Vraag- en antwoordsessie

Het nieuwe beleid gaat gelden voor de Rijksdienst, waarbij er in de gesprekken met de GOR een nuance is aangebracht, dat het de bedoeling is dat een organisatie moet zorgen dat de medewerkers zakelijke e-mail archiveren in de daarvoor bestemde systemen, bijvoorbeeld in een DMS, een zaakdossier of zaaksysteem. Met het Nationaal archief wordt een toetsingskader ontwikkeld om te toetsen of organisaties voldoen aan die werkwijze. ZBO’s en andere organisatie zijn vrij om het beleidskader over te nemen.

De belangrijkste reden voor e-mailarchivering is dat de e-mailaccounts van ambtenaren geen persoonlijke e-mailadressen zijn, maar zakelijke e-mailadressen. Dat betekent dat deze gebruikt worden voor zakelijke communicatie die valt onder verschillende wetgeving voor overheidsinformatie. De Archiefwet en de Wet open overheid zijn hiervan de bekendste voorbeelden. De privacy van medewerkers wordt niet geschondenin lijn met de AVG worden de berichten zorgvuldig bewaard, beheerd en niet of beperkt openbaar gemaakt. Het gebruik van een zakelijk account voor privédoeleinden is beperkt toegestaan, mits men de zakelijke mails scheidt van de privé mails.

In diverse onderzoeken is geconstateerd dat de rijksoverheid onvoldoende voldoet aan de Archiefwet als het gaat om het archiveren van e-mails. Dit terwijl ambtenaren in de ambtseed beloven dat ze zorgvuldig omgaan met informatie. Het nieuwe beleid draagt eraan bij dat we beter aan de Archiefwet gaan voldoen. De medewerker heeft 10 weken de tijd voor het uitzonderen van privé berichten. Wat daar wel en niet onder valt is beschreven in de handreiking 'Welke e-mail kan weg' (*). Een selectielijst, en ook technische maatregelen zijn er altijd, ook nu, juist omdat een selectielijst deel is van de wet. Het is dus geen bijzonder extra middel. Tot nu toe is geprobeerd de medewerkers te overtuigen van het feit dat ze zelf mails op de juiste manier veilig moeten stellen. Dit heeft niet voldoende gewerkt. Met de GOR Rijk is onder andere afgesproken dat dit begin 2026 met een campagne nogmaals wordt geprobeerd. Als dit niet voldoende resultaat oplevert, gaat het nieuwe beleidskader gelden. Dit heeft voor- en nadelen, maar maakt het voor de medewerker zelf wel eenvoudiger.

(*) de handreiking 'Welke e-mail kan weg?' vind je binnenkort op deze site.

Vooralsnog geen. Na vaststelling van het beleid zal worden bekeken of dit document (*) geüpdatet moet worden zodat het overeenkomt met het beleidskader. Daarnaast wordt op dit moment gewerkt aan een rijksbreed kader voor een doorzoekprotocol.

(*) je kunt het model 'Regeling onderzoek in e-mail en/of bestanden van [organisatie]' aanvragen via informatiehuishouding@minocw.nl

Er is een DPIA opgesteld voor het beleidskader. Voor de implementatie van het beleidskader binnen de eigen organisatie moeten organisaties een eigen DPIA op te stellen. De risico's die rijksbreed in kaart zijn gebracht kunnen daarin worden overgenomen, aangevuld met een beschrijving en mogelijke risico’s die voortvloeien uit de implementatie van de technische voorziening. RDDI heeft het voornemen om een 'Sjabloon DPIA' te maken voor de ministeries.

De Fit Gap-analyse (waarin het verschil tussen oud en nieuw beleid wordt uitgelegd) kan worden gedeeld zodra de GOR Rijk met het beleidskader heeft ingestemd. 

In de komend periode wordt in 2 communicatiecampagnes aandacht besteed aan het archiveren van e-mails. Zowel een campagne gericht op leidinggevenden als een brede campagne die helemaal in het teken staat van e-mailarchivering. Beide campagnes worden uitgevoerd volgens het ZO-concept. 

