"Openbaarheid is ook belangrijk in tijden zonder incident"
Joeri Kapteijns is bestuurslid van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA). Onlangs nam hij deel aan een online masterclass Actieve openbaarmaking, voor managers van de Rijksoverheid. De bijeenkomst werd georganiseerd door de Algemene Bestuursdienst.
Wat betekent actieve openbaarmaking voor jou en je organisatie?
“Als COA werken we in een maatschappelijk gevoelige context. De opvang van vluchtelingen kent felle voor- en tegenstanders. Het COA was in het verleden vrij teruggetrokken en zocht maar beperkt de buitenwereld op. Toen in 2015 en 2016 veel vluchtelingen naar Nederland kwamen, hebben we die houding veranderd. Op dat moment realiseerden we ons dat we meer de samenwerking moesten zoeken. We voelden dat we die opvang niet alleen aankonden. En dat transparantie en openheid belangrijk is voor het draagvlak. Die les hebben we verwerkt in onze meerjarenstrategie. Een van onze kernwaarden is ook ‘open’ geworden.”
“Als uitvoeringsorganisatie maken we zelf weinig beslisnota’s. Maar als beslisnota’s vanaf 1 juli door het kabinet openbaar worden gemaakt, kunnen mensen wel meer leren over de dilemma’s in ons werk. En misschien kan er ook wel meer begrip mee ontstaan. Dat vinden we belangrijk.
We organiseren één keer per jaar een open dag op onze asielzoekerscentra. Iedereen heeft daar beelden bij, misschien wel dat die plekken luxe en royaal zijn. Het is dan goed om te laten zien hoe die opvang er echt uitziet. Zo krijgen mensen in de basis een correct beeld van het COA, en voorkom je misschien dat ze ons op basis van verhalen of één gebeurtenis iets kwalijk nemen. Openbaarheid is ook belangrijk in tijden zonder incident, want bij incidenten kom je snel in de verdediging en werken onjuiste beelden niet mee. Jezelf openstellen is ook leuk. We zijn trots op ons werk en dat laten we graag zien.”
Wat heb je meegenomen uit de masterclass die je hebt gevolgd?
“Vooraf heb ik de e-learningmodule gedaan, waardoor ik de veranderende regelgeving leerde kennen, zoals de Wet Open Overheid (Woo) die de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) vervangt. Die theorie erbij was goed. Wat ik vooral interessant vond, was de vraag over wat actieve openbaarmaking van informatie kan belemmeren. Samen met collega’s van andere organisaties hebben we daar een interessante discussie over gevoerd. Voor het COA is het soms ingewikkeld. We kunnen, omwille van de privacy, in de media niet reageren op zaken over individuele asielzoekers. We zouden wel graag uitleggen welke afweging we hebben moeten maken. Maar dat kan niet en dan ontstaat een beeld dat we iets verbergen. Dat blijft terugkeren.”
Kijk wat je uit jezelf al kunt delen. Je hoeft niet meteen een oplossing voor een probleem te presenteren. Je kunt ook vertellen dat je een dilemma hebt en laten zien hoe je tot een afweging komt.
Wat wil je meegeven aan collega-leidinggevenden over dit onderwerp?
“Dat punt van die privacy kunnen veel organisaties niet veranderen en dat moet je ook niet willen. Wat je wel kunt doen: aan de voorkant nadenken over welke informatie je wél openbaar kunt maken. Bij een WOB-verzoek sta je daar pas achteraf bij stil. Kijk wat je uit jezelf al kunt delen. Je hoeft niet meteen een oplossing voor een probleem te presenteren. Je kunt ook vertellen dat je een dilemma hebt en laten zien hoe je tot een afweging komt. In ons geval bijvoorbeeld hoe we op sobere locaties toch een prettige en menswaardige opvang kunnen bieden voor mensen die hebben moeten vluchten voor oorlog en geweld. Dat kan leiden tot meer begrip. Elke organisatie heeft er belang bij om de luiken meer te openen.”