Gastcollege geeft studenten inkijkje in werk van de informatieprofessional
Samen met RDDI en de Universiteit Leiden organiseerde Doc-Direkt een gastcollege over het werk van een informatieprofessional. Alexander de Haan en Patricia Moeskops gaven het college aan 15 studenten van het afstudeerseminar Digitalisering in Bestuur en Beleid, onderdeel van de master Management van de Publieke Sector. Zo maakten zij duidelijk wat een informatieprofessional binnen Doc-Direkt zoal doet. Én ze werden zelf geïnspireerd door de verrassende vragen van de studenten.
Alexander en Patricia gaven een inkijkje in de uitdagingen die je tegenkomt binnen overheidsorganisaties als het gaat om het digitaliseren van werkprocessen. Hierbij vertelden ze meer over het belang van een goede informatiehuishouding, de visie achter het digitaliseren en hoe de transitie naar digitaal werken verloopt in de praktijk. Ook stonden ze erbij stil dat informatiehuishouding net zo goed gaat over ambtelijk vakmanschap en de cultuur binnen organisaties.
Informatiehuishouding in de praktijk
‘Als student heb je waarschijnlijk geen weet van hoe het verloopt binnen een overheidsorganisatie en wat informatiebeheer met zich meebrengt. Door gastcolleges te geven en uit de praktijk te vertellen, ervaren studenten dat er veel interessante aspecten zitten aan informatiebeheer. Zo gaat het niet alleen om technische zaken, maar juist ook over de menselijke aspecten en zaken als veranderkunde. Het is daarom goed om via gastcolleges de praktijk dichterbij te brengen’, zegt Patricia Moeskops.
Het vakgebied van de informatieprofessional is in opkomst. Het gastcollege is een nuttig middel om meer te vertellen over het werk en de competenties die daarbij horen. De competenties van een informatieprofessional kunnen zeer divers en breed zijn. Dit komt doordat informatiehuishouding als een rode draad door een organisatie heen loopt. Het betreft iedere afdeling of discipline en dat geldt ook voor het werk van een informatieprofessional. ‘We wilden daarom een realistisch beeld uit de praktijk schetsen. Aan de hand van voorbeelden zijn we het gesprek aangegaan met de studenten. Hierbij hebben we niet alleen verteld wat goed gaat. Juist de zaken die lastiger zijn, helpen om een goed beeld te geven van ons werkgebied’, zegt Alexander.
Naast processen, ook aandacht voor cultuur en het vakmanschap
Tijdens het college was er aandacht voor het ambtelijk vakmanschap en hoe dit zich verhoudt tot de informatiehuishouding. Alexander en Patricia vertelden over de bijzondere positie van de rijksoverheid. Goede informatiehuishouding drijft op de kracht van samenwerken en het contact met collega’s in de processen, die het werk doen. ‘Ons werk gaat ook over zaken als gedrag en cultuur binnen een organisatie, daar moet je als informatieprofessional op bedacht zijn en rekening mee houden. Maar juist deze complexiteit maakt ons vakgebied interessant’, zegt Alexander. ‘Daarnaast hebben we ook meegegeven aan de studenten dat budgetten binnen de overheid een belangrijke rol spelen: niet alles wat technisch mogelijk is, kan zomaar worden gerealiseerd. Het is essentieel om de juiste keuzes te maken en die goed te verantwoorden.’
Maatschappelijk relevant
Dat het werkgebied van een informatieprofessional maatschappelijke relevantie heeft, spreekt de meeste studenten aan. Bij de rijksoverheid werk je als informatieprofessional aan de informatievoorziening van maar liefst 17 miljoen Nederlanders. Het gaat vaak om impactvolle, gevoelige en urgente informatie. Door de recentelijke parlementaire enquêtes en de toeslagenaffaire is er veel aandacht voor informatiehuishouding bij het Rijk. Maar ook de Wet Open Overheid (WOO) en de archiefwet uit 1995 spelen een belangrijke rol. De WOO gaat over een betrouwbare en transparante overheid. En de archiefwet 1995 beschrijft hoe we met onze informatie om moeten gaan: wat moet bewaard blijven en wat mag vernietigd worden en op welke termijn. ‘Wij worden als informatieprofessionals ingezet om richting te geven en de vertaalslag te maken naar hoe informatiehuishouding beter ingericht kan worden, om aan de wettelijke eisen te voldoen.’
Interactie en actief meedenken in oplossingen
De praktijkvoorbeelden zorgden voor een levendige interactie tijdens het gastcollege. Er werden inhoudelijke vragen gesteld en kritische gesprekken gevoerd. Zo wilde de groep weten of nagedacht wordt over één document managementsysteem (DMS) voor het Rijk en spraken ze met elkaar wat hier de voor- en nadelen van zouden zijn. ‘De studenten dachten proactief mee in oplossingen.’ Een vraag die de gastdocenten is bijgebleven, is in hoeverre Nederland kijkt naar ontwikkelingen op het gebied van informatiehuishouding in andere Europese landen. ‘We vonden dit een interessante vraag. Want hoe organiseren andere landen dit en kunnen wij hiervan leren? Deze vraag nemen wij weer mee in ons werk.’
Patricia en Alexander kijken terug op een geslaagd gastcollege. ‘Het vakgebied ontwikkelt zich razendsnel, helemaal als het gaat om de technische mogelijkheden. Dat in combinatie met een overheid en maatschappij die hoge eisen stelt aan onze informatiehuishouding, maakt dat we goede mensen nodig hebben om hier invulling aan te geven. Het college heeft zeker bijgedragen om het werk van een informatieprofessional over het voetlicht te brengen.’