Vraag- en antwoordsessie communicatie

De reactie vanuit de GOR-Rijk is: 'Nee, tenzij..'. Dit betekent dat het beleidskader e-mailarchivering pas in werking treedt als er aan een aantal voorwaarden is voldaan. De reactie, inclusief deze voorwaarden, wordt nog gepubliceerd door de GOR Rijk op hun webpagina Adviesaanvragen, instemmingsverzoeken en initiatiefvoorstellen.

Er is tijdens het maken van de communicatiemiddelen zoveel mogelijk gebruik gemaakt van al bestaande middelen. Vooral inhoudelijk is geput uit middelen die bijvoorbeeld door het Leerhuis Informatiehuishouding zijn ontwikkeld of eerdere uitgaven van RDDI. Voor de herkenbaarheid zijn de middelen in de toolbox wel opnieuw ontworpen als een samenhangende set.

Het CIO-beraad heeft eind 2025 het zoekprotocol voor de Rijksoverheid vastgesteld. Dit protocol gaat over veilig en efficiënt zoeken in overheidsinformatie en legt vast hoe dat binnen de overheid hoort te gebeuren. De organisatie die het Woo-verzoek afhandelt bepaalt aan de hand van het zoekprotocol in welke bronnen (DMS, Outlook, enz.) én door wie er gezocht wordt. 

Een medewerker krijgt in principe eerst zelf de vraag om de eigen postvakken te doorzoeken. Mocht dit, om welke redenen dan ook, niet mogelijk zijn, dan kan een organisatie ervoor kiezen om door daartoe geautoriseerde medewerkers de gearchiveerde mailboxen (die op basis van het tijdelijke beleidskader zijn gearchiveerd) te doorzoeken.

Het hoofdspoor is dat rijksmedewerkers zelf relevante e-mails op de juiste locatie in hun DMS of zaaksysteem opslaan. Spoor 2 is het tijdelijk beleidskader e-mailarchivering dat de capstone-methode en een voorziening voor bulkarchivering bevat. Eén van de voorwaarden van de GOR-Rijk om in te stemmen met dit spoor (beleid) is dat er eerst een communicatiecampagne wordt uitgerold om medewerkers te ondersteunen bij het uitvoeren van het hoofdspoor. Als er na deze campagne blijkt dat dit niet voldoende resultaat heeft opgeleverd, kan worden ingezet op spoor 2. 

In overleg met CIO-Rijk, de GOR-Rijk en het Programma Open Overheid is gekozen om de verspreiding van de toolboxen e-mailarchivering binnen de rijksorganisaties via de lijn van de CIO’s te laten lopen. Het staat hen natuurlijk vrij om vervolgens de afzonderlijke programma’s te betrekken bij de uitrol van de toolboxen.   
 

Hier zijn nu nog geen communicatiemiddelen voor. Deze worden ontwikkeld op het moment dat er meer zicht is op de implementatie van technische voorzieningen bij de rijksorganisaties. In samenwerking met de ministeries en concernonderdelen zal gekeken worden waar generieke producten mogelijk zijn.