Geslaagde Meet up E-mailarchivering

Op 10 december vond de door RDDI georganiseerde Meet up over E-mailarchivering  plaats. Ongeveer 90 collega’s waren daarbij aanwezig, voornamelijk vanuit de Rijksoverheid, maar ook van daarbuiten. Een bijeenkomst aan de vooravond van de implementatie van de nieuwe werkwijze voor e-mailarchivering. 2020 wordt het jaar waarin dat staat te gebeuren. Tijdens de middag stond de praktijk dan ook duidelijk centraal.

Voorwoord door algemeen rijksarchivaris Marens Engelhard

Na de opening door dagvoorzitter Robert Gaarlandt nam algemeen rijksarchivaris Marens Engelhard, directeur van het Nationaal Archief, het voorwoord voor zijn rekening. Hij sprak uit dat Nederlandse archivarissen “vaktrots” mogen zijn. Nederlandse archivarissen staan van oudsher internationaal hoog in aanzien. De kernopgave is om archief te voorzien van context voor de gebruikers. Van inspecteurs tot journalisten en historici; ze willen allemaal reconstrueren hoe de overheid heeft gehandeld. Een document staat echter nooit op zichzelf; er is altijd iets wat eraan vooraf gaat en iets wat erop volgt. Die context heb je nodig om betekenis te kunnen geven aan de informatie.

Het is bijna niet mogelijk om de regels die zijn gevormd in de papieren tijd nog te gebruiken in de digitale tijd. Een medium zoals e-mail verandert sneller dan de oude regels toepasbaar zijn. Dat maakt dat het bijvoorbeeld moeilijker is om goede bronnen te vinden over iets wat in de jaren 90 heeft plaatsgevonden (zoals Srebrenica), dan over onderwerpen van langer geleden, vóór het digitale tijdperk. Goede e-mailarchivering is dus essentieel voor het vinden van informatie. Daarbij moeten we ook denken aan de opstellers van e-mail. Een mailtje is zo snel gemaakt en verstuurd dat het archiveren volgens de regels uit het papieren tijdperk niet meer haalbaar is. Kijk maar naar het idee om e-mails in een DMS (Document Management Systeem)te zetten: uit een onderzoek kwam naar voren dat dit met 99% van de e-mail niet wordt gedaan!
Ter afsluiting van zijn voorwoord houdt de Rijksarchivaris daarom de zaal de volgende (retorische) vraag voor: hoe radicaal durven en willen we zijn in de zoektocht naar een oplossing voor e-mailarchivering.

Key note Christian Kromme

Radicaal was de keynote van futurist en TedX spreker Christian Kromme zeker. Hij beschreef  de opkomst van Artificial Intelligence (AI) als een grote vloedgolf die al onze oude huisjes onder water gaat zetten. AI is een technologie die zoveel mogelijkheden met zich meebrengt dat alle voorgaande technologische ontwikkelingen ouderwets aanvoelen. Zo kan een auto die zichzelf bestuurt in de nabije toekomst razendsnel gevaar herkennen en wordt ‘autorijden’ een verhaal dat we aan onze (klein-) kinderen gaan vertellen. En er zijn nu al gerobotiseerde systemen  die zelfstandig kunnen bellen en lijken op een mens. Op termijn gaan we naar een situatie waarbij de ontvanger van het telefoontje ook een gerobotiseerd systeem zal zijn en er dus twee systemen met elkaar aan het communiceren zijn.

Christian Kromme ziet de ontwikkeling van technologie als golven van innovatie die  op elkaar voortbouwen. Als je dus in de ene golf je zaken niet op orde hebt - zoals het bewaren van informatie in e-mail- dan kun je daar in de volgende golf minder goed gebruik van maken. Het is daarom belangrijk dat we dit nu goed (gaan) doen voor de wereld van morgen.
Als je naar de biologie kijkt, dan zie je daar een zelfde soort zelfversterkende ontwikkeling. Het ontstaan van een technologie is dus eigenlijk een natuurlijk proces, waarbij we kunnen anticiperen op de mogelijkheden die zo’n vloedgolf kan brengen.  
Aan de horizon kun je de volgende golf van technologie al zien. Steeds meer ontwikkelingen richten zich op de mogelijkheden van Augmented reality (AR) and Virtual reality (VR). Om mee te varen op deze volgende golf moeten we naar een organisatievorm gaan die veel meer gebaseerd is op samenwerken.

