Elke overheidsorganisatie hoort een selectielijst te hebben om te bepalen welke documenten blijvend bewaard of vernietigd moeten worden. Omdat de uitvoering in de praktijk lastig blijkt, zijn onze collega-stelselpartijen - het Nationaal Archief samen met RvIHH - en drie departementen in het voorjaar van 2025 een uitgebreid onderzoek gestart. Inmiddels hebben ze de knelpunten in het vizier! En is de eerste fase van het onderzoek uitgevoerd.
Deze eerste onderzoeksfase was bedoeld om de juiste informatie op te halen. Dit hebben ze gedaan door:
- literatuuronderzoek
- workshops met de drie koplopende departementen (BZK, OCW, Defensie), RvIHH en het Nationaal Archief;
- een online enquête onder -informatieprofessionals;
- twintig verdiepende interviews met inhoudelijk deskundigen uitgevoerd door het bureau VIHC.
Stand van zaken
Uit het onderzoek zijn meer dan zeshonderd redenen naar voren gekomen die het uitvoeren van de selectielijsten in de weg kunnen zitten. Deze zijn geclusterd in knelpunten. Zes daarvan zijn door de koplopende departementen geprioriteerd.
De uitkomsten van het onderzoek zijn geanalyseerd. Deze analyse wordt in het eindrapport van fase 1 (de verkennende fase) in oktober/november gepresenteerd aan de opdrachtgever, CIO-rijk. Samen met die feedback gaan de uitkomsten daarna naar het Programma Open Overheid waarna we het rapport kunnen delen.
Fase 2
Het projectteam gaat in fase 2 voor een aantal concrete knelpunten op zoek naar oplossingen. Dat doen we bijvoorbeeld met de methode van design thinking. We willen daarmee op creatieve wijze nieuwe ideeën ophalen, prototypes maken en testen om te zien of deze ook in de praktijk werken. Dat gaan we doen met organisaties die er gelijk profijt van kunnen hebben, waarop andere organisaties er daarna mee aan de slag kunnen. Over dit voorstel zijn wij in gesprek met het Programma Open Overheid.
Hou de KIA Community in de gaten voor de verschijningsdatum van het eindrapport van fase 1. Of nog beter: word lid (gratis) en ontvang als eerste de laatste informatie!
Meer informatie
Wil je nu al meer weten over de aanpak? Neem dan contact op met de projectleider van het Nationaal Archief, Willem den Heeten (06 14 96 83 57) of Vincent Hoolt (06 55 26 78 90).