ZO doen zij het: Opruimdag DG Natuur & Visserij
Meer dan 20.000 stappen zette Tica Hobma op donderdag 27 juni. Samen met Ingrid Bolier, Stephan Tolido en Vera Rodriguez was zij de drijvende kracht tijdens de Opruimdag bij DG Natuur & Visserij van LVVN. Maar zij waren niet de enigen die meters hebben gemaakt: zo’n 260 DG N&V-collega’s maakten die hele dag schoon schip met hun documenten, e-mails en andere berichten. “Het was even doorbijten, maar een mooie investering in bewustwording en een belangrijke slag in het op orde krijgen van onze informatie.”
Ingrid Bolier, senior adviseur Transparantie, Informatiehuishouding en Openbaarmaking (SA-TIO) bij LVVN, nam samen met het MT/DT van Natuur en Visserij het initiatief tot de Opruimdag: “Na de hobbels en blokkades werkt het DMS SIRIS nu naar behoren en moeten we ervoor gaan zorgen dat alle zogenoemde formele, archiefwaardige documenten hierin worden opgeslagen. Met de Opruimdag wilden we 3 doelen bereiken: in teams afspraken maken met elkaar over wat je waar en hoe gaat opslaan, de nieuwe werkwijze aanleren – blijven herhalen, want dan blijft het hangen – en opruimen: alles wat in SIRIS hoort ook daar opslaan. Want als het er niet staat, ga je er ook niet heen. Zo werkte de Opruimdag ook drempelverlagend.”
Ingrids inhoudelijke rechterhand bij de organisatie van de Opruimdag was Stephan Tolido, senior adviseur digitale informatievoorziening bij Data, Informatie en Archivering (DIA): “Van januari tot oktober 2023 is er veel buiten SIRIS gewerkt. DIA wil die achterstand graag inhalen en daarvoor was de Opruimdag een mooie start.” Voor die achterstanden organiseert DIA, samen met de TIO-adviseurs, ook de zogeheten Opruimactie, een ‘light’ versie van de Opruimdag. Daarvoor gaat DIA langs bij alle DG’s en stafdirecties van EZ, KGG en LVVN.
Training en hulptroepen
In de vroege ochtend van 27 juni hadden de DG N&V-medewerkers zich verdeeld over 2 locaties. Om 9.30 uur trapte MT-lid Jan Rosch de Opruimdag af met een openingsspeech, waarin hij nogmaals het belang benadrukte van het uniform en geordend bewaren van documenten en mails. Daarna gaf Ellen Rietsema, senior beleidsmedewerker bij Binnenvisserij en zeer vaardig SIRIS-gebruiker, een flitstraining SIRIS. En toen: aan de slag!
Op beide plekken waren volop hulptroepen aanwezig, waaronder floorwalkers, de SIRIS Helpdesk, collega-SA-TIO’s van andere DG’s en medewerkers van het programma Transparantie in Informatie (TiI). En er waren instructiekaartjes beschikbaar en een praktische hand-out met gerichte opdrachten.
Niet altijd leuk, wél constructief
Elk team had binnen SIRIS een werkruimte gekregen waarin ze documenten en mails konden opslaan. Stephan: “Maar eerst moesten ze afspraken maken over hoe ze het zouden gaan aanpakken. Daar begint alles mee! Bij teams die iets te voortvarend van start gingen zónder afspraken, zag je het ook fout gaan. Daarom was het fijn dat de Opruimdag fysiek was: je kon bij elkaar meekijken en van elkaar leren. En de hulptroepen konden ter plekke in actie komen.”
Vera: “Niet iedereen vond het even leuk, maar wél constructief. En de hulptroepen werden zeer gewaardeerd. Er hing ook een prettige sfeer.”
Opmaat om door te pakken
Ingrid, Stephan, Vera en Tica kijken terug op een geslaagde dag waarop grote stappen zijn gezet. Vera: “En je ziet dat het doorwerkt. Mensen spreken elkaar aan: waar staat het in SIRIS?” “Je hebt dan ook afspraken gemaakt”, zegt Stephan. “En ook al is informatiebeheer misschien nog steeds niet je eerste prioriteit, op deze manier wordt het langzaam maar zeker een vast onderdeel van je werk. Sommige teams zijn al helemaal van de T-schijf af!” Ingrid: “De investering van één dag levert heel veel op. En vormt de opmaat om – sámen – door te pakken.”
Ook een Opruimdag organiseren? “Begin op tijd!” is het advies van Ingrid. “Want het is best veel werk. Maak een mooi, aansprekend programma en neem de medewerkers al vroeg mee in de aanloop. Vraag daarbij vooral hulp aan je SA-TIO! Die kan helpen met ideeën voor een programma en je in contact brengen met degenen die je verder nodig hebt om zo’n dag te laten slagen. Kom maar shoppen!”