De digitale informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie. Deze gegevens kunnen variëren van brieven en e-mails tot foto’s, video’s, illustraties en zelfs een gescand bierviltje met afspraken. Het is essentieel dat de informatiehuishouding van een organisatie adequaat en professioneel is ingericht. Als dit het geval is, zijn alle documenten op het juiste moment in een bepaald werkproces, voor de juiste functionaris, in de juiste vorm beschikbaar.
Waarom is informatiehuishouding belangrijk?
In de samenleving en bij het Rijk zelf groeit de behoefte aan gerichte informatie en transparantie. Bijvoorbeeld; het aantal Wob-verzoeken is de afgelopen jaren toegenomen. Het kost departementen veel moeite om Wob-verzoeken na de digitalisering, snel en goed te beantwoorden. Het blijkt niet eenvouding om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Deze zit verstopt in een grote hoeveelheid bronnen zoals de afdelingsschijf, het Document Management Systeem (DMS), de Samenwerkruimte en de e-mail.
De e-mail is vaak ook nog lastig terug te halen omdat de mailbox bij het vertrek van een collega niet standaard wordt gearchiveerd. Op een snelle en efficiente manier over de juiste informatie te kunnen beschikken is uiteraard ook van groot belang voor interne processen van het Rijk, zoals bedrijfsvoering en het maken van beleid.
Verbetering informatiehuishouding Rijk is integraal opgenomen in Strategische I-agenda Rijksdienst, niet onbelangrijk gezien de alsmaar verdergaande digitalisering van de overheid en de samenleving.
Hoe gaan we de informatiehuishouding op orde brengen?
De programma’s Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) en MOOI (Modernisering Openbaarmaking OverheidsInformatie) helpen bij het toekomstbestendig maken van de informatiehuishouding van het Rijk. MOOI richt zich op de modernisering van de wetgeving in het kader van openbaarmaking. RDDI zorgt ervoor dat de informatiehuishouding die dat mogelijk moet maken op orde komt. RDDI geeft organisaties heldere richtlijnen en gebruiksvriendelijke tools om bij te dragen aan een goede kwaliteit van overheidsinformatie.
Recent is het rapport Informatiehuishouding van het Rijk in 2030 uitgekomen. Dit rapport geeft inzicht in de manieren waarop de overheid informatie gebruikt, nu en in de toekomst.