteam van RDDI, in samenwerking met de departementen Binnenlandse Zaken, Justitie en Veiligheid, Financiën, Infrastructuur en Waterstaat, en de stelselpartijen Nationaal Archief, SSC-ICT, Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding en CIO Rijk.
Na een geslaagde implementatie van de techniek op een daarvoor aangewezen Rijks ICT-infrastructuur en functionele tests, vinden momenteel gebruikerstests plaats met de verschillende doelgroepen. Met het uitvoeren van de gebruikerstests wordt inzicht verkregen in:
- De gebruikersvriendelijkheid van de voorziening.
- De toepasbaarheid in relatie tot het in beheer nemen en verrijken van chatberichten met het oog op duurzame toegankelijkheid ter archivering.
- De impact op de huidige werkwijze van chatberichtdiensten en chatverkeer door deelnemers en de nieuwe, beoogde werkwijze met behoeftes die hierbij ontstaan.
Naast de pilot lopen er aanpalende trajecten waarbij het kernteam betrokken is. Zo organiseert het kernteam wekelijks een stand-up met stakeholders en belangstellenden, met als resultaat een betrokken, rijksbrede community. Tijdens de stand-up worden vragen voorgelegd en beantwoord over lopende ontwikkelingen bij chatberichtarchivering. De vragen en antwoorden worden gebundeld en periodiek geüpdatet in een Q&A, ter vastlegging van alle uitgewisselde kennis en ervaring.
Dit project heeft de volgende mijlpalen:
Resultaten en opgeleverde producten
Verslag Verkenning van methodieken voor veiligstellen chatberichten.
Nog op te leveren producten
Eindrapportage (Q3 2024).
Vragen of meedenken?
Heb je vragen over de pilot Chatberichtarchivering? Neem contact met ons op.
Wil je meedenken en betrokken zijn bij de lopende ontwikkelingen bij de pilot Chatberichtarchivering? Bezoek dan onze KIA-pagina.
Zie ook
- Visie - Aan de slag met Teams en archivering chat - PD Od 26-2023 (od-online.nl)
- Expert sessie Voorziening Chatarchivering | Activiteit | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding
- Inspectie van Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE) – De archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken
- Adviescollege voor Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) – Advies over het beheren en bewaren van chatberichten bij de overheid: 'Kan dit weg?' – 'Nee' (acoi.nl)
- Kamerbrief reactie op adviesrapporten chatberichtenarchivering en informatiebeheer
- De Algemene Rijksarchivaris (ARA) – Reactie algemene rijksarchivaris op ACOI-advies chatberichten: Openbare reactie algemene rijksarchivaris op het advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding m.b.t. chatberichten (nationaalarchief.nl)