Berichtenapps

De uitspraak van de Raad van State dat Whatsapp- en SMS-berichten van ambtenaren ook onder de definitie ‘document’ vallen daarmee onder de WOB, was de aanleiding dat het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) in de afgelopen periode samen met de ministeries van BZK, OCW, I&W, J&V en het Nationaal Archief de al bestaande (rijksbrede) beleidslijn voor berichtenapps nader verfijnd en aangepast.

Stand van zaken

Deze samenwerking geresulteerd in een beleidsadvies, aanpak en technische instructie (BZK/CIO Rijk) voor de omgang met berichtenapps binnen het Rijk welke zijn geaccordeerd in het SG overleg en besproken in het ICBR (Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst) en het IOWJZ (Interdepartementaal Overleg Wetgeving en Juridische Zaken).

Wat betekent dat?
Met het akkoord is tevens nieuw beleid voor het gebruik van berichtenapps geformuleerd, namelijk: Beperk het gebruik van berichtenapps zo veel als mogelijk – en ontraad het voor bestuurlijke aangelegenheden. Als het toch daarvoor wordt gebruikt, is het  in het kader van de WOB en Archiefwet van belang om de daarvoor in aanmerking komende berichten goed te archiveren.

Wat zijn de volgende stappen?
Bij de uitrol van het nieuwe beleid zijn de volgende acties en maatregelen vastgelegd:
1) Ontwikkelen van een rijksbrede instructie over welke berichten (wat) op te slaan;
2) Opstellen van een instructie voor DG’s, SG’s, ministers en hun staf met betrekking tot berichtenapps in samenwerking met IOWJZ;
3) Uitwerken en realiseren van een rijksbrede campagne voor bewust omgaan met berichtenapps;
4) Onderzoeken van de (technische en organisatorische) mogelijkheden voor ontzorging bij het gebruik en archiveren van chatberichten;
5) Uitvoeren van een interdepartementaal evaluatiemoment om te bekijken of de gekozen beleidslijn en aanpak werkt.

Het project Berichtenapps binnen RDDI is aangewezen om te zorgen voor interdepartementale afstemming, coördinatie en uitwerking van bovengenoemde stappen.

Arjan Rompelman, projectleider Berichtenapps

Meer informatie?

Neem contact op met Arjan Rompelman, projectleider Berichtenapps