De presentatie van Christian Kromme kan op aanvraag door RDDI verstrekt worden. Dit zijn echter alleen de beelden, niet de integrale tekst.

Na de key note was er nog tijd voor vragen uit het publiek. Eén hiervan was “Heb je nog tips voor onze huidige problematiek van e-mailarchivering?” Het antwoord van Christian Kromme hierop luidde: “Als ik directeur was, zou ik hierbij inzetten op AI: wat heeft AI straks nodig om meeste informatie uit e-mails te halen? Die technologie gaat er onvermijdelijk komen. Als je wil anticiperen op de AI-golf zal je moeten bedenken wat je ervoor nodig hebt om dit te laten slagen. Denk in elk geval heel goed over waar het heen gaat. Je moet navigeren naar de systemen van de toekomst”.
Een antwoord om nog eens goed over na te denken en in te duiken, met het oog op de toekomst en hoe we ons daarop kunnen voorbereiden.

Panelgesprek rijksorganisaties

Na deze key note was het podium letterlijk en figuurlijk voor de mensen uit de praktijk: hoe pakken zij e-mailarchivering aan en wat vinden ze ervan? Onder leiding van de dagvoorzitter werd het  een geanimeerd gesprek tussen een gevarieerde groep ambtenaren, zowel qua werkplek als qua ervaringen. Hieronder een paar kenmerkende fragmenten.

Maarten van Damme, Rijkswaterstaat: senior adviseur DIM
Rijkswaterstaat heeft de uitvoerbaarheid van de Handreiking bewaren van e-mail rijksoverheid bij hun organisatie onderzocht. Men had in eerste instantie twijfels over de toepasbaarheid bij een uitvoeringsorganisatie, maar uiteindelijk is de conclusie getrokken dat de Handreiking prima toepasbaar is.

Jos Hezemans, Justitie en Veiligheid: senior adviseur bedrijfsvoering
Het programma Stukken Beter! Zorgt bij heel JenV voor het op orde brengen van de informatiehuishouding. Binnen het programma is e-mailarchivering een van de onderwerpen. Het gaat vooral over een manier om e-mailarchivering binnen het bestuursdepartement aan te pakken, aangezien uitvoeringsorganisaties meestal hun e-mail al in hun werkprocessen hebben verwerkt.

Nienke Meijer, Financiën: senior adviseur DIM
Financiën is bezig met een exploratief project om met behulp van software (Zylab) mailboxen te kunnen schonen van niet archiefwaardige e-mail en te kunnen beoordelen op te stellen beperkingen. Zij heeft al een fit gap analyse gedaan: sommige stukken van de puzzel hebben ze al wel, maar andere, zoals het waarborgen van privacy, nog niet.

Saskia van der Meer, Economische Zaken en Klimaat: projectleider e-mailarchivering
Sinds september is EZK aangehaakt bij het programma RDDI. Het project e-mailarchivering zit  nog in de startfase en men is er benieuwd naar de uitkomsten van het onderzoek van SSC-ICT naar de technische voorzieningen die noodzakelijk zijn om de Handreiking Bewaren van e-mail rijksoverheid te kunnen implementeren.  EZK zit in een wat andere positie omdat dit departement een eigen  ICT-leverancier (DICTU) heeft.

Marcel Tiggelovend, Defensie: programmamanager basisvoorziening en e-mailarchivering
Defensie draait een pilot, met e-mailarchivering als onderdeel daarvan. In de pilot is de Handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid vertaald naar technische eisen en een plan van aanpak. Een proof of concept (op basis van IBM Filenet) is inmiddels operationeel, en deze volgt de Handreiking.

Egon Krijl, VWS: projectleider implementatie e-mailarchivering
In april is de opdracht verstrekt om te starten met e-mailarchivering en Egon is sinds september aan de slag. Egon is namens de klanten van SSC-ICT betrokken bij het onderzoek naar de technische mogelijkheden van Exchange om de nieuwe werkwijze van e-mailarchivering op basis van de handreiking mogelijk te maken.