In het onderzoek KBA is geconstateerd dat financiële gegevens over baten van verbeterde informatiehuishouding ontbreken. Is het dan wel reëel om in paragraaf 1.1 te stellen dat het gebruik van de Handreiking organisaties zicht op de baten kan opleveren?

De handreiking is een hulpmiddel om eventuele baten te berekenen. Ook betekent het een stimulans om in organisaties gericht op zoek te gaan naar mogelijkheden voor het realiseren van baten en het beter in beeld brengen van kosten en besparingsmogelijkheden. 

Naast de immateriële baten zijn twee mogelijke soorten besparingen geïdentificeerd:

• Tijdsbesparing bij het zoeken naar documenten;
• Tijdsbesparing bij het afhandelen van Wob-verzoeken.

Of dat feitelijk leidt tot reductie van formatie en dus tot inboekbare baten, is een vraag die alleen organisaties zelf kunnen beantwoorden. Wel blijkt in de praktijk het omgekeerde. Sommige organisaties worden geconfronteerd met toenemende kosten voor het afhandelen van Wob-verzoeken en gaan op zoek naar tooling en aanpassing van de werkprocessen. Dat betekent in ieder geval een concrete investering waarvan de verwachting is dat die wordt terugverdiend. De “businesscase” is dan snel gemaakt.