Handreiking IHH kabinetswissel

In het handboek voor bewindslieden (Blauwe Boek) staat op dit moment verouderde en incomplete informatie over de geldende richtlijnen en het geldende beleid op het gebied van informatiehuishouding (IHH). Specifiek over het veiligstellen van de communicatievormen van de bewindspersonen op het gebied van social media, e-mail en berichtenverkeer. Dit project heeft als doel de tekst in het handboek te actualiseren, uit te breiden en verrijken waar nodig, zodat de bewindspersonen door middel van het handboek conform de geldende IHH-wetgeving kunnen handelen. Naast deze actualisatie ontwikkelt het project ook een product dat informatiehuishouding in het algemeen agendeert en uitlegt waarom van belang is.

Aanleiding en omschrijving van het project

Nu de verkiezingen achter de rug zijn en de formatie aanstaande is, zullen er op korte termijn bewindspersonen en stafmedewerkers af- en aantreden bij de departementen. Bij de vertrekkende bewindslieden is het van belang dat er geen e-mails, social media en chatberichten verloren gaan. Voor de nieuwe bewindslieden en stafmedewerkers is het van belang dat ze op de hoogte zijn van huidig beleid en richtlijnen.

De komende periode zal het project ‘Handreiking IHH kabinetswissel’ producten opleveren over hoe bewindslieden en hun stafmedewerkers communicatievormen veilig kunnen stellen. Dit doen we op basis van huidig beleid en actuele richtlijnen. Van belang is dat dit project géén nieuw beleid schrijft, maar zich richt op werkbare instructies waarmee de departementen en hun bewindspersonen uit de voeten kunnen.

Om dit te kunnen doen werkt het project samen met de stelselpartijen Nationaal Archief, Doc-direkt en CIO-rijk. De projectgroep en deze partijen vormen samen de werkgroep. Ook zoekt het project de samenwerking met de departementen. Er worden digitale inloopspreekuren georganiseerd om de departementen de kans te geven om vragen te stellen over het project en de aanpak. Ook nodigt het project de departementen uit om actief deel te nemen in de werkgroep waarin de handreiking wordt ontwikkeld. Als dit laatste niet mogelijk is, worden er reviewmomenten georganiseerd waar de departementen kunnen aansluiten om zo invloed uit te oefenen op het eindproduct.

De departementen worden actief betrokken om zo tot een compleet en gedragen eindproduct te komen waar de departementen mee uit te voeten kunnen. Ook heeft het project contacten met overleggremia zoals het Strategisch Beraad (SB) en de HBSG (Hoofden Bureaus Secretaris Generaal).

Stand van zaken

Het project is begonnen met het schrijven van een plan van aanpak en kennismakingsgesprekken met de andere lopende projecten binnen het RDDI (sociale media archivering, chatberichtarchivering en e-mailarchivering). Hierop volgend is de werkgroep met de stelselpartijen opgezet die wekelijks bijeenkomst. Er zijn verder meerder communicatiemomenten geweest; de aankondiging van het project aan alle relevante stakeholders, de uitnodigingen voor de digitale inloopspreekuren en een bericht met een uitvraag om al het relevante materiaal bij de departementen op het gebied van het veiligstellen van de communicatievormen.

Dit project heeft de volgende mijlpalen:

Op te leveren producten

Dit project ontwikkelt zelf geen beleid, maar richt zich op (werk)instructies die geborgd zijn binnen de verschillende departementen. Er komen instructies voor twee momenten:

  • Wat moeten bewindslieden en stafmedewerkers weten over het veiligstellen van e-mail, social media en berichtenverkeer bij hun aantreden? (Indiensttreding). Hier ligt de focus op IHH en wat het in de dagelijkse praktijk betekent voor de bewindslieden en hun stafmedewerkers. Wordt opgeleverd in Q1 2024.
  • Wat moeten bewindslieden weten over het veiligstellen van e-mail, social media en berichtenverkeer bij hun aftreden? (Indiensttreding). Hier ligt de focus op alle communicatievormen veiligstellen voordat deze op een manier verloren gaan door het aftreden. Wordt opgeleverd in Q1 2024.

Naast deze specifiek instructies wordt er ook een algemeen product ontwikkeld voor de bewindslieden dat zij krijgen te zien tijdens hun indiensttreding. De vorm van dit product wordt nader bepaalt. Dit algemene product richt zich meer op de vragen; Wat is het? Waarom is het belangrijk? Wat voor gevolgen heeft het voor de dagelijkse werkzaamheden van de bewindspersonen? Idealiter wordt dit document toegevoegd aan de vaste introductie map voor in & uitdiensttreding van elk departement, zodat welke nieuwe bewindspersoon deze krijgt te zien als hij/zij aantreedt. Als er sprake is van een presentatie die wordt gegeven aan de bewindslieden en hun stafmedewerkers door het departement als onderdeel van een introductie zal dit project proberen IHH toe te voegen aan deze presentatie. Wordt opgeleverd in Q1 2024.

Contact en samenwerking

Jeffrey Mangal, projectleider:  j.mangal@minocw.nl, 06 - 10 93 50 73

André van Arkel, projectadviseur: a.vanarkel@minocw.nl, 06 - 82 05 76 02   

Jan-Willem Gesink, projectsecretaris: j.gesink@minocw.nl, 06 - 52 36 75 77