Alle e-mails worden voor een periode van tien jaar bewaard. Na die periode worden de e-mails óf vernietigd óf overgedragen aan het Nationaal Archief. Van daartoe aangewezen sleutelfuncties worden de e-mails overgedragen. Daarnaast kunnen organisaties ook in andere situaties dan die van sleutelfuncties bepalen dat e-mail moet worden overgedragen.
Elke organisatie neemt in een selectielijst op welke e-mail na tien jaar moet worden overgedragen aan het Nationaal Archief. De e-mails die na tien jaar niet worden overgedragen worden vernietigd. In sommige situaties kunnen e-mails eerder dan na tien jaar worden overgedragen dan wel worden vernietigd. Eveneens bepaalt de Handreiking (uit 2020) dat individuele medewerkers gedurende de eerste tien weken na ontvangst en verzending van e-mail deze kunnen uitzonderen van bewaren, denk bijvoorbeeld aan privé-mail.