Tips RDDI voor nieuwe bewindspersonen: informatiehuishouding is van belang
We zagen het al: informatiehuishouding is een belangrijk onderwerp voor het nieuwe kabinet. De behoefte aan gerichte informatie en transparantie groeit. En met de komst van de Woo zal het actief openbaarmaken van informatie nog belangrijker worden. Maar waar begin je? We vroegen het onze experts binnen RDDI: welke tips en denkrichtingen kun je meegeven aan de nieuwe bewindspersonen? En net zo goed voor alle ambtenaren die de komende tijd met en voor hen zullen werken. Doe je voordeel met dit lijstje!
Waarom informatiehuishouding belangrijk is voor politici
Max Oosterbeek schreef deze zomer in iBestuur een welkomstwoord aan nieuwe leden van de Tweede Kamer. Hij legt uit waarom eigenlijk elke politicus iets moet weten van informatiehuishouding. Dit geldt natuurlijk net zo goed voor ministers en staatssecretarissen, dus lees hem nog eens door!
Wob, Woo en transparantie
- Transparantie is een kernopgave bij de groei naar een nieuwe bestuurscultuur. Agendeer dit thema expliciet op het hoogste niveau (twee maal per jaar in de Ministerraad, prioriteitstelling binnen departementen door nieuwe bewindslieden).
- Handel Wob-verzoeken sneller en slimmer af. Ambitie: zorg in deze kabinetsperiode voor een halvering van de gemiddelde afhandelingstermijn van 150 dagen naar 75 dagen (let op: de termijn in de Woo is minder, 42 dagen!). Ga in overleg met verzoekers, benut beschikbare laktools en pas ‘open by design’ toe. Zie ook het RDDI-project ‘Woo-hulp’.
- Benoem in overleg met de Tweede Kamer drie grote dossiers als proeftuinen voor actieve openbaarheid (bijvoorbeeld klimaat, wonen en toeslagen).
- Realiseer verplichte categorieën van actieve openbaarheid (art. 3.3 van de Woo) voor kerndepartementen en uitvoeringsorganisaties, uiterlijk in januari 2025.
Berichtenapps
Vermijd zoveel mogelijk het gebruik van berichtenapps (WhatsApp, Signal, etc.) bij bestuurlijke besluitvorming. Als er toch bestuurlijke besluitvorming plaatsvindt via een berichtenapp, zorg er dan voor dat de app-berichten worden gearchiveerd, of dat de inhoud van het bericht wordt vastgelegd in een e-mail, memo of nota ter verslaglegging. Meer weten over het gebruik van berichtenapps? Lees dan wat wij vanuit het project Berichtenapps doen.
Duurzaam databeheer
Maatschappelijke opgaven aanpakken is alleen mogelijk met gedegen en complete gegevens (data). Voor beleidskeuzes en besluitvorming wordt daarom data geanalyseerd en gecombineerd. Maar dit kent ook risico’s. Dat bewijzen de gebeurtenissen rond de kinderopvangtoeslag. Daar bleven gegevens over dubbele nationaliteit onterecht aanwezig in databases en werden zij gebruikt door een algoritme terwijl dit niet mocht.
Om gewenst en rechtmatig gebruik mogelijk te maken en dit soort fouten te voorkomen, is duurzaam databeheer nodig: beheer waarbij doordachte maatregelen worden genomen voor het bewaren, vernietigen en delen van de data. Binnen het project Duurzaam Databeheer werken we aan hulpmiddelen om dit Rijksbreed te verbeteren, voor en met rijksorganisaties: beleidsdepartementen, uitvoeringsorganisaties en zbo’s.
Sociale media
Wees ervan bewust dat uitingen op sociale media ook onder de noemer overheidsinformatie vallen wanneer deze uit functie gedeeld worden. Tip: Zorg er daarom op sociale media voor dat communicatie vanuit de Rijksoverheid niet vervlochten is met partijpolitieke belangen en privé aangelegenheden. Belangrijk is dat altijd duidelijk is wie de afzender is: de Rijksoverheid, de partij van de bewindspersoon of de privé persoon.
Op onze website lees je hoe we vanuit RDDI werken aan het veiligstellen en archiveren van sociale media-informatie.
Digitaal werken
Werk zoveel mogelijk digitaal, in plaats van op papier. En zorg ervoor dat alles dat je doet, netjes wordt opgeslagen. Daardoor wordt de informatiehuishouding beter en de informatievoorziening effectiever.