Chatarchivering is essentieel voor informatiebeheer volgens de AVG en Archiefwet. Daarom wil de Rijksoverheid het archiveren van chatberichten efficiënter en effectiever inrichten. Het project Chatarchivering van RDDI heeft tijdens de pilot Chatarchivering onderzoek gedaan naar de mogelijkheid van een voorziening voor duurzame archivering, die het mogelijk maakt om chatberichten van rijksambtenaren meer geautomatiseerd, integraal, gebruiksvriendelijk en kwalitatief hoogwaardig in beheer te nemen. In deze pilot is, samen met 4 departementen, een (technische) voorziening getoetst waarmee de zakelijke chatberichten van sleutelfunctionarissen (schaal 16 en hoger) geautomatiseerd worden gearchiveerd.
Hey momentje hoor! Even snel nog iets versturen.
En send.
Ja, en hier wil ik het gelijk even met je over hebben. Ik gok dat jij ook benieuwd bent naar een gebruiksvriendelijke werkwijze om chatberichten veilig te stellen.
In opdracht van Programma Open Overheid hebben we daarom een pilot uitgevoerd.
We hebben een technische voorziening gebruikt, een speciale chat applicatie die ook kan communiceren met WhatsApp en Signal. Verzonden en ontvangen chatberichten worden hiermee automatisch veilig gesteld in een door de Rijksoverheid beheerde cloud.
Dit hebben we laten testen door dertig sleutel functionarissen, die er fictief mee zijn gaan chatten. En we hebben hen laten zien hoe onze berichten veilig en toegankelijk in beheer werden genomen.
Ah! Marc de Barse wil hier even wat over zeggen.
Het geautomatiseerd veiligstellen van chat berichten staat en valt met vertrouwen. Waarom vertrouwen? Het gaat hier om informatie over bewindspersonen, over topambtenaren, over allerlei gevoelig en politieke onderwerpen. En die moet gewoon niet op straat komen. Dat betekent dat ons hele proces van A tot Z hierop ontworpen moet worden.
Ja, dat is een cruciaal aandachtspunt natuurlijk.
Zonder vertrouwen in de zorgvuldige verwerking van de chatberichten zouden gebruikers de nieuwe werkwijze moeilijk accepteren.
Ah! Maar Geran Kaai wil daar graag iets tegenover stellen.
Op dit moment behandelen wij Woo-verzoeken altijd met heel veel rompslomp. We moeten al onze app groepen door. Maar met deze tool kunnen wij aan de voorkant zorgen dat we veel sneller klaar zijn. En zo hoort het ook.
Kijk, en dat biedt perspectief.
Naast de techniek heeft CIO Rijk een aantal uitgangspunten opgesteld voor het gebruik van chat apps. Zo worden alleen de zakelijke chat berichten die sleutelfunctionarissen ontvangen en versturen geactiveerd. En we vragen sleutelfunctionarissen en hun ondersteuners om niet te chatten over zaken die betrekking hebben op besluitvorming of vertrouwelijke informatie.
En daarnaast werken sleutelfunctionarissen met twee telefoons, één voor privé en partijpolitieke zaken en één voor zakelijk contact.
Ah! Suradj Bahadoersing heeft daar nog een kritisch puntje bij.
Zakelijke chatarchivering en het gebruik van de zakelijke telefoon. Wat betekent dat voor mij als eindgebruiker als ik zometeen mijn vakantiefoto's niet kan delen met collega's? Hoe zorg ik dan voor verbinding en sociale cohesie binnen mijn team?
Ja, dat is een hele goede vraag en het zal even zoeken zijn naar een prettige balans. Maar op de lange termijn kan het echt een hoop handmatig werk schelen.
Wil je meer weten over de pilot en het vervolg? Lees dan nu het rapport.
Omschrijving van het project
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE) heeft in 2022 geconcludeerd dat de archivering van chatberichten bij de Rijksoverheid niet conform wet- en regelgeving is ingericht. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) adviseerde in 2023 om alle chatberichten van de politieke en ambtelijke top (lees: sleutelfuncties) te beheren en te bewaren. De Algemene Rijksarchivaris (ARA) staat achter deze adviezen.
