Project Di-Stroy trapt af

Het project Di-stroy is erop gericht om voor het Rijk tot een beter werkbaar, gemoderniseerd uitvoeringsbeleid voor digitale vernietiging te komen. Op 27 juni was de kick-off van dit project. Hierbij was een enthousiaste groep experts en stakeholders aanwezig om mee te denken over oplossingsrichtingen. Guiny Kustner, programmamanager Informatiehuishouding bij het ministerie van JenV en stuurgroep-sponsor van het project Di-stroy:“Het project Di-stroy heeft veel raakvlakken met thema’s waar JenV op dit moment hard aan werkt om geautomatiseerd selecteren, vernietigen en overbrengen van archiefstukken mogelijk te maken”. JenV draagt het project dan ook een warm hart toe. “Er zijn op dit thema nog een aantal fundamentele vragen te beantwoorden en daarvoor is een gezamenlijke aanpak hard nodig. JenV hoopt dan ook dat Di-stroy op korte termijn met voorstellen en adviezen komt.”

Kick-off Di-stroy

Twee inhoudelijke sporen

Corien Pels Rijcken en Jos Boerties (projectleiding Di-stroy) vertelden over de inhoudelijke verkenningen en gesprekken die aan de start zijn vooraf gegaan en over de twee geprioriteerde sporen:

  1. Het uitwerken van vernietiging by design en opstellen van geautomatiseerde selectieregels.

“Onze vraag was of daar een wijziging van de opzet van het Generiek Waarderingsmodel Rijk (GWR) voor nodig is”, aldus Pels Rijcken. Het blijkt dat niet iedereen daarvan overtuigd is. Wel is er veel steun voor de gedachte om het aantal keuzemogelijkheden voor bewaartermijnen in het GWR te beperken; minder variëteit en meer standaardisatie is voor de uitvoerbaarheid van vernietiging wenselijk.

  1. Een verkenning en Proof of Concept (PoC) naar systeemoverstijgend vernietigen.

“Hoe kunnen we zorgen dat bij de uitvoering van vernietiging niet alleen het ‘bronbestand’ betrokken wordt maar ook de duplicaten daarvan op anders schijven en in andere systemen?” vraagt Boerties zich af.

Kansen

Jeroen van Luin (Nationaal Archief) schets een technische oplossing voor het zoeken en vinden van informatie. Met behulp van ‘checksums’ (controlegetallen) kan volgens van Luin heel precies worden bepaald of twee bestanden (zoals twee documenten) inhoudelijk aan elkaar gelijk zijn, ook als de titel verschilt. In combinatie met enterprise search moet het mogelijk zijn identieke bestanden op verschillende locaties te achterhalen. De klankbordgroep ziet veel kansen in deze technische oplossing.

Gezamenlijk nadenken over oplossingsrichtingen

Na de uiteenzetting van de sporen en mogelijke oplossingen volgt een brainstorm met de deelnemers. Zij denken na over de benodigdheden, aandachtspunten en invulling van deze twee sporen. Voor het Generiek Waarderingsmodel Rijk geven ze als prioriteit mee: “Ga na wat er in elk geval moet worden gewijzigd om geautomatiseerd te kunnen vernietigen, maak daarbij gebruik van de ervaringen van departementen die al (semi-) geautomatiseerd vernietigen en doe een uitvoeringstoets. En zoek daarbij vooral ook uit welke specifieke bewaartermijnen er in sectorale wetgeving staan.”

Voor systeemoverstijgend vernietigen wordt door de deelnemers constructief meegedacht over de operationalisering van de PoC: “Er zijn veel aanknopingspunten om  mee te liften met lopende ontwikkeltrajecten. Zorg er ook voor dat je bij systeemoverstijgend vernietigen ook rekening houdt met het belang van organisatieoverstijgend vernietigen. Door de samenwerking in ketens en netwerken is de gegevensuitwisseling immers breder dan de ‘eigen’ informatiehuishouding.”  

Tot slot adviseren de deelnemers, aansluitend op het openingsbetoog van Guiny Kustner, om ook naar de wettelijke vernietigingsplicht zelf te kijken. Er is behoefte aan meer handelingsruimte voor het gros van de informatie die niet op basis van harde wettelijke termijnen bewaard of vernietigd hoeft te worden. Op dit moment biedt de vernietigingsplicht die flexibiliteit niet. Jos Boerties geeft aan dat een mogelijke herijking van het begrip ‘vernietigen’ ook is genoemd in de Kamerbrief van 13 juni over modernisering van de Archiefwet. Tussen RAI-project Di-stroy en OCW-project Wijziging Archiefwet vindt dus ook afstemming plaats over de mogelijke scenario’s voor toekomstbestendige wettelijke – en uitvoeringskaders.

Kick-off Di-stroy

Vervolgstappen

Het projectteam gaat de komende maanden op basis van alle opgehaalde input de acties verder uitwerken. De klankbordgroep komt in september weer bij elkaar.

Meer informatie

Wilt u meer weten over het programma Rijk aan Informatie (RaI)? Of wilt u meedenken of -praten over de het project Di-stroy? Neem dan contact op met projectleider Di-stroy, Jos Boerties, jos.boerties@nationaalarchief.nl of neem deel aan de discussie op het Kennisplatform Informatie en Archief (KIA)