Berichtenapps

De uitspraak van de Raad van State dat Whatsapp- en SMS-berichten van ambtenaren ook onder de definitie ‘document’ vallen daarmee onder de Wob, was de aanleiding dat het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) in de afgelopen periode samen met de ministeries van BZK, OCW, I&W, J&V en het Nationaal Archief de al bestaande (rijksbrede) beleidslijn voor berichtenapps nader verfijnd en aangepast.

In maart 2019 is vanuit het programma RDDI het project Berichtenapps gestart met als doel het invoeren van een eenduidige beleidslijn voor het gebruik van berichtenapps binnen de Rijksoverheid. Vervolgens is begin juli 2019 de nieuwe beleidslijn, aanpak en technische instructie voor de omgang met berichtenapps bij het Rijk geaccordeerd in het SGO, de ICBR en het IOWJZ. Daarbij is vanuit het SGO aan RDDI gevraagd om te zorgen voor de verdere interdepartementale afstemming, coördinatie en uitwerking van de nieuwe beleidslijn voor Berichtenapps, inclusief aanpak en instructies.

Wat is er de afgelopen maanden gebeurd
Gedurende de afgelopen zomer heeft RDDI actief samengewerkt met BZK, OCW, I&W, J&W en het Nationaal Archief om de al bestaande rijksbrede beleidslijn voor berichtenapps nader te verfijnen en aan te passen aan de uitspraak van de Raad van State dat Whatsapp- en SMS-berichten van ambtenaren ook vallen onder de definitie 'document' en daarmee onder de Wob.

Dit traject heeft geresulteerd in een beleidsadvies, aanpak en technische instructie voor de omgang met berichtenapps bij het Rijk, welke begin juli zijn geaccordeerd in het SGO, de ICBR en het IOWJZ. Door het SGO is vervolgens nadrukkelijk bij RDDI het verzoek neergelegd om te zorgen voor de interdepartementale afstemming, coördinatie en uitwerking van de nieuwe beleidslijn, aanpak en instrumenten binnen het Rijk.

Meer specifiek heeft SGO aan project Berichtenapps gevraagd om invulling te geven aan de volgende interdepartementale acties en maatregelen:
1) Het communiceren (en verfijnen) van de door BZK/CIO office opgeleverde rijksbrede technische instructie 'hoe' appberichten op te slaan.
2) Opstellen van een instructie voor specifiek DG’s, SG’s, ministers en hun staf met betrekking tot berichtenapps, in afstemming met de kerngroep IOWJZ.
3) Ontwikkelen van een rijksbrede instructie over welke berichten (wat/inhoud) opgeslagen moeten worden.
4) Uitwerken en realiseren van een rijksbrede handreiking voor implementatie van de beleidslijn en een campagne voor bewust omgaan met berichtenapps.
5) Onderzoeken van de (technische en organisatorische) mogelijkheden om gebruikers te ontzorgen bij het archiveren van chatberichten.
6) Voorbereiden van een interdepartementaal evaluatiemoment om te bekijken of de gekozen beleidslijn en aanpak werkt qua haalbaarheid en uitvoerbaarheid op technisch, juridisch, beveiligings-, organisatorisch en operationeel niveau

Stand van zaken

Gezien de urgentie van de uitrol van de nieuwe beleidslijn heeft het project Berichtenapps vooruitlopend op de eerste klankbordgroep de volgende initiatieven ondernomen:
  a) In lijn met het verzoek van het SGO is met een kerngroep juristen (OCW, BZK, I&W en J&V) vanuit het IOWJZ een eerste instructie voor de politieke en ambtelijke top uitgewerkt. Deze is behandeld in het IOWJZ van 26 september en de Stuurgroep van 3 oktober. Het vervolgtraject is dat de instructie deze maand ter besluitvorming wordt geagendeerd bij het ICBR en SGO. 
  b) Vooruitlopend heeft RRDI samen met OCW een concept plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van de beleidslijn berichtenapps binnen het ministerie. De aanpak omvat een eerste uitwerking van de onderdelen 1 tot en met 6, m.u.v. punt 2 (zie boven). De aanpak en bijbehorende producten dienen als basis voor nadere uitwerking van instructies, instrumenten en een handreiking voor berichten(apps) samen met de aangesloten departementen.

Wat staat op de planning (korte termijn)
Vooruitkijkend staan de volgende activiteiten en producten op de planning voor Q4 2019.

Activiteiten:
- Het projectteam maakt een rondje langs de velden voor het inventariseren van nadere eisen, wensen en behoeften bij de departementen.
- Er wordt een klankbordgroep georganiseerd waarin onder andere de uitkomsten van de inventarisatie en het projectplan wordt besproken. Tevens biedt dit betrokkenen de gelegenheid nadere invulling te geven aan de actielijn Berichtenapps.

Producten:
- Een rijksbrede instructie (infographic) die departementen kunnen inzetten voor het informeren van medewerkers over welke berichten opgeslagen moeten worden.
- Een gedragen en interdepartementale aanpak en planning voor de bewustwordingscampagne.
- Eerste ontwerp voor een rijksbrede handreiking voor implementatie van de beleidslijn en bewuste omgang met berichtenapps.

Tot slot nodigen wij belangstellenden uit om zich bij projectsecretaris Ienke Laan aan te melden voor het projectteam Berichtenapps en/of voor deelname aan de klankbordgroep Berichtenapps.

Arjan Rompelman, projectleider Berichtenapps

Meer informatie?

Neem contact op met Arjan Rompelman, projectleider Berichtenapps