In een Kamerbrief van 6 april 2023 onderstreepte het kabinet de conclusies en aanbevelingen van de Inspectie, ACOI en ARA. Alle zakelijke appjes en sms’jes van bewindspersonen en hoge ambtenaren moeten (conform sleutelfunctiemethodiek) bewaard blijven. Het kabinet vindt het cruciaal dat de huidige situatie van het beheren, archiveren en openbaar maken van informatie aanzienlijk en zo snel mogelijk wordt verbeterd.
In reactie op de Kamer wil het kabinet aan de slag met het beter op orde krijgen van de chatberichten bij de Rijksoverheid. Daartoe zijn maatregelen benoemd om het beheer en de archivering van chatberichten bij het Rijk te verbeteren door de implementatie van nieuw archiefbeleid (sleutelfunctiemethode) en het parallel uitvoeren van een pilot voor archivering van chatberichten.
De pilot Chatarchivering is uitgevoerd in opdracht van het programma Open Overheid/BZK CIO Rijk door RDDI en 4 departementen. De pilot richtte zich op het toetsen van een (technische) voorziening waarmee de zakelijke chatberichten van sleutelfunctionarissen (geautomatiseerd) in beheer komen en duurzaam toegankelijk worden gemaakt bij de Rijksoverheid (lees: gearchiveerd).
Stand van zaken
De pilot Chatarchivering is van Q1 2024 tot en met Q3 2024 uitgevoerd door het kernteam van RDDI, in samenwerking met de departementen Binnenlandse Zaken, Justitie en Veiligheid, Financiën en Infrastructuur en Waterstaat, en de stelselpartijen Nationaal Archief, SSC-ICT, Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding en CIO Rijk.
Na een geslaagde implementatie van de techniek op een daarvoor aangewezen Rijks ICT-infrastructuur en functionele tests zijn gebruikerstests gedaan met de verschillende doelgroepen. Met het uitvoeren van de gebruikerstests werd inzicht verkregen in:
- De gebruikersvriendelijkheid van de voorziening.
- De toepasbaarheid in relatie tot het in beheer nemen en verrijken van chatberichten met het oog op duurzame toegankelijkheid ter archivering.
- De impact op de huidige werkwijze van chatberichtdiensten en chatverkeer door deelnemers en de nieuwe, beoogde werkwijze met behoeftes die hierbij ontstaan.
Naast de pilot liepen er aanpalende trajecten waarbij het kernteam ook betrokken was. Zo organiseerde het kernteam wekelijks een stand-up met stakeholders en belangstellenden, met als resultaat een betrokken, rijksbrede community op KIA. Tijdens de stand-up werden vragen voorgelegd en beantwoord over lopende ontwikkelingen bij chatarchivering. De vragen en antwoorden zijn gebundeld en periodiek geüpdatet in een Q&A om alle uitgewisselde kennis en ervaring vast te leggen en te delen.
Dit project heeft de volgende mijlpalen:
Marktconsultatie
Ter voorbereiding op de pilot zijn een marktconsultatie en onderzoek gedaan technische mogelijkheden voor het in beheer te krijgen c.q. archiveren van chatberichten. In de verkenning kregen diverse marktpartijen de kans om technische oplossingen te presenteren voor het veiligstellen, beheren en archiveren van chatberichten op uiteenlopende berichtenapps. De marktverkenning en het onderzoek hebben inzichten opgeleverd in:
- de informatiebeheerstappen voor archivering van chatberichten
- de technische methodes die daarbij ondersteunen
- de producten c.q. diensten die worden aangeboden vanuit de markt
Plan van Aanpak
In Q3 2023 is het Plan van Aanpak vastgesteld door het kernteam. Hierin zijn het doel van de pilot, de uitgangspunten, de scope, de afstemmingsprocedure, de doelgroep, de doorlooptijd, de leden van het kernteam met bijbehorende onderzoeksgebieden, het budget en eindresultaten vastgesteld.
