Het secretariaat van de ministerraad stelt voor bewindspersonen een overzicht samen van relevante regelgeving en aanvullende aanwijzingen. Dit document staat ook bekend als het 'Blauwe Boek'. RDDI heeft in 2023 de opdracht gekregen om te borgen dat het vertrekken en aantreden van bewindspersonen ook conform de geldende regelgeving en richtlijnen voor informatiehuishouding verloopt. De komende wisseling van het kabinet biedt de gelegenheid om de instructies en maatregelen rond informatiehuishouding en het veiligstellen van informatie te actualiseren en te bundelen.
Aanleiding voor het project
Voor nieuwe bewindspersonen en hun stafmedewerkers is het van belang dat ze op de hoogte zijn van het huidig beleid en de richtlijnen voor het onder beheer brengen van e-mail, chats en socialemediaberichten. Bij vertrekkende bewindspersonen is het van belang dat er geen e-mails, chat- en socialemediaberichten verloren gaan. Daarom ontwikkelde RDDI voor hen handreikingen, een animatie en praktische folders.
Stand van zaken
In samenwerking met stelselpartners en departementen zijn, naast bestaand beleid, aanvullende werkafspraken en instructies vastgelegd voor het veiligstellen van e-mail, chats en socialemediaberichten. Dit heeft geleid tot een aantal producten, praktische instructies, die bewindspersonen en hun stafmedewerkers helpen bij het onder beheer brengen van deze 3 communicatievormen. Gebaseerd op huidig beleid en actuele richtlijnen; bij aanpassing van het huidige beleid of de huidige richtlijnen zullen ook de producten worden geactualiseerd.
De departementen en stelselpartijen zijn actief betrokken om zo tot een compleet en gedragen eindproduct te komen waar de departementen mee uit te voeten kunnen. De uiteindelijke formele instemming met de producten en de distributie ervan heeft plaatsgevonden in de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR).
Resultaten en opgeleverde producten
Handreikingen
- Handreiking voor bewindspersonen: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media. Een uitgebreidere variant met daarin relevante informatie op hoofdlijnen voor bewindspersonen.
- Handreiking voor ambtelijke organisatie: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media van bewindspersonen. De meest gedetailleerde variant met achtergrondinformatie over het onder beheer brengen van e-mail, chat en sociale media.
Folders
- Folder voor nieuwe bewindspersonen: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media. Hierin staan aanbevelingen gericht op acties die nodig zijn voor het juist onder beheer brengen van van e-mail, chat en sociale media.
- Folder voor vertrekkende bewindspersonen: onder beheer brengen van e-mail, chatberichten en sociale media. Hierin staan aanbevelingen gericht op acties die nodig zijn voor het juist onder beheer brengen van van e-mail, chat en sociale media.
Animatie
Speciaal voor de bewindspersonen is er een korte animatie gemaakt:
Informatiehuishouding bewindspersonen. Veiligstellen e-mail, chatberichten en sociale media.
Als bewindspersoon ontvangt en deelt u informatie om uw werk te doen. Het is belangrijk om daar op de juiste manier mee om te gaan. Op de juiste manier omgaan met informatie zorgt voor transparantie, verantwoording en efficiëntie.
De Archiefwet is de voornaamste wet voor het veiligstellen van informatie. Deze animatie gaat over e-mail, chatberichten en social media. De Archiefwet verplicht u om alle zakelijke informatie van deze kanalen altijd te bewaren. Privé-informatie en partijpolitieke informatie zijn uitgezonderd van deze verplichting. We leggen uit hoe u met de verschillende soorten informatie omgaat.
Zakelijke informatie is alle informatie die u ontvangt, deelt en produceert bij het uitvoeren van uw werk. Al deze informatie valt wel onder de Archiefwet, en moet dus bewaard blijven.
Privé-informatie. De uitleg is tweeledig. De vraag is allereerst: met wie wordt er gecommuniceerd? Gaat het om een privépersoon, dus niet een werk -of bestuurlijk contact? Dan is het bij uitstek privé-informatie. Daarna geldt: wat wordt er gecommuniceerd? Als het antwoord is: niet bestuurlijk maar puur privé van aard, Denk bijvoorbeeld aan felicitaties, condoleances of steunbetuigingen in een bestuurlijke kwestie. Dan betreft het privé-informatie. Het maakt niet uit of het een privé, zakelijk of partijpolitiek contact betreft. Privé informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen.
Als laatste is er partijpolitieke informatie. Dit zijn berichten aan partijgenoten over onderwerpen die uw partij aangaan. Zowel interne partijaangelegenheden als inhoudelijke partijpolitieke standpunten. Deze informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen. Kortom, alleen zakelijke informatie moet worden bewaard.
Om het u makkelijker te maken delen we nog een paar handige adviezen.
- Scheid voor alle communicatiekanalen uw privé, partijpolitieke en zakelijke informatie.
- Gebruik een zakelijk account en een privé-account voor de daarbij horende communicatie.
- Houd zakelijke informatie op zakelijke apparatuur. Het gaat hier om telefoons, laptops, tablets, enzovoorts.
- Weet wat u moet doen voor het veiligstellen van informatie. Het is raadzaam om u hierover te laten informeren door de betreffende medewerkers binnen uw departement.
Benieuwd naar meer informatie over dit onderwerp? Klik op de link in de beschrijving van deze video voor de handreiking voor bewindspersonen.