Berichtenapps: 'Gebruik vooral je gezond verstand'
Dit tweede interview in de reeks van interviews met experts gaat over berichtenapps. We spraken hiervoor met Wil Rombout (OCW) en Jaap-Willem Berg (BZK), die betrokken waren bij het inrichten en operationaliseren van de beleidslijn Berichtenapps.
Hoe bepaal ik of appen verstandig is?
Jaap-Willem Berg: “Berichtendiensten zoals WhatsApp en Signal maken het mogelijk om heel snel te schakelen. Dat vluchtig communiceren kan vooral in een besluitvormingsproces nog wel eens handig zijn. Maar juist dit soort informatie moet goed bewaard blijven, omdat je achteraf moet kunnen verantwoorden hoe het besluit tot stand is gekomen."
"Sowieso mag je professioneel gezien nooit vertrouwelijke of gerubriceerde informatie delen via berichtendiensten. Daar zijn dit soort diensten niet voor bedoeld. Appen over processen en besluitvorming is niet aan te raden, maar ook niet verboden. Qua informatiehuishouding maakt het daarbij niet veel uit welke berichtenapp je gebruikt, en of je dit doet via een privé of zakelijke telefoon. Feit blijft dat het opslaan van de informatie niet automatisch geborgd is binnen de beheerde omgeving van jouw organisatie.”
Kun je appberichten veilig en duurzaam opslaan?
Jaap-Willem Berg: “Dat kan, maar het vraagt wel een inspanning van jou als gebruiker. Appberichten zijn in principe alleen toegankelijk voor de verzender en een of meerdere ontvangers, terwijl de informatie relevant kan zijn voor de héle organisatie. Daarom moet je de relevante informatie uit de berichten altijd verwerken in een e-mail of nota, die je vervolgens opslaat in het DMS. Óf je slaat het bericht zelf op in het DMS via een schermafbeelding of export. Zo is de informatie geborgd binnen de organisatie. Het is dan niet meer nodig om het onderliggende chatbericht te bewaren op je telefoon of tablet. Die kan je dan dus verwijderen.”
Voorzie een berichtenreeks die je opslaat altijd van contextinformatie. Met deze metagegevens weet iemand anders over tien jaar ook nog hoe de berichten geïnterpreteerd moeten worden.
Waar moet ik rekening mee houden bij het opslaan?
Wil Rombout: “Belangrijk is dat je je ervan bewust bent dat alleen de deelnemers aan de conversatie de volledige context van het gesprek kennen. Als je een berichtenreeks opslaat, moet je deze dus altijd voorzien van contextinformatie. Dat kan al door in een paar regels te vermelden wie er deelnam aan de chat en wat de aard van het precieze onderwerp was. Met deze metagegevens weet iemand anders over bijvoorbeeld tien jaar ook nog hoe de berichten geïnterpreteerd moeten worden. Want uiteindelijk gaat het erom dat informatie niet alleen is terug te vinden, maar ook te duiden. Als je de informatie bovendien archiveert, worden het bestand en de bijbehorende metagegevens verzegeld, waardoor aanpassen en verwijderen niet meer mogelijk is. In ieder geval tot het moment waarop is afgesproken dat de informatie vernietigd moet worden.”
Wanneer moet ik een bericht opslaan in het DMS?
Jaap-Willem Berg: “De afspraak is dat alleen berichten worden opgeslagen die van belang zijn voor de reconstructie van bestuurlijke besluitvorming. Dat is dus best een lastige vraag, omdat het grotendeels om een eigen inschatting vraagt. Want wanneer gaat het nou daadwerkelijk om ‘besluitvorming’? Dat is een grijs gebied. Soms kun je zelfs pas achteraf zeggen of bepaalde communicatie bestuurlijke besluitvorming is geweest. Moet je het voor de zekerheid dan allemaal bewaren? Nee, gebruik daarbij vooral je gezond verstand. Volgens de richtlijn bewaar je alleen de chatberichten waaruit blijkt hoe je tot een besluit bent gekomen. Dus niet alleen het appje met ‘Scenario B is akkoord’, maar ook de vragen en opmerkingen die er aan vooraf zijn gegaan. Denk bijvoorbeeld aan een opmerking als ‘We hebben twee scenario’s, ben je het ermee eens dat we voor scenario B kiezen?’ Sla je de inhoud van het bericht op via een e-mail of nota, neem ook dan steeds de afweging mee.”
Wanneer moet ik een bericht verwijderen?
Wil Rombout: “Een bericht waarvan je meteen denkt ‘ohoh, wat moet ik hiermee?’, bijvoorbeeld omdat het vertrouwelijke informatie bevat, moet je altijd meteen verwijderen. Geef dit ook aan bij de afzender enook dat het niet handig is om dit soort informatie via een berichtenapp te delen. Volgens de richtlijnen moet je sowieso alle niet-relevante informatie uit je berichtenapp verwijderen. Want zolang informatie op je telefoon of tablet staat, kan die allemaal opgevraagd worden in het kader van bijvoorbeeld een Wob-verzoek. En dat kost onnodig veel tijd. Wees je er wel van bewust dat de ‘informatiewaarde’ van een bericht of berichtenreeks in de tijd kan veranderen. Neem het bonnetje in de Teevendeal. Op zichzelf had dit bonnetje administratief geen informatiewaarde meer, maar in de context van de politieke discussie had het wél veel informatiewaarde.”