Vooralsnog geen. Na vaststelling van het beleid wordt gekeken of de modeldocumenten geüpdatet moeten worden zodat deze overeen komen met het beleidskader. De Fit Gap-analyse met daarin de wijzigingen van het (nieuwe) beleidskader ten opzichte van de (oude) Handreiking e-mailarchivering kan worden gedeeld. 

Het gaat uiteindelijk om de archivering van informatie volgens de Archiefwet en Wet open overheid. Als dat doel met andere mogelijkheden dan het tijdelijke beleidskader bereikt wordt is dat ook toegestaan. Het kan ook een mix zijn van meerdere methoden om te archiveren. Er wordt gewerkt aan een toetsingskader zodat duidelijk is of en in hoeverre de organisatie voldoet aan de Archiefwet. Voldoet een rijksorganisatie niet, dan zal automatisch het tijdelijke beleidskader gaan gelden. Op dit moment hanteren we 1 juli 2026 als datum waarop organisaties moeten voldoen.

Nee. In het beleidskader staat de scope: "Het kader is vanaf het moment van vaststellen verplicht voor de Rijksdienst."

Nee, de GOR Rijk is niet gebonden aan een vaste termijn.

Het blijft belangrijk dat ministeries zich inzetten om goed gedrag bij medewerkers te bevorderen. Of dat nu gaat om minder mailen of het correct opslaan van e-mails in een DMS. Ministeries kunnen dit stimuleren door tijd, kennis en middelen beschikbaar te stellen. Vanuit RDDI en het ZO-koepelconcept wordt gekeken naar een aanvullende campagne met een toolkit voor medewerkers. Het is aan de ministeries om met deze campagne en toolkit aan de slag te gaan.

De besluiten van de GOR Rijk zullen gedeeld worden als ze er zijn: het zijn openbare stukken. Het concept-beleidskader is nog niet gepubliceerd omdat dit nog een concept is en de gesprekken met de GOR Rijk nog lopen. Als het concept is vastgesteld, vind je dat op deze website.

De Groepsondernemingsraad Rijk is de overkoepelende ondernemingsraad van de rijksoverheid. Veiligheidsregio's zijn geen onderdeel van de rijksoverheid en zitten dus ook niet in de GOR.

Dat is nu niet het geval en daar wordt ook niet op gekoerst. Het beleidskader zoals vastgesteld door de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) staat nog steeds. In de aanpak is het kader iets scherper op het feit dat duidelijk moet worden aangegeven/getoetst dat ministeries voldoen en dat medewerkers voldoende tijd krijgen om te archiveren. 

Zodra de GOR akkoord heeft gegeven op het instemmingsverzoek, wordt gestart met de voorbereiding van de implementatie. Het streven is om het beleidskader op 1 juli 2026 in te laten gaan. Dan gaat ook de Archiefwet in. Er moet een technische voorziening beschikbaar zijn. RDDI zal de ministeries ondersteunen bij het implementeren van het beleidskader. Dit zal voornamelijk gedaan worden door samen met de ministeries generieke producten op te leveren die zij kunnen gebruiken bij de implementatie. Deze producten zijn ook beschikbaar voor andere overheidsorganisaties. Er wordt ook kennisdeling georganiseerd. Het is nog niet bekend hoe dat eruit gaat zien.

Het beleid geldt nu nog niet. Het gaat in over 10 jaar. Het Nationaal Archief heeft al ervaring met het opnemen van grote hoeveelheden digitaal materiaal. Ook de Regionaal Historische Centra (RHC’s) hebben hier ervaring mee.

Het opnieuw beschikbaar stellen gebeurt op de manier zoals dat nu ook al gebeurt. Er is een oplossing die de documenten uit het e-maildepot indexeert. Met een zoekmachine die de orgnisatie zelf heeft, kunnen vervolgens documenten gevonden worden binnen de selectie waar een organisatie bij mag.

Het Nationaal Archief maakt geen selectie meer. Dat moet vooraf zijn gedaan. Alleen het materiaal van de sleutelfunctionarissen wordt opgeslagen. Dat is, als het goed is, vooraf al geselecteerd en gewaardeerd door de 'overdragende' organisatie. 

