‘Open op Orde’ goedgekeurd door Ministerraad!

Grote verbeteroperatie informatiehuishouding Rijksoverheid.

Op 2 april heeft de Ministerraad ‘Open op Orde’, het generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid, goedgekeurd.

Open op Orde is de basis voor de operatie om de informatiehuishouding van de rijksoverheid te verbeteren en transparanter te maken. Doel: bewindspersonen moeten verantwoording kunnen afleggen en moeten Tweede Kamer, burgers en journalisten te allen tijde adequaat informeren. Het kabinet besloot begin 2021, mede naar aanleiding van de Parlementaire ondervragingscommissie kinderopvang, tot een forse verbeteroperatie en stelde daarvoor 780 miljoen euro beschikbaar.

Het actieplanprogramma is het raamwerk op basis waarvan iedere rijksorganisatie voor 1 juli 2021 een eigen verbeterplan moet maken.

Open op Orde betreft een verbeteroperatie op een viertal terreinen:

  1. Capaciteit informatieprofessionals en de rol van medewerkers bij het primaire proces (uitvoering van het dagelijks werk)
  2. Grote hoeveelheid en aard van de informatie: van documenten tot gesprekken en gestructureerde data, zoals e-mails, appberichten en algoritmes
  3. Veelheid en kwaliteit van ICT/informatiesystemen
  4. Sturing en naleving

De plannen per rijksorganisatie dienen ook volgens deze vier lijnen te worden opgesteld. In de komende maanden organiseert RDDI informatie- en kennissessies om de organisaties hier goed op voor te bereiden en te ondersteunen.

Kom naar de kick-off

Kick-off Open op Orde voor de rijksonderdelen: 21 april van 12:30 tot 14:00 (online). Noteer de datum alvast in uw agenda. Het programma en de uitnodiging volgen zo snel mogelijk. Houd onze site www.informatiehuishouding.nl/open-op-orde en de nieuwsbrief in de gaten voor meer informatie.

Wat betekent het generiek plan voor medewerkers binnen het Rijk?

Informatiehuishouding (het opslaan, beheren en de verstrekking van informatie) is iets waar iedere medewerker dag in dag uit mee bezig is, maar we hebben het er weinig over. Veel medewerkers weten dat het belangrijk is dat je informatie goed bewaart zodat het terug te vinden is. Dat we als ambtenaren verantwoording moeten kunnen afleggen. Tweede Kamerleden, burgers en journalisten vragen om die informatie, en ook zelf zijn medewerkers veel op zoek naar de juiste informatie.

Het moet transparanter en beter. We doen er te lang over om de juiste informatie te vinden, en soms vinden we informatie helemaal niet meer.

Het Kabinet besloot onlangs dat het hoogstnoodzakelijk is om een forse verbeteroperatie in gang te zetten. Die verbeteroperatie begint met een grondige analyse van wat er nu aan schort. Die analyse is gemaakt door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, het Nationaal archief en DocDirekt. De analyse ligt er nu.

Langs de lijnen van de analyse is het generiek verbeterplan opgesteld. Dit plan gaat over de informatiehuishouding. In de komende maanden wordt daar aan toegevoegd hoe we in de nieuwe situatie, gelet op de veranderende informatiebehoeften van parlement, burgers en journalisten, omgaan met parlementaire informatieverstrekking, actieve openbaarmaking en informatieverzoeken. Dit plan is bedoeld om hier alvast een aantal belangrijke randvoorwaarden voor in te vullen.

Met dit plan is de wereld dus niet in een keer anders. Om de informatiehuishouding op orde te krijgen, zullen we fors moeten investeren in de professional, in het beter weten hoeveel en welke informatie we hebben, in betere en gebruiksvriendelijker IT-systemen en moeten we bijhouden en laten zien dat we aan de wettelijke en maatschappelijke eisen voldoen.

Met dit plan werken we uit wat daarvoor nodig is de komende jaren. Dat vraagt soms nog meer kennis, bijvoorbeeld over wat we nu wel en niet precies moeten bewaren of juist vernietigen. Of aan welke eisen de systemen van de toekomst moeten voldoen. Dat gaan we goed uitzoeken, en dat doen we Rijksbreed. We spreken wel met zijn allen af dat het eigenlijk overal in grote lijnen hetzelfde moet zijn en dat we ons houden aan de wettelijke eisen en termijnen. Het moet voor Kamerleden, burgers en journalisten niet uitmaken van wie welke informatie komt binnen de Rijksoverheid.

In dit plan spreken we ook af dat iedere organisatie een eigen specifiek verbeterplan maakt voor de informatiehuishouding. Dat gebeurt op basis van een nulmeting. Als dat plan voor 1 juli 2021 is ingediend kan de organisatie gebruik maken van extra financiering daarvoor. Dit om een versnelling mogelijk te maken. Organisaties zullen daar, zodra er duidelijkheid is, de eisen voor informatieverstrekking aan toe gaan voegen.

Iedereen zal hier wat van gaan merken, waar je ook werkt. Er komen trainingen, er wordt sterker gestuurd en er komen informatieprofessionals bij. Belangrijk is dat we ons allemaal verantwoordelijk voelen voor het goed omgaan met informatie en dat we merkbare verbeteringen laten zien.

Bron: open op orde: generiek actieplan pagina 8.