Wat is precies een hotspot?
Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken.
Door een dossier of thema als hotspot te benoemen geven de departementen invulling aan de beleidsambitie om tot een blijvend te bewaren archiefcollectie te komen, zodat het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) kan worden gereconstrueerd. Een hotspot zorgt ervoor dat informatie over het betreffende onderwerp die anders zou worden vernietigd, blijven wordt bewaard.
Departementen zijn in beginsel zelf verantwoordelijk voor het archiveren van de bij hen aanwezige informatie. Het ligt voor de hand de regierol te beleggen bij het onderdeel dat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer of een ander centraal onderdeel. Dat neemt niet weg dat een maatschappelijke hotspot meestal de grenzen van de organisatie overschrijdt. De algemene rijksarchivaris bewaakt via het strategisch informatieoverleg de eenheid van beleid en uitvoering en de samenhang tussen de waarderingen. Het Nationaal Archief adviseert bij de inrichting van het proces en wordt betrokken bij de uitvoering.