Aan de hand van welke criteria beoordeel je een praktijkvoorbeeld van de opzet van een overzicht informatiehuishouding? Die vraag stond centraal tijdens de werksessie criterialijst van het project Ondersteuning Informatieprofessionals.
Beeld: © RDDI
Met een groep betrokken deelnemers is gewerkt aan een lijst met criteria die kan dienen als weeginstrument bij het beoordelen van praktijkvoorbeelden. Met een overzicht informatiehuishouding (term uit de nieuwe archiefwet) wordt een informatieoverzicht bedoeld, zoals nu verplicht in artikel 18 van de Archiefregeling.
Bij het voorstelrondje gaf een van deelnemers het volgende aan: "Volgend jaar staan we voor de uitdaging om aan artikel 18 te voldoen. Wij zijn bezig om hiervoor een format te ontwikkelen. Deze sessie helpt hier hopelijk bij."
Organisaties helpen bij opstellen eigen overzicht
Het project Ondersteuning Informatieprofessionals verzamelt praktijkvoorbeelden, middelen en kennis om organisaties te helpen bij het opstellen van hun eigen overzicht informatiehuishouding. Deze voorbeelden worden gebundeld in een inspirerend overzicht, bedoeld als houvast, niet als norm.
"Succes van een overzicht informatiehuishouding is afhankelijk van het gebruik. Er zijn veel initiatieven, maar het wordt pas succesvol als het veel gedeeld wordt en breed gebruikt wordt."
Tijdens de sessie namen deelnemers individueel de concept-criterialijst door en voegden eigen suggesties toe. Opvallende aanvullingen waren onder andere openbaarheid voor de burger, en gebruik als organisatiegeheugen. Vervolgens categoriseerden de deelnemers de criteria in 2 groepen met behulp van de MoSCoW-methode. Daarna vergeleken we de lijsten om samen tot een gedragen lijst te komen.
De uitkomst van de sessie vormt een belangrijke stap richting een praktisch en bruikbaar overzicht informatiehuishouding, dat organisaties groot én klein helpt bij hun informatiebeheer.
Kennisdelen, samenwerking en duiding
De middag stond in het teken van kennisdelen, samenwerking en gezamenlijke duiding. Door de input van de deelnemers ontwikkelt het overzicht van praktijkvoorbeelden voor de opzet van de informatiehuishouding zich tot een inspirerend instrument dat inzicht geeft in de vele mogelijkheden uit de praktijk. De criteria-lijst en het overzicht met de praktijkvoorbeelden worden in een later stadium breed gedeeld, zodat zoveel mogelijk organisaties kunnen profiteren van de opgedane kennis en praktijkvoorbeelden. Houd hiervoor onze projectpagina in de gaten.