Hoe beslisnota’s bijdragen aan toegang tot informatie voor alle burgers
Sinds 2022 is het meezenden van beslisnota’s naar de Kamer verplicht. Welke rol speelt de beslisnota in openbaarmaking, transparantie en informatiehuishouding? En wat vind jij de belangrijkste verbeteringen die nodig zijn in de informatiehuishouding en welke rol zie je daarin voor ambtenaren? We vroegen het Aad van Tongeren, senior beleidsmedewerker bij de directie Media & Creatieve Industrie van het ministerie van OCW met een groot hart voor transparantie. Een goede informatiehuishouding? Begin bij jezelf!
Wat is je betrokkenheid bij het onderwerp informatiehuishouding?
“Mijn werk ligt op het terrein van de openbare bibliotheken. De openbare bibliotheek is de plek voor informatie, educatie en cultuur voor iedereen, ongeacht leeftijd, opleiding of sociale klasse. Het stelsel van openbare bibliotheken is de afgelopen 10 jaar verschraald en op basis van het coalitieakkoord kunnen we het nu repareren en versterken. Vanuit die achtergrond vind ik toegang tot informatie voor alle burgers erg belangrijk”.
Het meezenden van een beslisnota is sinds 2022 verplicht. Wat zijn je ervaringen met het opstellen van zo'n document?
“Ik heb al eerder beslisnota’s meegestuurd naar de Kamer. In deze nota’s en de bijlagen kan iedereen lezen hoe een beslissing tot stand is gekomen; welke opties er zijn, welke afwegingen zijn gemaakt en op welke data zijn de afwegingen gebaseerd. Iedereen, niet alleen Kamerleden, kunnen daardoor zien hoe de overheid werkt. Het is niet een anonieme en onnavolgbare besluitvormingsmachine”.
In deze nota’s en de bijlagen kan iedereen lezen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Iedereen, niet alleen Kamerleden, kunnen daardoor zien hoe de overheid werkt. Het is niet een anonieme en onnavolgbare besluitvormingsmachine.
Kun je aangeven hoe een beslisnota behulpzaam is bij actieve openbaarmaking?
“Het belangrijkste punt vind ik dat belanghebbende partijen meer achtergronden en context kunnen krijgen bij de besluiten van het Rijk. We maken ook de achterliggende data openbaar, zodat iedereen de onderbouwing kan checken. Doordat we ons ervan bewust zijn dat we informatie zullen publiceren, zijn we er extra alert op dat alles klopt”.
Wat is jouw visie op een transparantere Rijksoverheid?
“De overheid werkt voor de samenleving met de middelen die de samenleving ons ter beschikking stelt. Zoals financiële en juridische middelen. De samenleving heeft er recht op te weten hoe en waarom we deze middelen inzetten. De overheid is geen blackbox. Toen ik – heel lang geleden – bij het Rijk ging werken en in een brief uitlegde hoe een besluit tot stand was gekomen, kreeg ik als reactie van mijn afdelingshoofd: ‘Haal die argumenten maar weg. Daar krijg je alleen maar moeilijke vragen over. We beslissen gewoon.’ Dat is nu ondenkbaar. De bevolking is steeds beter opgeleid en mondiger geworden en wil weten hoe de overheid haar beslissingen neemt. Dat is een noodzakelijke voorwaarde voor vertrouwen in de overheid”.
Hoe kan een verbeterde informatiehuishouding bijdragen aan grotere openbaarheid?
“De informatiehuishouding van de overheid laat te wensen over. Het is ook voor ambtenaren vaak moeilijk documenten van een aantal jaren geleden terug te vinden. Het schaadt het vertrouwen in de overheid, als de overheid documenten niet meer terug kan vinden”.
Het belangrijkste punt vind ik dat belanghebbende partijen meer achtergronden en context kunnen krijgen bij de besluiten van het Rijk. We maken ook de achterliggende data openbaar, zodat iedereen de onderbouwing kan checken.
Hoe implementeer jijzelf openbaarmaking en transparantie in je dagelijkse praktijk?
“Ik probeer mijn stukken zo op te bergen, dat iedereen ze terug kan vinden. Dus geen belangrijke documenten op mijn persoonlijke schijf. Bij het ontwikkelen van beleid denken we er meer over na of keuzes goed zijn uit te leggen”.
Wat vind jij de belangrijkste verbeteringen die nodig zijn in de informatiehuishouding en welke rol zie je daarin voor ambtenaren?
“Voor ons beleid gebruiken we veel data en onderzoeken. We realiseren ons onvoldoende dat deze informatie ook voor personen en organisaties buiten de overheid interessant kan zijn. We moeten ons eigenlijk als vanzelf afvragen of het niet handig is die informatie ook bij de beleidsdossiers op rijksoverheid.nl te plaatsen”.
We moeten ons eigenlijk als vanzelf afvragen of het niet handig is die informatie ook bij de beleidsdossiers op rijksoverheid.nl te plaatsen.
Maak jij gebruik van infographic ‘Schrijven voor beslisnota’s’? Heb je verder nog praktische tips voor ambtenaren die kunnen helpen?
“Ik volg het vaste format dat het ministerie van OCW voor het schrijven van beslisnota’s heeft. Mijn belangrijkste tip is dat je een beslisnota pas goed kunt schrijven, als je het onderwerp echt doorgrondt. Als je twijfelt over de nota, laat je nota dan een nacht rusten en bekijk hem de volgende dag met een frisse blik”.
Bekijk voor meer informatie de infographic Schrijven voor beslisnota’s.
Een laatste toevoeging?
“Het gaat misschien langzaam, maar de overheid maakt nu echt stappen vooruit. Meer transparantie is nodig om keuzes navolgbaar te maken. Dat is essentieel voor het vertrouwen in de overheid”.