Meet up E-mailarchivering 4 december

“We moeten het nu echt gaan dóen!”, “E-mailarchivering moet vooral makkelijk zijn.” en “Dit betreft ook de bredere discussie over hoe we omgaan met informatie.”

Dit zijn enkele quotes van de Meet up E-mailarchivering die plaatsvond op dinsdag 4 december, onder leiding van dagvoorzitter Jan Gudde, CIO BZK. Bij deze Meet up waren zo’n 100 medewerkers van diverse overheidsorganisaties aanwezig in de Glazen Zaal te Den Haag.
 

Beeld: Bart Versteeg

Niet strijdig met de Archiefwet

Het publiek was bij de start getuige van een boeiend interview waarin programmadirecteur Jacqueline Rutjens, Rijksarchivaris Marens Engelhard en directeur informatievoorziening Emine Özyenici onder leiding van dagvoorzitter Jan Gudde hun visie deelden op e-mailarchivering.

“Archivarissen hebben de reputatie om dingen moeilijker te maken, maar e-mailarchivering moet vooral makkelijk zijn, opende Marens Engelhard. “Het is een uitdaging om in zoveel informatie een archieffunctie op te bouwen.” De handreiking bewaren E-mail Rijk is daarin niet strijdig met de Archiefwet, volgens Marens. “De huidige Archiefwet, die stamt uit 1995, rept niet over e-mail, maar heeft het wel over ‘goede en toegankelijke staat’ en over ‘archiefbescheiden, ongeacht de vorm.’

Het belang van E-mailarchivering

Waarom e-mailarchivering van belang is, spreekt voor de aanwezigen voor zich. Marens: “E-mail is het meest gebruikte medium op de werkplek, maar zo’n 90% daarvan verdwijnt. Dat is een flink gat in de communicatie.” Emine Özyenici: “Het archiveren van e-mail is een heel waardevolle aanvulling op wat we al bewaren in Document Management Systemen, je moet het allebei doen.”
 

Toegestane werkwijze

Op de vraag waarom er nu een handreiking is en geen kader, antwoordt programmadirecteur Jacqueline dat de praktijk behoorlijk complex en weerbarstig is. Wel is in het CIO Beraad bepaald dat de werkwijze beschreven in de handreiking is toegestaan. Het is nu geen verplichting om het zo te doen, maar het biedt een toegestane en goede werkwijze om het te gaan doen.
Emine: “In de e-mail pilot die draaide bij Justitie en Veiligheid ondervonden veel minder weerstand dan verwacht. Mensen waren in de veronderstelling dat e-mails allang bewaard werden en vonden het geen probleem om mee te werken aan de pilot.”

Marens: “We moeten ons deze manier van werken nu gaan aanleren en toepassen, dat is een spannende fase.”
Jacqueline: “Nu komt fase 2 eraan, waarin het moeten gaan dóen, dat is inderdaad spannend.”
Emine Özyenici: “We moeten dit écht gaan doen, want het kan gewoon niet dat we nu onze mails niet bewaren en we onszelf over 20 jaar afvragen waarom we het niet op orde hebben. Alle bestuurders die ik ken, vinden het ook belangrijk.”
 

Ervaringen pilot E-mailarchivering

Daarna presenteerden Maarten van Rooij van Justitie en Veiligheid (JenV) en Véronique Frinking van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS) de belangrijkste bevindingen uit de pilot e-mailarchivering die bij hun eigen ministerie heeft gedraaid.

Maarten presenteerde het opmerkelijke feit dat essentiële informatie vaak niet , zoals verwacht, in de mailbox van de zogeheten sleutelfunctionarissen bleek te zitten, maar in de mailbox van de dossierhouders. Dit kwam overigens ook naar voren in de pilot bij VWS.

Wat ook overeenkwam bij beide departementen was dat medewerkers verbaasd waren dat e-mails niet al bewaard werden. Ook was er in de pilot veel minder weerstand dan verwacht tegen het bewaren van e-mails. Véronique: “Medewerkers vonden het niet alleen vanzelfsprekend dat hun mails bewaard werden, maar ze vonden het ook heel prettig dat hun eigen mails goed doorzocht kon worden, wat ook erg handig is bij WOB-verzoeken.”

Zowel bij JenV als bij VWS werd door de medewerkers weinig gebruik gemaakt van de geboden optie om binnen 10 weken privémail uit hun mailbox te halen. Daarom hadden zowel Maarten als Véronique de aanbeveling richting het project om de periode van 10 weken voor het filteren van privémail te verkorten.

Tot slot gaven beide ministeries nog een punt van aandacht mee, namelijk het ontbreken van context bij opgeslagen e-mails. Die context heb je wel in een Document Management Systeem.

Break out sessies

Na de presentaties werd in groepen 1 van de volgende thema’s besproken in de zogeheten break out sessies: privacy, sleutelfunctionarissen, de medewerker, IT-oplossing en vernietigen. De belangrijkste bevindingen hieruit kwamen, waren:
- Privacy:
o Kenbaarheid: mensen moeten weten dat hun mails worden bewaard
o Mailhygiëne : op een goede manier omgaan met je e-mail, waarvoor het bedoeld is.
- Medewerker: wat hebben medewerkers nodig om met het bewaren van e-mail aan de slag te gaan? Bewustwording werd hierin als prioriteit nummer 1 gezien, al zijn sturing en de IT ook belangrijk
- Vernietigen: er zijn verschillen tussen organisaties, ook qua wetgeving. En specificeren staat op gespannen voet met automatiseren.
- De groep die het thema sleutelfunctionarissen besprak, kwam met een goed idee: laat het mensen zélf aangeven als ze een sleutelfunctionaris zijn. En: per departement is er een andere werkwijze, dus moet er maatwerk komen.
- IT-oplossing: nu de handreiking er is, begint het pas echt. En: we moeten  vertrouwen op de machines.
 

De tekenaar die bij de Meet up aanwezig was en live meetekende, heeft van alle break out sessies een compilatie gemaakt, evenals van andere onderdelen in het programma. Die tekeningen zijn hier te vinden.

Blij met ervaren enthousiasme

Projectleider Jos Hezemans liet bij de afronding van de middag weten blij te zijn met het ervaren enthousiasme over e-mailarchivering. Jos: “De handreiking is een mooie eerste stap en nu gaan we verder met ervaren en leren. De volgende concrete actie vanuit het project is een Proof of Concept (POC) voor het veiligstellen van e-mails.”

Terugblikkend was het een geslaagde middag met een goede opbrengst voor beide kanten; voor zowel het project als de deelnemers was de interactieve middag erg informatief. Wordt vervolgd in fase 2!

Filmverslag

Bent u benieuwd naar de belangrijkste punten en de sprekers bij deze Meet up over E-mailarchivering? Bekijk dan dit compacte filmverslag om een indruk te krijgen van de bijeenkomst.

Meer informatie

Wilt u meer weten over het programma Rijk aan Informatie (RaI)? Of heeft u ideeën of vragen op het vlak van E-mailarchivering? Neem dan contact op met projectleider Jos Hezemans: j.p.m.hezemans@minocw.nl of via rijkaaninformatie@minocw.nl.