Informatiehuishouding is het geheel aan regels, structuren, processen en voorzieningen gericht op het gebruik en het beheer van informatie. Denk aan het creëren, opslaan, ordenen, bewaren, ontsluiten, verstrekken en vernietigen van informatie.
Wat is informatiehuishouding?
De digitale informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie. Deze gegevens kunnen variëren van bestanden, chatberichten en e-mails tot foto’s, video’s, illustraties en zelfs een gescand bierviltje met afspraken. Het is essentieel dat de informatiehuishouding van een organisatie adequaat en professioneel is ingericht. Als dit het geval is, zijn alle documenten op het juiste moment en in de juiste vorm beschikbaar.
We krijgen én produceren de hele dag door informatie.
Nota’s, rapporten, e-mails, apps.
We slaan het op, delen het met anderen en zoeken het later nog eens terug.
In dit digitale tijdperk zijn we namelijk allemaal informatieverwerkers.
We slaan onze documenten op veel verschillende plaatsen op.
Maar daardoor is het soms best lastig om snel de juiste en complete informatie te vinden.
En ook door het hybride werken, merken we steeds meer hoe belangrijk het is...
dat informatie op de goede plek staat.
Want we kunnen nu niet meer elke dag bij een collega binnenlopen met vragen.
Daarnaast hebben we kaders zoals de archiefwet...
die ons verplicht informatie duurzaam en toegankelijk op te slaan.
Én de wet Open Overheid...
die ons verplicht informatie actief openbaar te maken.
Dit draagt bij aan een transparante overheid...
zodat burgers informatie makkelijker kunnen vinden.
Om dit voor elkaar te krijgen hebben we goed...
geordend en toegankelijk informatiebeheer nodig.
En dit kunnen we alleen samen. Want onze informatie doet ertoe.
Bij elke organisatie zitten medewerkers die kunnen helpen...
met het beter omgaan met digitale informatie.
Ze helpen bijvoorbeeld met informatie makkelijker vindbaar te maken...
beter op te slaan, te delen en te borgen.
Maar je kunt zelf ook aan de slag.
Bekijk bijvoorbeeld de tips en hulpmiddelen op het intranet van jouw organisatie.
Op die manier kunnen we ons dagelijks werk beter doen...
én voldoen we aan de wettelijke eisen van een Open Overheid en de archiefwet.
Goed omgaan met overheidsinformatie is een belangrijk onderdeel van ons werk.
En alle informatie waar we mee werken is niet alleen nu...
maar ook in de toekomst belangrijk.
Voor jezelf, je collega's en voor Nederland.
Dus bewaar het op de juiste manier!
We werken zorgvuldig en open.
Wil je nou meer weten?
Kijk dan op jouw intranet.
Waarom is informatiehuishouding belangrijk?
In de samenleving en bij het Rijk zelf groeit de behoefte aan gerichte informatie en transparantie. Zo is het aantal Woo-verzoeken de afgelopen jaren toegenomen. Het kost overheden veel moeite om die Woo-verzoeken binnen de tijd en goed te beantwoorden, want het blijkt niet eenvoudig om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Deze zit verstopt in een grote hoeveelheid bronnen zoals afdelingsschijven, documentmanagementsystemen (DMS), de samenwerkruimtes en e-mails. Naast de Woo-verzoeken is het ook voor interne processen, zoals bedrijfsvoering en het maken van beleid van belang dat op een snelle en efficiënte manier over de juiste informatie te kunnen beschikken.
In 2020 is het rapport ‘De informatiehuishouding van het Rijk in 2030’ verschenen. De centrale vraag van het rapport is welke maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen er tot 2030 zullen zijn en wat dit betekent voor de informatiehuishouding bij de overheid.
Onderzoek
RDDI voert geregeld (gedrags-)onderzoek uit om de informatiehuishouding en openbaarmaking binnen de overheid te verbeteren.