Met de bewustwording op de onderwerpen informatiehuishouding en openbaarheid zit het wel goed. We weten dat het belangrijk is en wat er van ons wordt verwacht. De uitdaging zit in het daadwerkelijk veranderen van gedrag: regelmatig e-mails archiveren, vooraf al rekening houden met mogelijke openbaarmaking en elkaar aanspreken op hoe we met informatie omgaan.
2 campagnes
In de eerste helft van 2026 werken we daarom aan 2 ZO-campagnes om Zorgvuldig & Open werken meer routine te maken. Leidinggevenden hebben een belangrijke voorbeeldrol, zonder zich daar altijd van bewust te zijn. Als zij bijlagen blijven meesturen, kunnen ze moeilijk verwachten dat hun team consequent met links naar het DMS werkt. Daarnaast is zorgvuldig informatiebeheer nog niet vanzelfsprekend ingebed in de werkprocessen. Denk aan: een document starten vanuit de juiste bron, als team bespreken waarom bepaalde documenten niet vindbaar zijn en dossiers regelmatig checken op volledigheid.
4 thema's in 6 maanden
Gedragsverandering kost tijd, het wordt niet van de ene op de andere dag routine. Daarom pakken we 4 thema’s op die we gedurende 6 maanden uitwerken, met elke maand aandacht voor een ander onderwerp. In kleine, overzichtelijke en laagdrempelig stappen die direct toepasbaar zijn. Daarnaast introduceren we de Woensdag ZO-dag: elke woensdag bieden we informatie en handvatten waarmee teams aan de slag kunnen met het op de juiste manier opslaan van informatie en met openbaarheid. Zo wordt het routine en werken we vanzelfsprekend Zorgvuldig & Open.
18 februari was de eerste Woensdag ZO-dag waarin we de ‘warming-up’ startten; een introductie naar de leidinggevenden over gedragsverandering en de campagneaanpak. 18 maart start de tweede promotiemaand, die gaat over het inhoudelijke onderwerp e-mailarchivering. Hierover later meer!
Over ZO
Het rijksbrede ZO-koepelconcept (Zorgvuldig & Open) is in 2023 ontwikkeld om gedragsverandering te stimuleren en meer eenduidigheid, herkenbaarheid en samenhang te brengen in hoe de rijksoverheid werkt aan openbaarheid en informatiehuishouding.