Woo-Doeth (afgerond)

Actualisatie doorzoekprotocol

Bij de implementaties van de Woo-hulp tooling bleek dat gebruikers via de Woo-Informatie door alle benodigde data willen zoeken. Ook is geconstateerd dat zij graag willen zoeken met extra rechten. Het huidige doorzoekprotocol voorziet nog niet in al deze behoeftes. Het beschrijft onvoldoende wanneer welke gebruikersgroep mag zoeken met deze speciale rechten, welke rechtspositie deze groep heeft vanuit het type zoekopdracht en wat hier tegenover staat  aan veiligheidsmaatregelen rondom de informatie om dit mogelijk te maken. Denk hierbij aan integriteitsonderzoeken, commissies, Woo, parlementaire enquêtes etc. Woo- Doeth levert daarom een geactualiseerd zoekprotocol op.

Autorisatiemodel Zoek en Vind

Met de implementatie Woo-hulp tooling is de behoefte vanuit de informatieprofessional die Woo-verzoeken moet beantwoorden steeds groter om van een decentrale zoekopdracht naar een centrale zoekopdracht te gaan. Een van de grotere issues die vanuit de implementaties naar voren is gekomen, is dat het niet duidelijk is hoe je dit op een goede en veilige manier inregelt en daarbij ook de snelheid van leveren behoudt. Er is onvoldoende duidelijk over de regels die AVG en de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) stellen. Woo-Doeth levert een rijksbrede standaard op die geïmplementeerd kan worden door de rijksoverheden.

Generiek lakprofiel

Tijdens de implementaties van de laksoftware bleek dat alle rijksoverheden ongeveer op dezelfde manier lakken, maar dat er verschillen zitten in de interpretaties van de regels, de inventarislijst verschillend ingevuld wordt en er geen gebruik gemaakt wordt van elkaars lakregels. Hierdoor is er geen eenduidige presentatie richting de aanvragers van Woo-verzoeken en wordt het lakbeleid niet consistent geïmplementeerd. Woo-Doeth levert een generiek profiel op waarbij lakregels en presentatie naar de aanvrager eenduidig wordt.

Metadatering op gelakte documenten

Het wordt steeds belangrijker om documenten te kunnen vinden en te relateren, maar ook om documenten te digitaliseren. Metadata toevoegen aan de documenten die uit het Woo-proces komen gebeurt nu handmatig of is onvoldoende geïmplementeerd binnen de processen. Dit maakt het lastig om documenten geautomatiseerd te publiceren, de content te bewaken en de onderliggende samenhang te behouden. Daarnaast kan lakken een extra verrijkingsslag hebben in de gekoppelde metadata van een document. De duizenden documenten die door de laksoftware worden verwerkt, hebben een te groot volume om handmatige verwerking van metadata in stand te houden. Daarom dient er vanuit Woo-Doeth een voorziening gerealiseerd te worden die hierin op geautomatiseerde wijze gaat voorzien.

Woo-workflow met elektronisch Woo-formulier

Uit de implementaties van Woo-hulp tooling en de Woo-pilots komt naar voren dat er geen of onvoldoende sprake is van een ingericht en beheerd Woo-proces bij de kerndepartementen. Het opstellen van noodzakelijke rapportages wordt als lastig ervaren, gezien de diversiteit aan informatie verspreid over verschillende bronnen.
De scope van de Woo-workflow is daarom gezet op het inzichtelijk maken van het Woo-proces op basis van de al bestaande documenten die goedgekeurd zijn, zoals:

• Het generieke procesmodel  “Woo-verzoeken sneller behandelen module 2”, goedgekeurd door Programmaraad
• Dashboardindicatoren van Departementale IHH-Dashboards 
• Rapportage indicatoren van rapportagemodel Woo JBR