Op ontdekkingstocht met Socialex: hoe stellen we tweets van bewindspersonen veilig?
Bewindslieden kunnen via social media direct met burgers communiceren, en dat is een groot goed. Maar hoe ga je om met de macht die social media-platforms over je berichten hebben? Arjan Rompelman, projectleider bij het Rijksbrede Programma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI), vertelt hoe hij samen met Socialex tweets veilig in eigen beheer bracht.
Social media-accounts: archiefwet-proof?
De Rijksoverheid maakt volop gebruik van social media, vertelt Rompelman. ‘De meeste departementen hebben een eigen account, en ook veel overheidsfunctionarissen zijn er actief op – zowel zakelijk als privé. Begrijpelijk, want social media lenen zich perfect voor directe communicatie met burgers, bedrijven en andere instanties. Maar bij het aanmaken van deze accounts is vaak niet aan archivering gedacht, terwijl de Archiefwet ook voor social media geldt. Daardoor voldoen de accounts nog niet aan Open op Orde, de Rijksbrede verbeteroperatie om de informatiehuishouding transparanter te maken.’
Bewaren of niet? De platforms bepalen
Nu zijn social media wel een geval apart als je het over archivering hebt. Rompelman: ‘De informatie staat in principe op de platforms zelf, die door externe partijen worden beheerd. Als overheid hebben we daar dus geen beschikking over. Dat wordt vooral problematisch als een gebruiker of het platform besluit om bepaalde content weg te gooien, want die content is dan weg. Dat laatste is gebeurd met Google+, het social media-platform dat Google in 2011 lanceerde. In 2019 werd het stopgezet, omdat het niet aansloeg. De content die daarop stond, kun je nu niet makkelijk meer vinden.’
De meeste overheidsdepartementen hebben een eigen account, en ook veel functionarissen zijn er actief op – zowel zakelijk als privé. Maar meestal is er niet aan archivering gedacht.
Missie: tweets veiligstellen voor de toekomst
De eerste stap naar een betere informatiehuishouding werd dus: ervoor zorgen dat de content op social media naar een eigen dataserver werd overgezet en in eigen beheer komt. ‘Simpel gezegd zijn daar twee technieken voor: “harvesting” en API-archivering,’ legt Rompelman uit. ‘Met harvesting hebben we al enige ervaring: die techniek gebruiken we om informatie op overheidswebsites te archiveren. De oplossing via een API kenden we nog niet, dus daar hebben we meer kennis over opgedaan.’
Twee technieken om data op te halen
Wat – in grote lijnen – het verschil tussen de twee technieken is? ‘Een harvesting-tool benadert websites van buitenaf en archiveert wat-ie als “bezoeker” tegenkomt,’ zegt Rompelman. ‘Het voordeel is dat je zo de context van de informatie meeneemt: je ziet in feite een screenshot van de pagina in je archief terug. De API-techniek haalt juist informatie binnen bij de bron, via een koppeling tussen je zaaksysteem of DMS en de “achterkant” van het social media-platform. Op die manier kun je meer informatie ophalen – ook gegevens waar een harvesting-tool níet bij kan. De data is completer, alleen iets minder makkelijk te interpreteren.’
Samen wijzer met Socialex
Via een aanbesteding kwam RDDI met het archiveringsvraagstuk bij Socialex terecht. ‘Zij hebben een tool ontwikkeld waarmee ze data via de “achterkant” van platforms kunnen ophalen,’ vertelt Rompelman. ‘De precieze oplossing voor onze aanbesteding hadden ze nog niet helemaal uitgekristalliseerd – we stelden een aantal eisen en randvoorwaarden die specifiek voor onze business case golden. In het aanbestedingsproces bleek duidelijk dat er mogelijkheden lagen, en dat Socialex de intentie had om samen met ons op ontdekkingstocht te gaan. Om samen wijzer te worden. Dat sprak ons erg aan.
Social media-communicatie is dynamisch, het is actie-reactie. Je wilt, kan en mag niet elke tweet opslaan.
Pilot: de tweets van Rutte III
Vanwege de val van het kabinet, richtte RDDI zich tijdens de pilot alleen op tweets van de zogenaamde ‘VIP-groep’: bewindspersonen uit kabinet Rutte III. En dat binnen een afgebakende periode. Belangrijk hierbij was dat de communicatieafdelingen en bewindspersonen geen last hadden van de pilot. ‘We wilden niet dat zij zelf acties moesten ondernemen,’ vertelt Rompelman. ‘En we hebben altijd goed met deze doelgroepen gecommuniceerd, zodat zij precies wisten wat we gingen doen, waarom, wanneer en hoe. Ook Socialex heeft rekening gehouden met deze eis. En de bewindspersonen hebben geen hinder gehad van de pilot.’
Pilot om van te leren
De pilot was vooral bedoeld als leerproces. En lessen zijn er zeker getrokken, vertelt Rompelman. ‘Eerst hebben we onderzocht in hoeverre social media-archivering strookt met privacywetgeving: mogen we eigenlijk wel gegevens van de accounts van bewindslieden opslaan? Uit de juridische rapportage die we hierover hebben laten maken, bleek dat bij publieke overheidsinformatie er zeker een grondslag is. Maar tijdens de pilot stuitten we alsnog op twijfelgevallen. Social media-communicatie is dynamisch, het is actie-reactie. Je wilt, kan en mag niet elke tweet opslaan. Kortom, je moet keuzes maken. En daarvoor moet je protocollen ontwikkelen. Het was goed om daar via de pilot in te duiken.’
Klaar voor de volgende stap
De pilot is inmiddels afgerond: alle publieke tweets van bewindspersonen uit Rutte III die binnen de pilotperiode vielen, staan veilig opgeslagen op een dataserver van de Rijksoverheid. Inclusief alle metadata die de tweets doorzoekbaar maken. ‘Dat is echt een mooie eerste stap,’ zegt Rompelman. ‘We hebben ook al een controleslag gedaan en alles ziet er goed uit. Nu kunnen we verder op onderzoek uit. Hoe gaan we de data ontsluiten, welk portaal leent zich daar het beste voor? Dat zijn de vragen waar we nu, dankzij de pilot, klaar voor zijn.
Dit artikel is origineel verschenen op de website van Socialex.