Archiveren sociale media

Anno 2021 zijn socialemediakanalen zoals Twitter, Instagram en Facebook niet meer weg te denken uit het werk van veel rijksambtenaren. Het zijn communicatiekanalen die, naast e-mail, berichtenapps en websites, een grote diversiteit aan mogelijkheden bieden om informatie, ideeën en ervaringen te delen met een breed publiek.

Naast kansen brengen sociale media ook uitdagingen met zich mee; in het bijzonder voor de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. De informatie die met sociale media wordt gecreëerd, gebruikt en opgeslagen moet duurzaam toegankelijk zijn voor de periode dat het moet worden bewaard.

Aanleiding van het project

Op dit moment bestaan hier geen gestandaardiseerde werkwijzen en technische oplossingen voor. Ook ontbreekt het aan rijksbreed beleid voor het archiveren van overheidsberichten op sociale media. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft in 2016 geconstateerd dat overheidsorganisaties zich niet goed raad weten met de uitingen op sociale media en er wordt nog te vaak van uitgegaan dat deze uitingen niet onder de werking van de Archiefwet vallen, of in ieder geval dat archivering niet mogelijk is.

Wat doet het project?

Het project werkt toe naar praktische instrumenten, een rijksbrede methodiek en implementatie-aanpak voor de gehele Rijksoverheid. Dit helpt rijksorganisaties om informatie op sociale media veilig te stellen en (daar waar mogelijk) duurzaam toegankelijk te maken. De opdracht hiervoor kent zowel een politieke context als een actuele hulpvraag vanuit rijksorganisaties.

Stand van Zaken

Verkenning

Het projectteam heeft een verkenningsdocument opgeleverd, waarin het gebruik, het beheer en het archiveren van sociale media bij het Rijk in kaart zijn gebracht. Dit document is ‘levend’ en wordt in het geval van nieuwe inzichten en wijzigingen van een update voorzien. 

Veiligstellen

Het project is een initiatief gestart om de berichten op sociale media van alle departementen en bewindslieden van het kabinet-Rutte III veilig te stellen. Dit traject focust zich op de zeer korte termijn op het eenmalig veiligstellen (fase 1), om deze informatie vervolgens te kunnen ontsluiten en te archiveren (fase 2). Op basis van fase 1 en 2 komt het projectteam tot een toekomstbestendige werkwijze en structurele voorziening voor archivering van socialemedia-accounts bij de Rijksoverheid. 

Juridische kaders

Ook lopen diverse gesprekken met juristen en privacy-officers over vraagstukken rondom geldende wet- en regelgeving. Sociale media worden, anders dan e-mail en mobiele telefoons (waar berichtenapps op staan) niet vanuit de werkgever voorzien of geïnitieerd. Het account en de content is in feite eigendom van de privépersoon. Een probleem dat daarmee samenhangt is de vermenging van content die bij dit type account plaatsvindt: privé-, partijpolitieke- en concerngerelateerde berichten lopen mogelijk door elkaar of bevinden zich minimaal in het account. 

Vanuit RDDI wordt onderzocht welke regels hierop van toepassing zijn en aan welke voorwaarden zou moeten worden voldaan. Aan juristen wordt voorgelegd of archivering van dit type berichten al dan niet tot de wettelijke verplichting behoort. Privacy-specialisten onderzoeken in hoeverre dit vanuit de AVG is toegestaan en welke eisen daarbij gelden.

Kennisproducten

Op 31 maart jl. heeft een klankbordwerkgroep plaatsgevonden waarbij de eisen, wensen en behoeften van rijksorganisaties rondom het archiveren van sociale media zijn besproken. Vier onderwerpen zijn tijdens deze bijeenkomst genomineerd om te worden uitgewerkt in de volgende vier kennisproducten:
 

  1. Informatiebeheer van sociale media
    Voor het onderwerp informatiebeheer van sociale media is het doel om de gebruikerskant (o.a. directies Communicatie/webcare afdelingen), informatiebeheerders, CIO-offices en andere belangrijke disciplines met elkaar te verbinden. Het projectteam zal een kennisproduct opstellen waarin uiteen wordt gezet welke onderwerpen en onderdelen moeten worden ingeregeld en door wie om te komen tot goed informatiebeheer. Denk hierbij beleidsmatige- en inrichtingskeuzes omtrent de inzet van media en wat er allemaal nodig is om de informatie goed te kunnen gebruiken, beheren en archiveren.
     
  2. Juridische kaders (waaronder privacy en algemene voorwaarden van sociale media)
    Om grip te krijgen op de juridische kaders is het plan om middels een kennisproduct:

    - helderheid te verkrijgen in de contractuele kansen en beperkingen die voortvloeien uit de algemene voorwaarden van sociale media platformen in relatie tot de mogelijkheid van hergebruik van de informatie, waaronder archivering en/of openbare publicatie;

    - inzichtelijk te maken wat de uitwerking is van de AVG aangaande welke informatie gearchiveerd mag worden, van wie en wanneer, waarbij ook de Archiefwet en Wet openbaarheid bestuur worden meegenomen;

    - duiding te geven aan de wijze waarop bij gebruik van sociale media met intellectuele eigendomsrechten moet worden omgegaan voor archivering en/of openbaarmaking op een later moment. 
     
  3. Waardering en selectie 
    Een belangrijk onderdeel voor duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie op sociale media, is het bepalen welke informatie moet worden bewaard en voor hoe lang. Het uitdagende aan waardering en selectie bij sociale media is dat meer permanente content en tijdelijke (zoals reacties en directe berichten) door elkaar lopen, waardoor in de praktijk verschillende bewaartermijnen elkaar kunnen overlappen. Ook wordt gebruik gemaakt van verschillende functionaliteiten zoals publicatie van openbare berichten en versturen van directe berichten. Dit gegeven maakt de selectie - het uitvoeren van de waardering - lastig in de praktijk. Het team is daarom voornemens om als kennisproduct uit te werken hoe waardering en selectie methoden zich (het beste) tot elkaar verhouden en toe te passen op de inhoud en vorm van informatie zoals die door Rijksorganisaties wordt gepubliceerd en gecommuniceerd. 
     
  4. Technische mogelijkheden
    Het projectteam zal gedurende het lopende traject van veiligstelling van de informatie op sociale media alle eisen, wensen en keuzes aangaande de techniek en de geleerde lessen omtrent duurzame toegankelijkheid documenteren en publiceren zodat rijksorganisaties dit kunnen gebruiken in de eigen keuzen aangaande een ICT-voorziening voor het archiveren van sociale media.

Het projectteam gaat hier de komende periode mee aan de slag.