Op dit moment geldt bij een beperking op de openbaarheid in de Archiefwet dat informatie alleen kan worden ingezien in het Nationaal Archief. In de toekomst kan onder de Nieuwe Archiefwet ook op andere manieren inzage worden geven. Het Nationaal Archief kan bijvoorbeeld een kopie van de bron ter beschikking stellen. Deze kan vervolgens geredigeerd en geanonimiseerd worden.  

Het Nationaal Archief maakt geen selectie meer, dat moet vooraf gedaan zijn. Alleen het materiaal van de sleutelfunctionarissen wordt opgeslagen door het Nationaal Archief. Als het goed is, is dit materiaal dan al geselecteerd en gewaardeerd. Op dit moment is het niet de bedoeling dat het Nationaal Archief daarna nog gaat schonen. Als blijkt dat dit toch nodig is, dan kan daar over 10 jaar anders over besloten worden.

Het Nationaal Archief is in samenwerking met CIO Rijk bezig met de opstellen van dit toetsingskader.

De kaders zijn vergelijkbaar, maar toch anders. Ze worden daarom niet samen in 1 document opgenomen. 

De huidige aansluitvoorwaarden vind je op de site van het Nationaal Archief. We verwachten dat de aansluitvoorwaarden straks wel anders zullen zijn. Aangezien dit pas over 10 jaar speelt, zijn deze nu echter nog niet nodig en beschikbaar. Wel zegt het Nationaal Archief toe dat e-mails straks kunnen worden overgebracht als de uitvoering is zoals deze nu is beschreven.

Binnen de rijksdienst (ministeries en uitvoeringsorganisaties/publieke dienstverleners) wordt uitgegaan van ongeveer 2.000 sleutelfunctionarissen. 

Het beleidskader geldt voor álle rijksambtenaren. De e-mails van alle ambtenaren worden in bulk gearchiveerd. Vervolgens krijgen de mails van sleutelfunctonarisen het label 'permanent bewaren'. Die mails worden door de rijksorganisaties zelf overgebracht naar het Nationaal Archief. De e-mails van niet-sleutelfunctionarissen worden na 10 jaar vernietigd. 

Ja. In de modelselectielijst staat vanaf schaal 16 als uitgangspunt. Maar organisaties mogen daar gemotiveerd van afwijken. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de bestuurlijk verantwoordelijken.

Nee, dat mag niet. Daarmee wordt informatie gewijzigd en de authenticiteit en integriteit aangetast.

Er mogen geen namen worden weggelakt. En iedereen die in de gearchiveerde mail voorkomt moet daarvan op de hoogte zijn. Daarom wordt de selectielijst gepubliceerd in de Staatscourant. Het is een officieel besluit. Er is niet nog meer kennisgeving nodig. Daarom wordt aangeraden dat medewerkers onder hun e-mail een standaardtekst opnemen waarin staat dat e-mails worden gearchiveerd.

Hierover worden nog 'beperkingen op de openbaarheid' afgesproken met het Nationaal Archief.

Er is (nog) geen formele startdatum afgesproken voor e-mailarchivering. Er wordt gestreefd naar een ingangsdatum van 1 juli 2026. De termijnen uit de selectielijst starten met de ingangsdatum van de voorziening. Archivering moet tot die tijd volgens de huidige geldende werkwijze uitgevoerd worden. Dat is inclusief de geldende bewaartermijn. Bij het niet archiveren, en dus niet selecteren van de e-mails mogen e-mails dan ook niet verwijderd worden.

Er worden communicatietoolboxen ontwikkeld die gebruikt en aangepast kunnen worden door alle overheidsorganisaties. In deze toolboxen zitten communicatiemiddelen en instructiemateriaal waarmee de medewerkers op de hoogte kunnen worden gebracht van de impact die het nieuwe beleidskader op hun werkzaamheden heeft en hoe ze hiermee om kunnen gaan. Deze toolboxen worden openbaar gepubliceerd en zijn dus ook voor de Hoge Colleges van Staat beschikbaar.

Deze vraag valt buiten scope, dit moet worden besproken met de projectleider van het eigen ministerie. 

RDDI maakt in samenwerking met de ministeries deeldocumenten, bijvoorbeeld kennisproducten en modelsjablonen. Deze komen op een voor iedereen toegankelijke website beschikbaar.

Dit is de verantwoordelijkheid van de projectleiders van de ministeries.