Geslaagde Meet up E-mailarchivering
Op 10 december vond de door RDDI georganiseerde Meet up over E-mailarchivering plaats. Ongeveer 90 collega’s waren daarbij aanwezig, voornamelijk vanuit de Rijksoverheid, maar ook van daarbuiten. Een bijeenkomst aan de vooravond van de implementatie van de nieuwe werkwijze voor e-mailarchivering. 2020 wordt het jaar waarin dat staat te gebeuren. Tijdens de middag stond de praktijk dan ook duidelijk centraal.
Voorwoord door algemeen rijksarchivaris Marens Engelhard
Na de opening door dagvoorzitter Robert Gaarlandt nam algemeen rijksarchivaris Marens Engelhard, directeur van het Nationaal Archief, het voorwoord voor zijn rekening. Hij sprak uit dat Nederlandse archivarissen “vaktrots” mogen zijn. Nederlandse archivarissen staan van oudsher internationaal hoog in aanzien. De kernopgave is om archief te voorzien van context voor de gebruikers. Van inspecteurs tot journalisten en historici; ze willen allemaal reconstrueren hoe de overheid heeft gehandeld. Een document staat echter nooit op zichzelf; er is altijd iets wat eraan vooraf gaat en iets wat erop volgt. Die context heb je nodig om betekenis te kunnen geven aan de informatie.
Het is bijna niet mogelijk om de regels die zijn gevormd in de papieren tijd nog te gebruiken in de digitale tijd. Een medium zoals e-mail verandert sneller dan de oude regels toepasbaar zijn. Dat maakt dat het bijvoorbeeld moeilijker is om goede bronnen te vinden over iets wat in de jaren 90 heeft plaatsgevonden (zoals Srebrenica), dan over onderwerpen van langer geleden, vóór het digitale tijdperk. Goede e-mailarchivering is dus essentieel voor het vinden van informatie. Daarbij moeten we ook denken aan de opstellers van e-mail. Een mailtje is zo snel gemaakt en verstuurd dat het archiveren volgens de regels uit het papieren tijdperk niet meer haalbaar is. Kijk maar naar het idee om e-mails in een DMS (Document Management Systeem)te zetten: uit een onderzoek kwam naar voren dat dit met 99% van de e-mail niet wordt gedaan!
Ter afsluiting van zijn voorwoord houdt de Rijksarchivaris daarom de zaal de volgende (retorische) vraag voor: hoe radicaal durven en willen we zijn in de zoektocht naar een oplossing voor e-mailarchivering.
Key note Christian Kromme
Radicaal was de keynote van futurist en TedX spreker Christian Kromme zeker. Hij beschreef de opkomst van Artificial Intelligence (AI) als een grote vloedgolf die al onze oude huisjes onder water gaat zetten. AI is een technologie die zoveel mogelijkheden met zich meebrengt dat alle voorgaande technologische ontwikkelingen ouderwets aanvoelen. Zo kan een auto die zichzelf bestuurt in de nabije toekomst razendsnel gevaar herkennen en wordt ‘autorijden’ een verhaal dat we aan onze (klein-) kinderen gaan vertellen. En er zijn nu al gerobotiseerde systemen die zelfstandig kunnen bellen en lijken op een mens. Op termijn gaan we naar een situatie waarbij de ontvanger van het telefoontje ook een gerobotiseerd systeem zal zijn en er dus twee systemen met elkaar aan het communiceren zijn.
Christian Kromme ziet de ontwikkeling van technologie als golven van innovatie die op elkaar voortbouwen. Als je dus in de ene golf je zaken niet op orde hebt - zoals het bewaren van informatie in e-mail- dan kun je daar in de volgende golf minder goed gebruik van maken. Het is daarom belangrijk dat we dit nu goed (gaan) doen voor de wereld van morgen.
Als je naar de biologie kijkt, dan zie je daar een zelfde soort zelfversterkende ontwikkeling. Het ontstaan van een technologie is dus eigenlijk een natuurlijk proces, waarbij we kunnen anticiperen op de mogelijkheden die zo’n vloedgolf kan brengen.
Aan de horizon kun je de volgende golf van technologie al zien. Steeds meer ontwikkelingen richten zich op de mogelijkheden van Augmented reality (AR) and Virtual reality (VR). Om mee te varen op deze volgende golf moeten we naar een organisatievorm gaan die veel meer gebaseerd is op samenwerken.
De presentatie van Christian Kromme kan op aanvraag door RDDI verstrekt worden. Dit zijn echter alleen de beelden, niet de integrale tekst.
