Berichtenapps

Het is maart 2019 als de Raad van State uitspraak doet in een zaak tussen het Ministerie van VWS en Branchebelang Thuiszorg Nederland (BTN). Op het eerste gezicht geen raakvlak met de informatiehuishouding van het Rijk, maar niets is minder waar!  De uitspraak heeft als implicatie dat berichten in apps als WhatsApp, SMS en Signal onder de Wet openbaarheid van bestuur vallen.

De vraag rijst: hoe gaan we binnen het Rijk om met berichtenapps? De al bestaande beleidslijn voor berichtenapps wordt verfijnd en aangepast, in samenwerking tussen RDDI, het Nationaal Archief en de ministeries van BZK, OCW, I&W, J&V. Het resultaat is een in het SGO vastgestelde rijksbrede beleidslijn met twee componenten:

  1. Het gebruik van berichtenapps voor bestuurlijke aangelegenheden wordt ontraden.
  2. Het berichtenverkeer dat toch plaatsvindt, wordt periodiek geschift. Archiefwaardige berichten worden handmatig geëxporteerd en veiliggesteld.

RDDI project berichtenapps

Het RDDI project Berichtenapps ondersteunt Rijksorganisaties bij de invoer van de nieuwe beleidslijn, door in opdracht van het SGO:

  • Te zorgen voor interdepartementale afstemming.
  • De beleidslijn verder uit te werken, inclusief aanpak en instructies.

Meer specifiek heeft SGO aan project Berichtenapps gevraagd om invulling te geven aan de volgende interdepartementale acties en maatregelen:

  1. Uitwerken en realiseren van een rijksbrede handreiking voor implementatie van de beleidslijn en een campagne voor bewust omgaan met berichtenapps.
  2. Het communiceren (en verfijnen) van de door BZK/CIO office opgeleverde rijksbrede technische instructie 'hoe' appberichten op te slaan.
  3. Opstellen van een instructie voor specifiek DG’s, SG’s, ministers en hun staf met betrekking tot berichtenapps, in afstemming met de kerngroep IOWJZ.
  4. Het ontwikkelen van een rijksbrede instructie over welke berichten (wat/inhoud) opgeslagen moeten worden.
  5. Onderzoeken van de (technische en organisatorische) mogelijkheden om gebruikers te ontzorgen bij het archiveren van chatberichten.
  6. Het voorbereiden van een interdepartementaal evaluatiemoment om te bekijken of de gekozen beleidslijn en aanpak werkt qua haalbaarheid en uitvoerbaarheid op technisch, juridisch, beveiligings-, organisatorisch en operationeel niveau.

Doel van het project is dan ook om Rijksorganisaties te helpen bij het ontwikkelen van voldoende kennis, informatie en middelen om:

  • Bewust en minimaal gebruik te maken van berichtenapps.
  • In te zetten op het duurzaam toegankelijk veiligstellen van berichten indien deze apps tóch worden gebruikt.
  • De uitvoering van de beleidslijn te monitoren en toetsen.

Stand van zaken

Sinds de uitspraak van de Raad van State in maart dit jaar, is er op het gebied van berichtenapps veel gebeurd. Op bestuurlijk niveau is de rijksbrede beleidslijn voor de omgang met berichtenapps geaccordeerd en onlangs is een inhoudelijke instructie voor het bewaren van chatberichten goedgekeurd door het SGO. Dit betekent dat de rijksonderdelen vanaf nu kunnen starten met de implementatie van het nieuwe beleid en invoering van de instructies.

De strekking van de beleidslijn is om het gebruik van berichtenapps binnen de Rijksoverheid zo veel mogelijk te beperken en te ontraden voor bestuurlijke aangelegenheden. Bij gebruik in uitzonderlijke gevallen worden de relevante berichten handmatig geëxporteerd naar een DMS of mailbox. De beleidslijn houdt geen verbod in, maar richt zich op beperkt en bewust gebruik van berichtenapps. Regulier gebruik van berichtenapps is binnen de Rijksoverheid toegestaan, met uitzondering van bestuurlijke besluiten en berichten met vertrouwelijke of privacygevoelige informatie. Hiermee wordt aangesloten op de behoeften van ambtenaren (om snel te communiceren via een laagdrempelig kanaal), de eisen vanuit wet- en regelgeving (Wob, Archiefwet, AVG) en beveiligingseisen. Ook is rekening gehouden met de bijzondere eigenschappen van berichtenapps. Het maakt geen deel uit van de beheerde (ICT) omgeving, het heeft een erg vluchtig en informeel karakter en het bestandformaat is anders dan bij e-mail of documenten.

Instructie invoeren

Het is nu de uitdaging voor de rijksorganisaties om dit beleid en de instructies in te voeren. Vanuit het SGO is opdracht gegeven om dit traject rijksbreed op te pakken. RDDI biedt hierbij ondersteuning op het gebied van bewustwording, informatiebeheer en (technische) ontzorging van gebruikers. De voorbereidingen hierop zijn in volle gang en vanaf januari komen vanuit RDDI producten beschikbaar die rijksorganisaties ondersteunen bij de verdere invoering.

Meld je aan voor de eerste klankbordgroep op 9 januari a.s.

Benieuwd naar de beleidslijn en het project? Bovenstaande infographic geeft alvast een beeld. Op 9 januari wordt de laatste stand van zaken en het projectplan besproken in de eerste klankbordgroepbijeenkomst. Aanmelden hiervoor kan bij projectsecretaris Ienke Laan.

Arjan Rompelman, projectleider Berichtenapps

Meer informatie?

Neem contact op met Arjan Rompelman, projectleider Berichtenapps of projectadviseurs Rene de Jong of  Joeri Scheper.