Na de kenniskaart 'werken met overheidsinformatie' heeft het project Medewerker aan Informatie (MaI) de brochure ‘Hoe ga je om met overheidsinformatie?’ ontwikkeld. Dit vervolgproduct laat zien waar rijksambtenaren in hun dagelijkse werk rekening mee moeten houden wanneer ze met overheidsinformatie werken.
Ruimte voor aanvullingen
De brochure is rijksbreed toepasbaar, maar omdat regels nu eenmaal per overheidsorganisatie net kunnen verschillen of organisaties op andere dingen de nadruk willen leggen, biedt de brochure ook ruimte voor aanvullingen per rijksorganisatie.
De brochure kan bijvoorbeeld worden gedeeld met nieuwe medewerkers of gebruikt worden in workshops over het werken met overheidsinformatie. De brochure is tot stand gekomen na interactieve sessies met ambtenaren van verschillende rijksorganisaties. Daardoor is er ook aandacht voor dilemma’s en belemmeringen in de praktijk. Net als de informatie in de kenniskaart, is de inhoud van de brochure gebaseerd op relevante wetgeving, inclusief het initiatiefwetsvoorstel Wet open overheid (Woo).
5 thema's
De aandachtspunten voor het werken met overheidsinformatie zijn onderverdeeld in vijf thema’s. De brochure geeft per thema een totaaloverzicht van die aandachtspunten. Hieronder vind je alvast een aantal voorbeelden aan de hand van een casus: stel, je bent een rijksambtenaar en schrijft een adviesrapport.
- Eigendom: Om je advies op te stellen maak je gebruik van informatie die eigendom is van de overheid. Daarom moet je gebruik maken van overheidssystemen en apparatuur.
- Openbaarmaking: Misschien is jouw rapport nodig om later verantwoording te kunnen afleggen. Houd daarom tijdens het schrijven al rekening met de doelgroep, boodschap en eventuele vertrouwelijkheid.
- Kwaliteit: Het advies dat je opstelt kan ook interessant zijn voor burgers. Dat betekent dat de tekst in begrijpelijke taal geschreven moet worden, misschien zelfs op B1-niveau.
- Privacy: Niet alleen bij de inhoud van het rapport, ook in je werkwijze moet je rekening houden met privacy-aspecten. Vergrendel bijvoorbeeld je laptop als je van je bureau wegloopt.
- Vernietiging en overbrenging: Sla het rapport op onder een duidelijke, passende naam. Dan kunnen anderen de informatie terug te vinden op het moment dat deze vernietigd of overgebracht moet worden.
Interesse in de brochure?
RDDI heeft een versie beschikbaar waarin de rijksbrede boodschap reeds is uitgewerkt. Wil je voor je eigen organisatie een ‘doebrochure’ maken dan kun je dit rijksbrede deel gebruiken als basis en het document verder uitbreiden met informatie die specifiek voor jouw organisatie geldt. Het basisdocument kun je opvragen via het contactformulier. Buitenlandse Zaken heeft al een brochure gemaakt. Je kunt die brochure onderaan deze pagina bekijken.
Voor rijksmedewerkers hebben we als onderdeel van de campagne 'Goed Bewaard' ook een infographic waarin de belangrijkste reden staan om goed met overheidsinformatie om te gaan alsmede welk gedrag daarbij hoort. Deze infographic is voor de overzichtelijkheid beknopter dan de brochure.