Na de key note was er nog tijd voor vragen uit het publiek. Eén hiervan was “Heb je nog tips voor onze huidige problematiek van e-mailarchivering?” Het antwoord van Christian Kromme hierop luidde: “Als ik directeur was, zou ik hierbij inzetten op AI: wat heeft AI straks nodig om meeste informatie uit e-mails te halen? Die technologie gaat er onvermijdelijk komen. Als je wil anticiperen op de AI-golf zal je moeten bedenken wat je ervoor nodig hebt om dit te laten slagen. Denk in elk geval heel goed over waar het heen gaat. Je moet navigeren naar de systemen van de toekomst”.
Een antwoord om nog eens goed over na te denken en in te duiken, met het oog op de toekomst en hoe we ons daarop kunnen voorbereiden.
Panelgesprek rijksorganisaties
Na deze key note was het podium letterlijk en figuurlijk voor de mensen uit de praktijk: hoe pakken zij e-mailarchivering aan en wat vinden ze ervan? Onder leiding van de dagvoorzitter werd het een geanimeerd gesprek tussen een gevarieerde groep ambtenaren, zowel qua werkplek als qua ervaringen. Hieronder een paar kenmerkende fragmenten.
Maarten van Damme, Rijkswaterstaat: senior adviseur DIM
Rijkswaterstaat heeft de uitvoerbaarheid van de Handreiking bewaren van e-mail rijksoverheid bij hun organisatie onderzocht. Men had in eerste instantie twijfels over de toepasbaarheid bij een uitvoeringsorganisatie, maar uiteindelijk is de conclusie getrokken dat de Handreiking prima toepasbaar is.
Jos Hezemans, Justitie en Veiligheid: senior adviseur bedrijfsvoering
Het programma Stukken Beter! Zorgt bij heel JenV voor het op orde brengen van de informatiehuishouding. Binnen het programma is e-mailarchivering een van de onderwerpen. Het gaat vooral over een manier om e-mailarchivering binnen het bestuursdepartement aan te pakken, aangezien uitvoeringsorganisaties meestal hun e-mail al in hun werkprocessen hebben verwerkt.
Nienke Meijer, Financiën: senior adviseur DIM
Financiën is bezig met een exploratief project om met behulp van software (Zylab) mailboxen te kunnen schonen van niet archiefwaardige e-mail en te kunnen beoordelen op te stellen beperkingen. Zij heeft al een fit gap analyse gedaan: sommige stukken van de puzzel hebben ze al wel, maar andere, zoals het waarborgen van privacy, nog niet.
Saskia van der Meer, Economische Zaken en Klimaat: projectleider e-mailarchivering
Sinds september is EZK aangehaakt bij het programma RDDI. Het project e-mailarchivering zit nog in de startfase en men is er benieuwd naar de uitkomsten van het onderzoek van SSC-ICT naar de technische voorzieningen die noodzakelijk zijn om de Handreiking Bewaren van e-mail rijksoverheid te kunnen implementeren. EZK zit in een wat andere positie omdat dit departement een eigen ICT-leverancier (DICTU) heeft.
Marcel Tiggelovend, Defensie: programmamanager basisvoorziening en e-mailarchivering
Defensie draait een pilot, met e-mailarchivering als onderdeel daarvan. In de pilot is de Handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid vertaald naar technische eisen en een plan van aanpak. Een proof of concept (op basis van IBM Filenet) is inmiddels operationeel, en deze volgt de Handreiking.
Egon Krijl, VWS: projectleider implementatie e-mailarchivering
In april is de opdracht verstrekt om te starten met e-mailarchivering en Egon is sinds september aan de slag. Egon is namens de klanten van SSC-ICT betrokken bij het onderzoek naar de technische mogelijkheden van Exchange om de nieuwe werkwijze van e-mailarchivering op basis van de handreiking mogelijk te maken.
Zes workshops
Na de zes praktijkverhalen van het panelgesprek, volgde een divers aanbod van workshops. Vervolgens verzorgde elke groep een plenaire terugkoppeling vanuit de workshop.
1) Workshop Ontwerp een werkdag in 2040 (Saskia van der Meer, EZK)
We hebben allerlei verschillende werkplekken voor ogen. Afhankelijk van je persoon en je werk kies je in de toekomst je werkplek. Er is een groene werkplek, een sociale werkplek – voor brainstormen etc., de thuiswerkplek - een workhub of echt thuis – daar voel je je lekker, de kunstwerkplek, en een hypo-allergene robotwerkplek met weinig afleiding. Zo is er voor ieder wat wils!
