Sturing op goed omgaan met overheidsinformatie verbetert, maar er is nog een wereld te winnen

Dat zijn enkele uitkomsten van het jaarlijkse onderzoek naar het omgaan met overheidsinformatie dat ICTU in opdracht van RDDI heeft uitgevoerd.

Medewerkers zijn zich goed bewust van het belang van bewaren en openbaar maken van overheidsinformatie 

Rijksambtenaren hebben, al sinds de eerste meting in 2020, een positieve houding ten aanzien van het bewaren van overheidsinformatie. Zo vinden bijna alle respondenten (97%) dat rijksmedewerkers overheidsinformatie goed horen op te slaan, vindt het merendeel van de respondenten dat het goed bewaren van overheidsinformatie het werk makkelijker maakt (80%) en dat dit onderdeel is van hun werk (89%). 8 op de 10 respondenten (80%) vindt dat het transparant zijn naar de samenleving en de Tweede Kamer onderdeel is van het werk. 
 

Transparantie wordt belangrijk gevonden, maar kennis is niet overal op niveau

De meerderheid van de respondenten vindt het belangrijk dat de overheid de samenleving informeert over wat zij doet, hoe zij dat doet en waarom. Toch geeft slechts 24% van de respondenten aan dat binnen de organisatie regelmatig wordt besproken hoe informatie actief en uit eigen beweging openbaar gemaakt kan worden. Daarnaast geeft 48% van de respondenten aan te weten welke informatie hun organisatie verplicht is om (op termijn) actief openbaar te maken.

Nagenoeg alle respondenten (93%) zijn ermee bekend dat de informatie van het werk van ambtenaren openbaar gemaakt kan worden. 6 op de 10 respondenten (59%) weet ook wat er moet gebeuren om informatie geschikt te maken voor openbaarmaking. Als het gaat om Woo-verzoeken, weet minder dan de helft van de respondenten (46%) wat men moet doen wanneer er een Woo-verzoek binnenkomt dat betrekking heeft op hun werk. Bijna 6 van de 10 (58%) geeft prioriteit aan Woo-verzoeken waarbij zij een rol spelen. 

Men weet steeds beter waar men informatie kan vinden over hoe om te gaan met informatie

Twee derde van de respondenten (67%) weet waar men binnen de organisatie meer informatie kan vinden over hoe men met informatie om moet gaan. Dit is een significante stijging ten opzichte van de vorige meting toen nog 55% dit wist. Begin vorig jaar is op het Rijksportaal en eigen intranet vanuit het project Informatie over Informatie een speciale sectie met informatie over informatiehuishouding en openbaarmaking gekomen. De bestaande informatie is beter gerangschikt en er is meer informatie toegevoegd. Ook is er bij de meeste departementen organsatiespecifieke informatie toegevoegd. Wellicht dat dit heeft bijgedragen aan de significante stijging.

Bijna driekwart van de respondenten (74%) geeft aan dat zij weten welke informatie verwijderd kan worden en welke informatie bewaard kan blijven. Ook dit is een significante stijging ten opzichte van de vorig meting (61%).
De top 3 belangrijkste informatiebronnen voor respondenten om op de hoogte te blijven van de richtlijnen voor het omgaan met overheidsinformatie zijn desgevraagd het intranet van de eigen organisatie, de informatieprofessionals binnen de eigen organisatie en het Rijksportaal.

Medewerkers hebben vooral behoefte aan meer informatie over e-mailarchivering

Het rijksbrede hulpaanbod op het gebied van openbaarmaking en informatie voorziet voor iets meer dan een derde van de respondenten (36%) in redelijke/hoge mate in hun behoefte. Een kwart (26%) geeft aan dat zij geen behoefte hebben aan informatie over het werken met overheidsinformatie. De respondenten die dit wel hebben, noemen het vaakst dat zij behoefte hebben aan informatie over e-mailarchivering (43%), chatarchivering (26%) en werkinstructies en -processen (23%).

Weinig privégebruik van zakelijke e-mail

De zakelijke e-mail wordt weinig voor privédoeleinden gebruikt; 93% van de respondenten gebruikt het zelden of nooit voor privé-aangelegenheden. Als ze dat toch wel doen dan slaat 56% van de privégebruikers deze berichten op in een privémap. Het opslaan van e-mails in het documentmangementsysteem (of een vergelijkbaar centraal systeem) wordt slechts door 37% van de respondenten regelmatig of vaak gedaan.

