Berichtenapps

Het is maart 2019 als de Raad van State uitspraak doet in een zaak tussen het Ministerie van VWS en Branchebelang Thuiszorg Nederland (BTN). Op het eerste gezicht geen raakvlak met de informatiehuishouding van het Rijk, maar niets is minder waar!  De uitspraak heeft als implicatie dat berichten in apps als WhatsApp, SMS en Signal onder de Wet openbaarheid van bestuur vallen.

De vraag rijst: hoe gaan we binnen het Rijk om met berichtenapps? De al bestaande beleidslijn voor berichtenapps wordt verfijnd en aangepast, in samenwerking tussen RDDI, het Nationaal Archief en de ministeries van BZK, OCW, I&W, J&V. Het resultaat is een in het SGO vastgestelde rijksbrede beleidslijn met twee componenten:

  1. Het gebruik van berichtenapps voor bestuurlijke aangelegenheden wordt ontraden.
  2. Het berichtenverkeer dat toch plaatsvindt, wordt periodiek geschift. Archiefwaardige berichten worden handmatig geëxporteerd en veiliggesteld.

RDDI project Berichtenapps

Het RDDI project Berichtenapps ondersteunt Rijksorganisaties bij de invoer van de nieuwe beleidslijn, door in opdracht van het SGO:

  • Te zorgen voor interdepartementale afstemming.
  • De beleidslijn verder uit te werken, inclusief aanpak en instructies.

Meer specifiek heeft SGO aan project Berichtenapps gevraagd om invulling te geven aan de volgende interdepartementale acties en maatregelen:

  1. Uitwerken en realiseren van een rijksbrede handreiking voor implementatie van de beleidslijn en een campagne voor bewust omgaan met berichtenapps.
  2. Het communiceren (en verfijnen) van de door BZK/CIO office opgeleverde rijksbrede technische instructie 'hoe' appberichten op te slaan.
  3. Opstellen van een instructie voor specifiek DG’s, SG’s, ministers en hun staf met betrekking tot berichtenapps, in afstemming met de kerngroep IOWJZ.
  4. Het ontwikkelen van een rijksbrede instructie over welke berichten (wat/inhoud) opgeslagen moeten worden.
  5. Onderzoeken van de (technische en organisatorische) mogelijkheden om gebruikers te ontzorgen bij het archiveren van chatberichten.
  6. Het voorbereiden van een interdepartementaal evaluatiemoment om te bekijken of de gekozen beleidslijn en aanpak werkt qua haalbaarheid en uitvoerbaarheid op technisch, juridisch, beveiligings-, organisatorisch en operationeel niveau.

Doel van het project is dan ook om Rijksorganisaties te helpen bij het ontwikkelen van voldoende kennis, informatie en middelen om:

  • Bewust en minimaal gebruik te maken van berichtenapps.
  • In te zetten op het duurzaam toegankelijk veiligstellen van berichten indien deze apps tóch worden gebruikt.
  • De uitvoering van de beleidslijn te monitoren en toetsen.

Stand van zaken

De opdrachtgevers van RDDI hechten waarde aan een eenduidige invulling van het beleid rond berichtenapps en de Instructie bewaren chatberichten. Daarom is de afspraak gemaakt om rijksbreed op te trekken en naar buiten toe één lijn te presenteren.

Het project Berichtenapps ondersteunt dit initiatief en ontwikkelt een handreiking Bewaren chatberichten voor rijksorganisaties. Het beleid, de wettelijke kaders en het opslagproces worden hierin eenduidig toegelicht en uitgewerkt. Het doel is om inzicht te geven in de praktische en beheerskanten van het bewaren van chatberichten. Zie dit document met schematische weergaves voor een eerste indruk van de handreiking.

Aansluitend worden twee infographics ontwikkeld die uitleg geven hoe wij binnen het Rijk omgaan met het bewaren van chatberichten. Beide worden actief openbaar gemaakt en komen beschikbaar voor publicatie door rijksorganisaties. We houden jullie hierover op de hoogte.

Ook assisteert het project onder andere BZK, OCW, J&V en VWS bij de implementatie aanpak van het rijksbeleid en instructies. Andere rijksorganisaties kunnen hierbij aansluiten. Neem hiervoor contact op met projectsecretaris Ienke Laan.

Begeleidingscommissie

Het projectteam organiseert op19 maart een bijeenkomst met de begeleidingscommissie van de handreiking Bewaren berichtenapps. In deze bijeenkomst wordt de laatste conceptversie besproken in een kleine setting. Mocht je mee willen denken en lezen, neem dan deel aan deze bijeenkomst. Meld je hiervoor aan bij Ienke Laan.

Arjan Rompelman, projectleider Berichtenapps

Meer informatie?

Neem contact op met Arjan Rompelman, projectleider Berichtenapps of projectadviseurs Rene de Jong / Joeri Scheper of projectsecretaris Ienke Laan.