2) Workshop E-mailarchivering: ideaal design en praktijk (Marcel Tiggelovend en Lennart Marijs, Defensie)
We zijn in drie groepen aan de slag gegaan over de ideale e-mailarchivering-oplossing. De rode draad: de opsteller van e-mail moet geen last hebben van archivering en de zoeker moet de e-mail goed terug kunnen vinden. Maar zoeken gaat over meer dan e-mail: de zoeker wil in alle documenten kunnen zoeken. Tot slot liet Defensie hun Proof of Concept zien: wat voor toepassingen kun je gebruiken en waar moet je dan op letten.
Klik hier voor de informatie bij de workshop
3) Workshop Voorbeelden van opslag en retentie buiten de Rijksoverheid (Sjaak Rovers, Microsoft)
Deze workshop ging over de standaardfunctionaliteiten van Exchange en hoe je die kunt inzetten voor het bewaren van e-mails. De sessie bood onder meer inzicht in het zichtbare en het onzichtbare gedeelte van een (Exchange) e-mailbox en hoe items kunnen worden bewaard en verwijderd.
Klik hier voor de presentatie bij de workshop
4) Workshop Zoek en gij zult vinden (Fabian Jansen, BZK/Doc-direkt en Nienke Meijer, Financiën)
Wat is Zoek en Vind, wat kun je ermee voor het doorzoeken van e-mail en wat zouden we in de toekomst willen? Welke functionaliteit en welke filters of metadata wil je kunnen zoeken. Daarnaast werd onder meer ingegaan op de sorteringsmogelijkheden van Outlook. Men wil immers ook kunnen sorteren naar soorten gebruikers: secretariaat, informatiespecialisten WOB en managers.
Klik hier voor de presentatie bij de workshop
5) Workshop Wat is bewust e-mailgedrag? (Annemiek van Soest van Annemiek van Soest Ideeën en Projecten)
Er is gesproken over welk gedrag medewerkers zouden moeten vertonen ten aanzien van e-mail. En welk gedrag vertoon je zelf? En hoe krijg je de doorsnee collega, voor wie het omgaan met informatie niet zoveel prioriteit heeft, zover dat hij zich aan de handreiking houdt? Suggesties hiervoor waren een ambassadeursfunctie, de techniek verbeteren en het benadrukken van goede voorbeelden.
6) Workshop E-mailarchivering bij de gemeente Den Haag (Leo de Jager, gemeente Den Haag)
Voor de gemeente Den Haag is e-mailarchivering gekoppeld aan het op orde krijgen van de hele informatiehuishouding, waarbij archiveren by design belangrijk is. Alle belangrijke werkprocessen met contacten met burgers zijn daarvoor in kaart gebracht en geanalyseerd.
Klik hier voor de presentatie bij de workshop
Afsluiting door projectleider Ben van den Brande: we moeten het samen doen!
Na een volle en mooie middag blikt RDDI-projectleider E-mailarchivering Ben van den Brande middels een wrap up terug op het programma. In de eerste plaats haalt hij de aftrap van de middag door Marens Engelhard terug die de uitdagende vraag stelde: “Hoe radicaal kunnen en durven we te denken in termen van oplossingen voor e-mailarchivering?” De daaropvolgende key note van Christian Kromme was zeker radicaal, confronterend, maar vooral ook overtuigend. Zijn boodschap voor e-mailarchivering was helder: bereid je voor en maak gebruik van de kunstmatige intelligentie die er al is en nog gaat komen. De vraag is: kan dat oplossingen genereren voor de vragen waar wij nu voor staan? Daar kunnen en moeten we zeker mee verder, zowel voor het RDDI-programma als voor het project E-mailarchivering. Bij het daarop volgende panelgesprek viel vooral het enthousiasme op. Opvallend én positief is dat alle partijen die op het podium zaten de Handreiking kunnen en willen toepassen. Veel partijen zetten nu daadwerkelijk stappen naar de implementatie van de nieuwe werkwijze voor e-mailarchivering. Defensie is daar een goed voorbeeld van. Ook zijn er veel organisaties die nog helemaal aan het begin staan. We hebben dus met verschillende situaties en snelheden te maken. Uit de workshops en het panel blijkt dat er meer wegen naar Rome leiden wat betreft implementatie van de Handreiking. De Handreiking is niet verplicht, maar je moet wel iets geregeld hebben voor het archiveren van e-mails. Geef daarbij - op weg naar Rome - vooral ook ruimte aan diversiteit, probeer meerdere dingen uit, want er zijn meerdere systemen en ICT-aanbieders. Het komend jaar wordt het jaar van de implementatie. Er zijn nog heel wat beren op de weg en we zijn er daarom nog lang niet, maar we gaan het samen gewoon dóen!
