Openbaarmaking en informatiehuishouding

Ga naar open-overheid.nl voor opgeleverde producten en antwoorden op veel gestelde vragen over openbaarmaking.

Aanleiding voor het project

Het project Openbaarmaking en informatiehuishouding biedt generieke ondersteuning aan rijksorganisaties bij actieve openbaarmaking en openbaarmaking op verzoek. Dit doen we door het uitwerken van definities, begrippen en werkprocessen en de ontwikkeling van hulpmiddelen. Dit moet leiden tot een rijksbrede werkwijze in de informatiehuishouding ter ondersteuning bij meer en structurele openbaarmaking.

De Wet open overheid (Woo), die op 1 mei 2022 in werking is getreden, bevat zowel openbaarmaking uit eigen beweging als openbaarmaking op verzoek. Onder actieve openbaarmaking valt de inspanningsverplichting (zie artikel 3.1) en de openbaarmaking van 17 verplichte informatiecategorieën (zie artikel 3.3). Deze categorieën zijn nog niet verplicht om openbaar te maken; dit gebeurt stapsgewijs per Koninklijk Besluit. Daarnaast kan iedereen een Woo-verzoek indienen bij een bestuursorgaan of een onder een verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf (zie artikel 4.1). Naast de Woo worden sinds Prinsjesdag 2022 alle beslisnota’s bij kamerstukken volgens een gestandaardiseerd format actief openbaar gemaakt (beleidslijn). In een beslisnota staan de afwegingen achter een besluit door een minister of staatssecretaris.

Actieve openbaarmaking houdt meer in dan het online publiceren van bestaande informatie. Het maakt deel uit van een verandering naar een meer open en transparante organisatiecultuur. Ook is het een verandering in de manier van werken bij de (rijks-)overheid. RDDI werkt samen met het Programma Open Overheid, departementen en andere bestuursorganen om deze veranderingen richting te geven en te begeleiden. Het Programma Open Overheid van Binnenlandse Zaken (BZK), richt zich hierin op het ‘wat’: een uitleg en interpretatie van de Woo. RDDI richt zich hierbij in het bijzonder op het ‘hoe’ achter actieve openbaarmaking: de techniek en processen. Zo zorgen wij ervoor dat organisaties niet individueel het wiel moeten uitvinden, maar kunnen leren van elkaar. RDDI ontwerpt generieke voorzieningen die rijksorganisaties kunnen gebruiken bij de eigen implementatie van actieve openbaarmaking.

Stand van zaken

Het project Openbaarmaking en informatiehuishouding is samen met het BZK-programma Open Overheid bezig met het uitwerken van 17 informatiecategorieën (zoals convenanten, onderzoeksrapporten en klachtenoordelen) die bestuursorganen op termijn actief openbaar moeten gaan maken (volgens artikel 3.3 in de Woo).

Samen met BZK/Open Overheid en deelnemers uit verschillende organisaties, zoals ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, waterschappen en gemeenten, is in werkgroepen gewerkt aan de verduidelijking van definities en de ontwikkeling van hulpmiddelen die bestuursorganen kunnen gebruiken bij het openbaar maken van de betreffende informatiecategorie.

Per informatiecategorie moet een aantal stappen worden gezet om over te kunnen gaan tot verplichtstelling van deze categorie. Deze stappen zijn: (1) startbesluit, (2) onderzoek en voorbereiding, (3) vaststelling werkdefinitie en werkwijze voor aanlevering en (4) ervaring opdoen. Per informatiecategorie is er een werkgroep van praktijkexperts uit verschillende bestuursorganen. Daarnaast wordt het KIA-platform (Kennisnetwerk Informatie en Archief) gebruikt om een bredere groep te consulteren. Na het vaststellen van de werkdefinities begeleidt het project de fase van het ervaring opdoen, met onder andere inloopspreekuren, om zo met praktijkervaring de definities te kunnen verscherpen.

Op open-overheid.nl is per informatiecategorie te vinden wat er al ontwikkeld is.

Deelprojecten

We stimuleren en begeleiden pilots, faciliteren kennisdeling en ontwikkelen en actualiseren generieke producten zoals handreikingen.