Vanaf maart is er een campagne over het bewaren en archiveren van e-mailberichten. Dit sluit zowel aan op de behoefte om meer te weten over e-mailarchivering als de wens om medewerkers meer actief berichten op te slaan in het documentmanagementsysteem. 

De leidinggevende geeft een beter voorbeeld, toch blijft er nog flink ruimte voor verbetering

Medewerkers mogen verwachten van leidinggevenden dat zij kennis van zaken hebben en aandacht besteden aan dit onderwerp. Volgens 41% van de respondenten stuurt hun leidinggevende er actief op dat overheidsinformatie goed bewaard wordt. Ruim een derde van de respondenten (38%) geeft aan dat de eigen leidinggevende het goede voorbeeld geeft bij het goed bewaren van overheidsinformatie. Daarentegen is 1 op de 5 respondenten (19%) van mening dat dit niet het geval is. Deze respondenten verwachten meer aandacht van het onderwerp, sturing en facilitering. Bij ruim de helft van de respondenten (56%) zijn er binnen de directie/afdeling afspraken gemaakt over het goed omgaan met overheidsinformatie. Hier is nog ruimte voor verbetering. Ook omdat minder dan de helft van de respondenten (46%) vindt dat hun (directe) collega’s overheidsinformatie goed opslaan en 41% de informatie van collega’s makkelijk kan terugvinden. Dit laatste is overigens wel significant gestegen ten opzichte van de eerst meting in 2020 toen nog maar 31% van de respondenten het werk van collega’s kon vinden.

Binnen kerndepartementen lijkt er meer gestuurd te worden op het onderwerp dan bij uitvoeringsorganisaties. Uit nadere vergelijking tussen de 2 type organisaties blijkt dat bij de kerndepartementen meer wordt gecommuniceerd over het op orde houden van informatie (66% vs 54%), vindt men vaker dat de leidinggevende op dit onderwerp stuurt (48% vs 34%) en vindt men vaker dat er afspraken zijn gemaakt over hoe met overheidsinformatie te werken (64% vs 51%).

Een nadere analyse tussen leidinggevenden en niet-leidinggevenden laat zien dat er nauwelijks significante verschillen zijn tussen beide groepen. Wat opvalt is dat respondenten met een leidinggevende functie significant vaker aangeven dat er binnen hun directie/afdeling afspraken zijn gemaakt over het bewaren van overheidsinformatie dan respondenten met een niet-leidinggevende functie (68% versus 55%).

Omdat ook uit eerdere onderzoeken duidelijk is dat de rol van leidinggevenden belangrijk is en hier nog flink winst te behalen is, loopt in de periode februari t/m augustus 2026 een campagne die specifiek is gericht op de rol en verantwoordelijkheid van leidinggevenden.

Aandacht vanuit programma’s en werkgever over het bewaren en openbaar maken van overheidsinformatie heeft ervoor gezorgd dat een deel van de medewerkers hun werkwijze aanpast

De aandacht vanuit de verschillende rijksprogramma’s en werkgevers voor het opslaan (bewaren) is voor ruim de helft van de respondenten (55%) aanleiding geweest om hun werkwijze ten aanzien van het opslaan van overheidsinformatie (deels) te wijzigen. Als het gaat om de aandacht voor het openbaar maken van overheidsinformatie heeft twee vijfde (42%) van de respondenten hun werkwijze (deels) aangepast. In beide gevallen houden de respondenten er hierdoor (onder meer) vaker rekening mee dat documenten openbaar kunnen worden gemaakt en slaan zij de documenten vaker op in een centraal systeem. Tegelijkertijd geeft het overgebleven deel van de respondenten aan dat hun werkwijze niet gewijzigd is als het gaat om het opslaan (45%) of openbaar maken van informatie (58%). De meest genoemde reden hiervoor was dat zij zich al bewust waren van het belang van goed bewaren of openbaar maken van overheidsinformatie. 

