Samenwerken om informatiehuishouding te verbeteren
In de kalender van Jaap Haenen stond een grote cirkel om dinsdag 14 juni. Hij tekende als programmamanager informatiehuishouding en opdrachtgever de overeenkomst tussen Doc-Direkt en I-Interim Rijk met Heleen Mosselman (domeindirecteur I-Interim Rijk) en Paula van Lieshout (plv. directeur Doc-Direkt). Een belangrijke stap, ook al werkten de partijen al samen. Met behulp van multidisciplinaire teams informatiehuishouding (IHH) helpen I-Interim Rijk en Doc-Direkt de collega’s binnen het Rijk om de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden. ‘Met het convenant laten we zien dat we de schouders er samen onder zetten’, aldus Haenen.
Multidisciplinair oplossen
Binnen de overheid zijn er talloze organisaties en departementen. En zeker sinds de Wet open overheid (Woo) is iedereen binnen die verschillende afdelingen nog drukker bezig met bijvoorbeeld het actief openbaar maken en het efficiënt archiveren van informatie. Het is een grote opgave die je volgens Haenen multidisciplinair moet oplossen omdat kennis en capaciteit schaars is. I-Interim Rijk en Doc-Direkt werken intensief samen met bijvoorbeeld het Nationaal Archief, RDDI, Open op Orde en CIO Rijk om knelpunten op te lossen waar meerdere organisaties tegenaan lopen. Met hun hands-on aanpak, expertise en kennis, vormen de multidisciplinaire projectteams IHH de brug tussen beleid en uitvoering om de informatiehuishouding continu te onwikkelen en verbeteren.
Kennis delen
Als opdrachtgever van I-Interim Rijk en Doc-Direkt stimuleert Haenen dit alles. Informatie verzamelen en delen is hierbij enorm belangrijk. ‘We delen kennis, zodat niemand het wiel hoeft uit te vinden’, vertelt Haenen. Door bij verschillende afdelingen een kijkje te nemen, krijgen de projectteams IHH een goed beeld van wat er rijksbreed speelt en kan de kennis meegenomen worden naar andere plekken binnen de overheid. Projectteams kunnen onder andere helpen bij het opstellen van een Nul/één-meting of uitvoeringstoets waarbij ze bijvoorbeeld interviews afnemen of analyses uitwerken. Zo weten organisaties precies waar ze staan als het gaat om informatiehuishouding.
Kansen benutten
Met best practices proberen de projectteams IHH duidelijk te maken wat er gerealiseerd is en waar overheidsorganisaties mee worstelen. Met die kennis kunnen andere instanties namelijk ook geholpen zijn. Al ziet Haenen ook dat er nog wel wat werk te verrichten is. ‘Je kunt niet iedereen tegelijk helpen. Bij de één helpen we bij het bewaren van e-mails en bij de ander met het opzetten van een documentmanagementsysteem (DMS). Soms is er weinig budget of is er niet genoeg ondersteuning op het gebied van ICT. We doen in de huidige situatie wat kan en proberen zo de kansen te benutten die we hebben.’
Samenwerking bevorderen
De projectteams proberen zo efficiënt en praktisch mogelijk met de middelen te werken die beschikbaar zijn en samen een betere informatiehuishouding te implementeren. Het convenant tussen Doc-Direkt en I-Interim Rijk is een belangrijke stap voor al het werk rondom de informatiehuishouding. De samenwerking tussen verschillende partijen en departementen neemt namelijk toe. Voor Haenen betekent dit dat er een speciale rol is weggelegd voor de projectteams IHH. ‘We moeten kijken naar wat we willen bereiken. De kunst is dan om elkaar daarin te vinden.’
Goed voorbeeld doet volgen
Haenen ziet dat er veel wordt gedaan bij de overheid rondom informatiehuishouding. De departementen zijn zelf voornamelijk verantwoordelijk voor de bewustwording bij rijksmedewerkers. ‘Wij kunnen ervoor zorgen dat mensen bijvoorbeeld opgeleid worden en we kunnen faciliteiten en tijdelijk ondersteuning geven om een afdeling op weg te helpen’, zegt hij. Leidinggevenden en managers kunnen helpen om veranderingen die nodig zijn in gang te zetten, door actief in te zetten op het verbeteren van de informatiehuishouding . De projectteams IHH kunnen collega’s binnen de overheid daarbij helpen en bouwen daarmee aan een community waar iedereen elkaar kent en helpt.
Meer informatie
Meer informatie over de multidisciplinaire projectteams informatiehuishouding vind je op de nieuw ingerichte pagina op deze website. Daar staan bijvoorbeeld ook contactgegevens en informatie over de intakeprocedure.