Keuze oplossing en leveranciers
Na afronding van de marktconsultatie in Q3 is gekozen voor de methodiek ‘vastleggen in de bron’ met toepassing van een multichannel platform. Hiermee wordt het chatberichtenverkeer en de veiligstelling van chatberichten van gebruikers binnen één integrale technische voorziening mogelijk gemaakt.
Implementatie techniek
In samenwerking met de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (het voormalige Doc-Direkt) en SSC-ICT heeft het kernteam in Microsoft Azure een landing zone ingericht, waarin de technische voorziening gedurende de pilot in wordt gehost.
Functioneel testen
Voor het testen van de inrichting van de technische voorziening zijn uitputtende functionele testen uitgevoerd. Hierbij werd gekeken naar de functionaliteiten, kenmerkend voor de huidige werkwijze en de nieuwe, beoogde werkwijze.
Onderzoek naar privacy, security en DuTo
De pilot heeft praktische inzichten opgeleverd in de privacy-, security- en DuTo-(on)mogelijkheden van de pilotvoorziening, waaronder de borging van de AVG, de Archiefwet en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.
Testen gebruikersacceptatie
Als onderdeel van de pilot zijn er testscenario’s uitgevoerd met deelnemers van de 4 betrokken departementen. Hiermee kon worden gemeten in hoeverre de eindgebruikers, bewindspersonen en sleutelfunctionarissen het multichannel platform gebruikersvriendelijk vonden.
Eindrapportage
Na afronding van de pilot Chatarchivering is een eindverslag geschreven, met daarin de lessons learned en best practices voor een rijksbrede voorziening. De eindrapportage is opgesteld op basis van onderzoeksgebieden als archivering, techniek, security, privacy, gebruikerservaringen en beleid, bestemd voor het uiteindelijke uitvoeringsplan.
Resultaten en opgeleverde producten
Eindverslag Pilot Chatarchivering
Managementsamenvatting Pilot Chatarchivering
Onderbouwende stukken (op te vragen bij de departementale CIO-offices):
- Eindrapport Functionele Testen
- Eindrapport Gebruikersacceptatie
- Eindrapport Techniek (departementaal vertrouwelijk)
- Eindrapport DPIA (departementaal vertrouwelijk)
- Eindrapport Doelmatigheid
Verslag Verkenning van methodieken voor veiligstellen chatberichten.
Vragen of meedenken?
Heb je vragen over de pilot Chatberichtarchivering? Neem contact met ons op.
Wil je meedenken en betrokken zijn bij de lopende ontwikkelingen bij de pilot Chatberichtarchivering? Bezoek dan onze KIA-pagina.
Zie ook
- Visie - Aan de slag met Teams en archivering chat - PD Od 26-2023 (od-online.nl)
- Inspectie van Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE) – De archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken
- Adviescollege voor Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) – Advies over het beheren en bewaren van chatberichten bij de overheid: 'Kan dit weg?' – 'Nee' (acoi.nl)
- Kamerbrief reactie op adviesrapporten chatberichtenarchivering en informatiebeheer
- De Algemene Rijksarchivaris (ARA) – Reactie algemene rijksarchivaris op ACOI-advies chatberichten: Openbare reactie algemene rijksarchivaris op het advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding m.b.t. chatberichten (nationaalarchief.nl)
Nieuws
Pilot Chatarchivering: het kan geautomatiseerd en gebruiksvriendelijk
Volgens de Archiefwet en Woo moeten chatberichten met overheidsinformatie duurzaam toegankelijk zijn. Maar vooralsnog hebben we ...
Lees verder
Pilot Chatarchivering: de eerste testscenario’s – blog
Het kernteam Chatarchivering blogt over de voortgang van de pilot Chatarchivering. Met als doel: de lessen van de pilot vast te ...
Lees verder
Pilot Chatarchivering: op naar fase 2 – blog
Het kernteam Chatarchivering blogt over de voortgang van de pilot Chatarchivering. Met als doel: de lessen van de pilot vast te ...
Lees verder