Het gebruik van de handreikingen en hulpmiddelen van RDDI en of het programma Open Overheid onder de groep respondenten die hun werkwijze (deels) hebben gewijzigd, kan beter. Ruim de helft van deze respondenten gebruikt de betreffende handreikingen en hulpmiddelen niet. Bijna een kwart (23%) weet niet of zij deze gebruiken.

De noodzaak van het duidelijk opslaan van documenten lijkt bekend, maar er is nog steeds winst te halen

Het merendeel van de respondenten (87%) heeft het idee dat ze hun documenten opslaan onder een naam die voor andere collega’s duidelijk is. Het is daarentegen wel zo, dat door een kleinere groep respondenten (41%) wordt aangegeven dat zij informatie van collega’s makkelijk kunnen terugvinden. Nagenoeg zes op de tien respondenten (57%) is gemiddeld langer dan vijftien minuten bezig met het zoeken naar overheidsinformatie (van zichzelf en/of anderen). Er lijkt dus nog wel verbetering mogelijk bij het opslaan van documenten op zo’n manier dat deze ook goed vindbaar is voor anderen. Te meer omdat een op de acht respondenten naar eigen zeggen meer tijd besteedt aan het zoeken naar overheidsinformatie dan een jaar geleden. Hetzelfde aandeel respondenten geeft aan juist minder tijd hieraan te besteden. De overige respondenten zijn ongeveer evenveel tijd kwijt met het zoeken naar informatie dan een jaar geleden (61%) of hebben hier geen zicht op (13%).

Er is meer aandacht nodig voor het centraal opslaan van concepten

Het opslaan van de eindversies in een centraal systeem of zowel in een centraal en decentraal systeem wordt gedaan door bijna alle respondenten (91%). Bij conceptversies wordt er juist meer decentraal opgeslagen. Maar liefst 60% slaat de conceptversies alleen decentraal op. Dit percentage is ook significant hoger dan bij de vorige meting (53%). De vraag is of het voor de doelgroep helder is wat het gewenste gedrag is. 

AI biedt kansen in het dagelijks werk en kan bijdragen aan een betere informatiehuishouding binnen de overheid

Hoewel ruim de helft van de respondenten (55%) verwacht dat het gebruik van AI in hun werk (deels) kan bijdragen aan een betere informatiehuishouding binnen de overheid, maakt een klein aandeel van de respondenten (17%) regelmatig/vaak gebruik van AI bij de uitvoering van hun dagelijkse werk. Op de open vraag naar de ervaringen met het gebruik van AI in het dagelijks werk worden positieve aspecten genoemd als: AI zorgt voor snelheid, efficiëntie, is behulpzaam en neemt werk uit handen. Negatieve aspecten die worden genoemd zijn: veel van AI moet gecontroleerd worden, wantrouwen richting AI, of onjuistheden van AI. Volgens respondenten zou AI kunnen bijdragen aan een betere informatiehuishouding binnen de overheid, bij het werken met teksten, bij het samenvatten van informatie en als kennisbank.

Twee derde van rijksambtenaren is nog niet bekend met de aankomende nieuwe archiefwet

Dat de nieuwe Archiefwet in werking gaat treden is bij ongeveer een derde van de respondenten (32%) bekend, maar ruim een kwart van deze respondenten (27%) weet niet wat de belangrijkste wijzigingen zijn in de nieuwe Archiefwet ten opzichte van de huidige Archiefwet. Ook heeft meer dan de helft van deze groep respondenten (55%) er geen zicht op of de organisatie waar zij werken al bezig is met voorbereidingen in verband met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. 

Over dit onderzoek

RDDI heeft in januari 2026 voor de 6e keer onderzoek laten doen naar kennis, houding en gedrag van rijksmedewerkers op het gebied van werken met overheidsinformatie. Het onderzoek bestaat uit een vaste set vragen, maar biedt daarnaast ieder jaar ruimte aan enkele eenmalige onderwerpen. Sinds de vorige meting zijn er ook standaard vragen over een open overheid opgenomen. AI en de nieuwe archiefwet zijn dit jaar nieuwe onderwerpen.

Bijna 500 (497) rijksmedewerkers deden mee aan het onderzoek. Zij werden benaderd via het Flitspanel, Rijksportaal of LinkedIn.