• Ondersteuning bieden bij de uitvoering van artikel 3.3 van de Woo: openbaarmaking uit eigen beweging.
  • Werkdefinitie formuleren per informatiecategorie.
  • Hulpmiddelen ontwikkelen per informatiecategorie.
  • Fase ervaring opdoen en begeleiden per informatiecategorie.
• Ondersteuning bieden bij de uitvoering van artikel 3.1 van de Woo: de inspanningsverplichting.
• Het actualiseren van de verschillende handreikingen over openbaarmaking die eerder zijn opgeleverd (Woo verzoeken sneller behandelen, Actief openbaar maken doe je zo) en de Generieke werkinstructie beslisnota’s.
• Ondersteuning bieden bij de uitvoering van artikel 4.6 van de Woo: Antimisbruikbepaling.
• Ondersteuning bieden bij de uitvoering van artikel 4.7 van de Woo: Woo-contactpersoon.
• Uitvoeren evaluatie sjabloon beslisnota’s.
• Ontwikkeling en implementatie slim Woo-formulier.

Resultaten en opgeleverde producten

De handreikingen Actief openbaar maken doe je zo!, Generieke werkinstructie beslisnota’s, en Woo verzoeken sneller behandelen zijn opgeleverd. Deze handreikingen worden regelmatig geactualiseerd met de nieuwste ontwikkelingen.

Handreiking 'Actief openbaar maken doe je zo!'

Eind 2024 is de vernieuwde versie van de handreiking Actief openbaar maken doe je zo! verschenen, met de verschillende stappen die aan bod komen bij actief openbaar maken en informatie ter ondersteuning bij het actief openbaar maken binnen de 17 verplichte informatiecategorieën. Dit is een werkversie, die nog wordt aangevuld en aangepast aan de wensen van de gebruikers.  

De definitieve versie van de handreiking, met een aanvulling over de inspanningsverplichting (Woo artikel 3.1), volgt in Q3 2025. Hierbij verschijnt ook een interactieve versie.

Quickstart 'Schrijven voor openbaarheid'

Eind 2023 is de quickstart 'Schrijven voor openbaarheid' opgeleverd. Een handig hulpmiddel met handige tips en een aantal belangrijke zaken om alert op te zijn, voor iedereen die bij de overheid werkt. Want in principe kunnen alle stukken die worden geschreven openbaar gemaakt worden.

Je kunt de quickstart op verschillende manieren gebruiken:

• Digitale doorklikbare versie: via de online versie kun je doorklikken naar andere websites voor meer informatie.
• Printbare versie: handig om tijdens je werk bij de hand te hebben.
• Drukbare versie in zowel CMYK als RGB: voor als je de quickstart in grotere oplage wilt laten drukken.
• Bewerkbare versie: hierin kun je de quickstart aanpassen op de afspraken die gelden in je eigen organisatie.

Werkdefinities en hulpmiddelen Woo-informatiecategorieën

Open Overheid en RDDI hebben voor elke Woo-informatiecategorie een werkdefinitie,  wijze van openbaarmaking en eventuele hulpmiddelen ontwikkeld. Dit is gedaan in werkgroepen van experts uit diverse organisaties die met die categorie te maken hebben. In informele consultatierondes kon iedereen reageren op de conceptwerkdefinities en -hulpmiddelen. Je vind ze op Open-Overheid.nl.

Procesplaat actieve openbaarmaking informatiecategorie: Woo-verzoeken en -besluiten

Deze procesplaat is een hulpmiddel bij het integreren van actieve openbaarmaking in het behandelproces van Woo-verzoeken. De procesplaat laat zien wat je actief openbaar maakt in welke situatie, en in welke stap van het proces. Gebruik dit hulpmiddel bij het openbaar maken van Woo-verzoeken en -besluiten (de informatiecategorie in artikel 3.3 2i van de Woo).

Leermiddelen actieve openbaarmaking

• Stappenplan 'Actief openbaar maken doe je zo!'

• E-learning Actieve openbaarmaking voor medewerkers

• E-learning Actieve openbaarmaking voor leidinggevenden

• E-learning Schrijven voor openbaarheid 

• Woo-match

Nog op te leveren producten

• Geactualiseerde werkinstructie beslisnota’s.
• Geactualiseerde handreiking 'Woo-verzoeken sneller behandelen'.
• Definitieve handreiking 'Actief openbaar maken doe je zo!'
• Leermiddelen actief openbaar maken
• Handreiking 'Antimisbruikbepaling'.
• Leermiddelen en trainingen Woo-contactpersonen.
• Slim Woo-formulier.

Bekijk hier de verslagen van Openbaarmaking en informatiehuishouding

Bekijk hier de verslagen van Openbaarmaking en informatiehuishouding