De Rijksoverheid wenst de archivering efficiënter en effectiever in te richten door inzet van technische voorzieningen die het mogelijk maken om de chatberichten van Rijksambtenaren (meer) geautomatiseerd, gebruiksvriendelijk en kwalitatief hoogwaardig in beheer te krijgen en vervolgens duurzaam toegankelijk te maken. Het project Voorziening Chatarchivering van RDDI ondersteunt daarbij.
Wat doet het project?
Het project Voorziening Chatarchivering biedt ondersteuning door middel van het beschikbaar stellen van capaciteit/expertise, het verzamelen van kennis- en praktijkervaringen, het opstellen van een project startarchitectuur en uitvoeren van een marktconsultatie, waarin zeer gericht is gevraagd welke voorzieningen leveranciers in de markt ons kunnen bieden voor die twee vraagstukken.
Dat alles doen we met Open op Orde, stelselpartijen en met de expertsessiegroep.
Bewindspersonen en topambtenaren beschikken over gebruiksvriendelijke voorzieningen voor het archiveren van chatberichten.
Aanleiding en omschrijving van het project
De archivering van chatberichten is nog niet ingericht conform wet- en regelgeving, zo heeft de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (Inspectie) in 2022 geconcludeerd. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) adviseert de regering en het parlement om alle chatberichten van de politieke en ambtelijke top in beheer te nemen en te bewaren. De Algemene Rijksarchivaris (ARA) staat achter de adviezen en doet een oproep nu door te pakken op dit onderwerp.
Het kabinet onderstreept de conclusies en aanbevelingen van de Inspectie, ACOI en ARA. Alle zakelijke appjes en sms’jes van bewindslieden en hoge ambtenaren moeten bewaard blijven. Het kabinet vindt het cruciaal dat de huidige situatie op het gebied van het beheren en openbaar maken van informatie flink en zo snel mogelijk wordt verbeterd, zoals de wet vereist.
In haar reactie geeft het kabinet aan aan de slag te willen gaan met het beter op orde krijgen van de informatie van de rijksoverheid. Daarbij zijn drie concrete maatregelen benoemd om de archivering van chatberichten bij het Rijk in de toekomst te verbeteren:
- De eerste maatregel is de aanscherping van de tijdelijke instructie bewindspersonen. De afspraak is dat chatberichten niet worden verwijderd en in beheer worden gebracht bij het departement. Dit is technisch en organisatorisch een uitdaging, want hoe kun je met terugwerkende kracht die berichten veiligstellen? Departementen hebben hierbij ondersteuning nodig.
- De tweede maatregel is het opstellen van een uitvoeringsplan waarin wordt beschreven hoe het beleid rondom chatarchivering in de toekomst uitgevoerd gaat worden. Dat heeft verschillende aspecten waaronder mens, proces, techniek, functionaliteit, wet- en regelgeving. Voor al deze onderwerpen moet inzichtelijk worden wat de voorwaarden, eisen en wensen hierbij zijn en hoe deze kunnen worden omgezet naar Rijksbrede (technische) voorzieningen.
- De derde is het uitvoeren van een Pilot gericht op het toetsen/testen van technische voorzieningen zodat de chatberichten van sleutelfunctionarissen (meer geautomatiseerd) kunnen worden gearchiveerd. De pilot levert waardevolle lessen op in de technische (on)mogelijkheden om chatberichten in beheer te krijgen en duurzaam toegankelijk te maken.
Sleutelfunctionarissen moeten op een veilige en eenvoudige wijze gebruik kunnen maken van chatberichten, inclusief de archivering daarvan.
Stand van zaken
In opdracht van Open op Orde is het projectteam Voorzieningen Chatarchivering met Doc-Direkt in 2023 een marktconsultatie gestart naar voorzieningen voor het duurzaam toegankelijk maken van chatberichten. De marktconsultatie beoogt inzicht te geven in de (technische) oplossingen die leveranciers bieden voor het veiligstellen en duurzaam toegankelijk maken van chatberichten/-conversaties van ambtenaren bij de Rijksoverheid. Dit betreft zowel het archiveren van de oude chatberichten die zich op de berichtenapps van rijksambtenaren bevinden als de nieuwe / toekomstige berichten. De consultatie wordt in Q3 2023 afgerond en helpt bij de verdere uitwerking van de voorzieningen die de drie kabinetsmaatregelen moeten gaan ondersteunen.
Parralel aan de markconsultatie werkt het project aan een startarchitectuur voor de pilot “archiveren chatberichten sleutelfuncties”. De pilotstartarchitectuur (PSA) is een hulpmiddel om inhoudelijk richting te geven aan de pilot en ziet onder andere toe op het ontwerp van producten/diensten, werkprocessen, applicatiefuncties, technische infrastructuur, informatiebeveiliging en privacybescherming. Het doel is om met de pilotarchitectuur in Q3/4 2023 op te leveren, zodat de pilot in het eerste kwartaal van 2024 kan starten.
Dit project heeft de volgende mijlpalen:
Nog op te leveren producten
Nadere informatie hierover volgt aan het begin van Q4 2023.
De Rijksoverheid beschikt over adequate voorzieningen voor het duurzaam toegankelijk maken (archiveren) van chatberichten conform wet- en regelgeving.
Zie ook
- Visie - Aan de slag met Teams en archivering chat - PD Od 26-2023 (od-online.nl)
- Expert sessie Voorziening Chatarchivering | Activiteit | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding
- Inspectie van Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE) – De archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken
- Adviescollege voor Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) – Advies over het beheren en bewaren van chatberichten bij de overheid: 'Kan dit weg?' – 'Nee' (acoi.nl)
- Kamerbrief reactie op adviesrapporten chatberichtenarchivering en informatiebeheer
- De Algemene Rijksarchivaris (ARA) – Reactie algemene rijksarchivaris op ACOI-advies chatberichten: Openbare reactie algemene rijksarchivaris op het advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding m.b.t. chatberichten (nationaalarchief.nl)