Nieuw project: Strategische Opleidingsplannen
Voldoende en goed opgeleide professionals voor het inrichten en uitvoeren van informatiebeheer zijn cruciaal voor een informatiehuishouding op orde. Maar uit de volwassenheidsmeting in 2022 bleek dat minder dan de helft van de rijksoverheidsorganisaties de (bij)scholing op orde heeft. Daarom is in Q4 2023 het RDDI-project Strategische Opleidingsplannen gestart om dat structureel aan te pakken. Bij Rijkswaterstaat, VWS, DUO, het KNMI en het COA lopen inmiddels pilots.
De basis is het denkmodel voor Strategische Opleidingsplannen. Van daaruit kunnen de ambitie en scope verschillen. Projectleider Sebo Boerma legt uit: “Het startpunt is het strategisch verhaal: op welke organisatieontwikkeling richt het plan zich en waarom is dit zo belangrijk? Dat kan organisatiebreed zijn of juist smal, maar altijd gericht op informatiehuishouding. Bij VWS ligt de focus bijvoorbeeld op aandacht voor informatiebeheer bij het onboarden, met als ontwikkelopgave dat nieuwe medewerkers na 100 dagen nog steeds het juiste gedrag vertonen. Bij Rijkswaterstaat richt de focus zich op de rol van afdeling Documentair Informatiemanagement (DIM). Met een tweeledig doel: de expertise beter delen met nieuwe medewerkers en de afdeling bij RWS bekend en erkend maken, zodat andere medewerkers er aankloppen voor ondersteuning.”
Concrete resultaten
Vanuit het strategisch verhaal formuleren betrokkenen de gewenste (deel-)resultaten en de competenties die nodig zijn om die resultaten te behalen. Dat gebeurt heel concreet, aldus Sebo: “Wat zíe je als een bepaalde ontwikkelstap is gezet? Stel, het doel is om e-mail te gebruiken als communicatiemiddel en niet als archief. Dan is het gewenste resultaat dat er in mailtjes alleen nog linkjes staan naar documenten. En niet de documenten zelf.”
Leer- en andere interventies
Vervolgens bepalen ze welke interventies nodig zijn – individueel of in een groep en formeel (bijvoorbeeld via cursussen of e-learnings) of informeel (op de werkplek) – om tot de gewenste werksituatie te komen. Sebo: “Dat zullen vaak leerinterventies zijn, al dan niet aangeboden door het Leerhuis Informatiehuishouding. Maar dat hoeft niet per se. Als voor het bekend worden van DIM binnen heel RWS nodig is dat de medewerkers zich verspreiden over locaties, dan kan dat ook een interventie zijn.”
Gedurende het traject wordt ook gekeken welke aannames er allemaal zijn én of ze (nog) kloppen – of niet. Daardoor blijf je altijd naar de werkelijke praktijk kijken, met werkelijke gebruikers, en dus leren van de ervaringen die je opdoet bij de uitvoering van het opleidingsplan.
Leren van elkaar
Met het denkmodel en het uitwerken ervan lopen op dit moment 5 pilots. “Bij Rijkswaterstaat ligt inmiddels een eerste schets van hun strategisch opleidingsplan. VWS start dit najaar met de uitvoering van het plan voor informatiehuishouding als onderdeel van het onboarden., DUO is gestart met hun plan voor gewenst e-mailgedrag en het KNMI zit nog in de fase waarin ze hun ontwikkelopgave aan het verhelderen zijn. Het COA is net uit de startblokken. Elke 3 weken komen ze met het projectteam bij elkaar, zodat ze ook van elkaar leren.”
Handreiking en advies
Deze 5 organisaties krijgen een strategisch opleidingsplan, die – belangrijk – gedragen wordt door de organisatie en verbonden is aan de doelstellingen van de organisatie zelf. Op basis hiervan wordt voor andere organisaties een handreiking geschreven voor het opstellen van een strategisch opleidingsplan voor bij- en nascholing van hun informatieprofessionals. Deze komt nog voor de zomer beschikbaar. Naar verwachting inclusief advies op maat, een dienst vanuit het Leerhuis.