De Rijksoverheid krijgt veel vragen voor (vastgelegde) overheidsinformatie. Deze vragen moeten goed, tijdig en volledig worden ingewilligd. Een zoekprotocol maakt het zoekproces beheersbaar.
Een zoekprotocol mitigeert de potentiële risico’s doordat helder is wie op welke grondslag tijdelijk toegang krijgt tot welke overheidsinformatie en hoe deze informatie wordt verwerkt. Er is een wettelijk kader en er zijn aanvullende richtlijnen/maatregelen die de interne bedrijfsvoering beschermen. Denk onder andere aan de AVG, Archiefwetgeving , BIO en VIR. Daarnaast bestaan een wettelijk kader en aanvullende richtlijnen gericht op externe openbaarmaking met onder andere de Woo, Artikel 68 GW en rijksbrede instructies. Een zoekprotocol vult deze verplichtingen in voor het zoeken naar informatie.