Jaap Haenen blikt terug: Leiderschap en innovaties in metadata voor duurzame overheidsinformatie

In november 2024 gaat Jaap Haenen, programmamanager overheidsbrede metadata informatiehuishouding bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), met pensioen. Hij blikt terug op zijn werk als projectleider van het project Metadata voor het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI).

Jaap, je gaat binnenkort met pensioen. Kun je ons meenemen in jouw reis als projectleider van het Metadata-project voor RDDI?

"Ja, dat klopt, na een lange carrière neem ik in november afscheid. Mijn werk als projectleider voor het project Metadata bij RDDI begon met de duidelijke ambitie om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren. Metadata zijn daarbij essentieel omdat ze helpen om informatie vindbaar, toegankelijk, makkelijker uit te wisselen en duurzaam beschikbaar te maken. Mijn team en ik hebben ons vanaf het begin gefocust op het actualiseren en vastgesteld krijgen van bestaande standaarden. En het inzichtelijk maken van de relaties tussen die standaarden."

Wat waren de belangrijkste stappen in de ontwikkeling van het project?

"We hebben in de loop der tijd een aantal belangrijke mijlpalen bereikt. In de routekaart die we in de ICBR eind 2023 hebben laten vaststellen zijn naast de standaard Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) die zich focust op informatie-objecten, ook bouwblokken opgenomen om andere entiteiten te actualiseren.  Denk hierbij aan een entiteit als actor (organisatie en rol binnen een organisatie) of aan bedrijfsactiviteiten en mandaat. Deze geactualiseerde entiteiten worden uitgewerkt in de (bestaande) Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (RMO).

Daarnaast is het vaststellen van meer governance op het gebied van metadata een belangrijk spoor in de routekaart. Vanuit verschillende domeinen worden steeds meer standaarden voor metadata ontwikkeld en vastgesteld. Daarbij komen soms dezelfde metadata in verschillende standaarden voor met een net iets andere betekenis of invulling. Daarom hebben we in het Overheidsbreed Beleidsoverleg Digitale Overheid (OBDO) besloten om meer regie te voeren op het gebruik van gemeenschappelijke of generieke metadata binnen de overheid. Zodat we aan de voorkant meer afstemming met elkaar hebben over de omschrijving en betekenis van gemeenschappelijke metadata. En zonodig een vertaaltabel met elkaar maken als standaarden nog niet aangepast kunnen worden. Sommige standaarden zijn rechtstreeks afgeleid van een International standaard  Aanpassing daarvan kost veel tijd en zal in Internationale gremia moeten plaatsvinden. De directie Digitale Overheid van BZK is aangesteld als regiehouder. En de ICTU zal daarbij gaan ondersteunen zodat de samenhang met de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) is geborgd. Ook zijn metadatastandaarden zoals MDTO en TOOI (Thesauri en Ontologieën voor Overheidsinformatie)beide begin 2024 aangemeld bij Forum Standaardisatie."

Kun je iets meer vertellen over het actualiseren van de RMO en de samenwerking met ICTU?

"Zeker. Een van de grootste uitdagingen is de actualisatie van de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (RMO). Marco Aarts van de ICTU levert een belangrijke bijdrage door onder andere een eerste versie van de geactualiseerde tekst te schrijven. De afgelopen maanden hebben we intensief samengewerkt met een overheidsbrede werkgroep om deze verder uit te werken. Het is een uitdagend proces met veel wijzigingen, maar we verwachten begin 2025  een geactualiseerde versie in concept gereed te hebben."​

Governance speelde een grote rol in dit project. Hoe heb je dat aangepakt?

"Governance is cruciaal voor het succes van het project. In oktober 2024 heb ik de laatste versie van de stelselbeschrijving over gemeenschappelijke metadata aangepast op basis van feedback van collega’s van onder andere KOOP, Nationaal Archief, Geonovum, rijksoverheid en medeoverheden. Daarnaast hebben we nog een aantal concrete voorbeelden en een lijst met knelpunten toegevoegd.. Het doel was om in september 2024 tot besluitvorming te komen in het Overheidsbreed Beleidsoverleg Digitale Overheid (OBDO) en dat is uiteindelijk gelukt. Met hulp van alle betrokken partijen die hun vertegenwoordiger in het OBDO positief hebben geadviseerd. Mede dankzij de samenwerking met Paul Deurvorst van PBLQ die eerder een soortgelijk rapport over regie in de zorg heeft geschreven, waar we dankbaar gebruik van hebben gemaakt. Ook heb ik samen met Eric Brouwer van de ICTU en Paul Deurvorst een memo over het beheer en financieringsmodel opgesteld en aangeleverd ter besluitvorming aan BZK/Digitale overheid in hun rol als regiehouder."

Wat was de rol van de visie op metadata in dit project?

"We hebben maandelijks werksessies over metadata gehouden waarbij ieders visie op metadata een belangrijk onderdeel was. Dat heeft nog niet geleid tot een specifiek document vanuit onze werkgroep. Wel maken we gebruik van een bestaand visiedocument op metadata. Een visie op metadata is een belangrijk strategisch document voor de overheid. Het beschrijft hoe metadata gebruikt kan worden om onder andere de toegankelijkheid en duurzaamheid van overheidsinformatie te waarborgen. De visie is opgesteld vanuit de community gegevensmanagement van de NORA en het zou mooi zijn om die te actualiseren in de komende periode in samenwerking met de NORA community. Het plan is om deze visie niet alleen te gebruiken voor gegevensmanagement, maar ook voor metadata in bredere zin."

Zijn er nog andere belangrijke onderdelen geweest waar je aan hebt gewerkt?

"Ja, een ander belangrijk element was de ontwikkeling van de handreiking over metadata. We zijn in augustus 2024 gestart, maar het kost meer tijd dan verwacht. Voor de handreiking maken we gebruik van best practices uit de praktijk, en daarom hebben we ook gemeenten zoals Utrecht en Groningen erbij betrokken. Een animatiefilm over het belang van metadata is begin november gereed."​

Als laatste, hoe kijk je terug op je werk binnen dit project en de toekomst van metadata binnen de overheid?

"Ik ben trots op wat we hebben bereikt. Metadata is een essentieel onderdeel geworden van de informatiehuishouding binnen de overheid. De standaarden zoals MDTO en TOOI zijn van groot belang voor de toekomst. Toen ik bij het project betrokken raakte kwam ik in een situatie terecht waarbij Rijkspartijen niet meer met elkaar wilde overleggen, laat staan samenwerken. De Rijksoverheid weigerde MDTO als standaard vast te stellen. Inmiddels begrijpen we elkaars standpunten en belangen en werken we overheidsbreed (via de koepelorganisaties van waterschappen, provincies en VNG) intensief samen, ieder vanuit zijn eigen rol. En zijn er ook twee gemeenten betrokken. Hoewel ik binnenkort met pensioen ga, weet ik zeker dat de projecten op een goede weg zitten en in de toekomst verder zullen worden uitgebouwd. Ik heb  alle vertrouwen in BZK/Digitale Overheid als regiehouder en de ICTU als hun ondersteuner en beheerder  samen met de betrokken organisaties, deze fundamenten zullen blijven versterken."

Jaap Haenen heeft als programmamanager een indrukwekkende nalatenschap opgebouwd. Zijn werk aan het metadatastelsel leidt niet alleen tot betere toegankelijkheid van overheidsinformatie, maar ook tot duurzame standaarden die de basis zullen vormen voor toekomstige ontwikkelingen binnen de digitale overheid.