"Wat een service!" CIO Gerine Visser van DG Rechtspleging en rechtshandhaving (JenV) is erg blij met de sets van het kaartspel Opslaan! die we langs komen brengen. "Ik ga ze bij de leidinggevenden van onze directie uitdelen en zorg dat de andere directies in onze DG-kolom ook weten van de ZO-campagne en de toolbox e-mailarchivering."
Gerine Visser, CIO DG Rechtspleging en rechtshandhaving (ministerie van Justitie en Veiligheid)
Gerine kwam eigenlijk per ongeluk op de pagina met de producten, maar is blij dat ze deze gevonden heeft: "Door uitval wegens ziekte lagen de inspanningen rondom informatiehuishouding bij ons op een laag pitje. Ik wilde hier graag weer een extra implus aan geven en ging op zoek naar praktische middelen. Na een korte zoektocht op Google kwam ik uit bij de producten rondom e-mailarchivering. Dat er ook middelen tussen zaten die specifiek op leidinggevenden waren gericht was voor mij een grote plus."
Makkelijk en meteen te gebruiken
Voor leidinggevenden zijn meerdere praktische tools opgenomen in de ZO-campagne. Deze zijn gemakkelijk te gebruiken en hebben maar weinig voorbereidingstijd nodig. "Ik was prettig verrast door de bruikbaarheid en concreetheid van de middelen die worden aangeboden", zegt Gerine. "Ik was op zoek naar dingen die ook echt meteen gebruikt kunnen worden. Geen lange verhalen over het belang van archivering maar praktische handvatten waarmee je medewerkers ook echt helpt."
Het archiveren van e-mails is best lastig en vaak werken systemen niet mee. Het aanleren van nieuw gedrag gebeurt niet zomaar. In de aangeboden tools worden mensen meegenomen in wat er van ze wordt verwacht, en hoe ze hier op de meest eenvoudige manier aan kunnen voldoen. Hier vervolgens samen met je team aan werken is de kern van de middelen voor leidinggevenden.
Aanpassen aan praktijk organisatie
"Middelen waar je samen mee aan de slag gaat hebben echt mijn voorkeur", geeft Gerine aan. Dat de middelen worden aangepast aan de praktijk van de organisatie is voor haar ook een voordeel: "Middelen zijn vaak te generiek om te passen op onze systemen. Het feit dat instructies aan de JenV situatie kunnen worden aangepast is echt een pluspunt. Zeker omdat we op dit moment bezig zijn met een traject rondom ons DMS DigiJust."